Onde limitare il flusso di documenti analogici cartacei fra le UO di una medesima AOO, i documenti analogici cartacei formati da una UO e destinati ad un’altra UO della stessa AOO vanno redatti in un unico originale, sottoscritto con firma autografa, comprensivo di tutti gli elementi di garanzia e di informazione del mittente e del destinatario. Le operazioni di registrazione comprendono la classificazione e la digitalizzazione mediante la scansione e memorizzazione nel sistema informativo Titulus.

Sono esclusi dalla digitalizzazione solo quei documenti o allegati per i quali la procedura di scansione sia impossibile o difficoltosa in ragione del formato (documento rilegato e voluminoso, foglio di carta eccedente il formato A4, ecc.) o per il tipo di supporto (CD, DVD, ecc.) e, in ogni caso, i documenti e gli allegati in formato cartaceo che superino n. 10 fogli in formato A4.
Nei casi in cui, per le ragioni suesposte, non sia possibile digitalizzare integralmente i documenti e gli allegati, va inserita nel campo Note della registrazione del protocollo la dicitura “si trasmette per via postale il documento cartaceo composto da n _ fogli”; “l’allegato composto da n _ fogli”; gli allegati composti da n._ fogli”, ecc.
La UO mittente invia telematicamente il documento registrato a protocollo alla UO destinataria della stessa AOO per la quale vale la registrazione di protocollo già effettuata dalla UO mittente. La UO destinataria provvede alla classificazione e fascicolazione del documento ricevuto.