Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, formati o comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa (art. 1 TU).
Con riferimento al tipo di supporto i documenti amministrativi si distinguono strutturalmente in:

documenti informatici

documenti analogici

Per documento informatico si intende la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (art. 1 TU; art. 1 CAD).
Le attività di produzione trasmissione gestione e conservazione dei documenti informatici presentano caratteristiche e problematiche proprie rispetto ai documenti analogici, in particolare con riferimento agli aspetti relativi all’autenticità ed integrità ed alla conseguente valenza probatoria
Ai sensi di quanto previsto dall’art. 20 del CAD.
1. Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del ed alle regole tecniche di cui all’articolo 71 del CAD.
2. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale soddisfa il requisito legale della forma scritta se formato nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71 del CAD che garantiscano l’identificabilità dell’autore e l’integrità del documento.
3. Le regole tecniche per la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione temporale dei documenti informatici sono stabilite ai sensi dell’articolo 71 del CAD; la data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle regole tecniche sulla validazione temporale.
4. Con le medesime regole tecniche sono definite le misure tecniche, organizzative e gestionali volte a garantire l’integrità, la disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico.

Per documento analogico si intende un documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come, ad es., le tracce su carta, le immagini contenute nei film e le magnetizzazioni su nastro.
Nell’attività amministrativa, di norma il documento analogico è un documento formato su supporto cartaceo prodotto con strumenti analogici (es. documento scritto a mano o a macchina da scrivere) o con strumenti informatici (es. documento prodotto con un sistema di videoscrittura e stampato).
E’ considerato originale analogico il documento nella sua redazione definitiva, perfetta ed autentica negli elementi formali e sostanziali, comprendente tutti gli elementi di garanzia e di informazione, del mittente e del destinatario e dotato di firma autografa.
Si definisce minuta l’originale del documento conservato agli atti dell’AOO o UO mittente, cioè nel fascicolo relativo al procedimento o all’affare trattato
I documenti analogici su supporto cartaceo dotati di firma autografa prodotti da una AOO o da una UO dell’Università, aventi per destinatario un ente o soggetto terzo, sono di norma redatti in due esemplari, un originale per il destinatario e una minuta in originale da conservare agli atti del mittente.
I documenti analogici su supporto cartaceo dotati di firma autografa prodotti da una AOO o da una UO dell’Università, aventi per destinatario un’altra AOO dell’Università, sono redatti in un unico esemplare, la minuta in originale da conservare agli atti del mittente.

I documenti amministrativi dell’Università si distinguono funzionalmente in:
- documenti in arrivo;
- documenti in partenza;

- documenti interni.
Tutte le tipologie documentarie sono assoggettate all’obbligo di digitalizzazione ( acquisizione del file formato immagine del documento mediante scanner) e memorizzazione nel sistema informativo Titulus.

Sono considerati documenti in arrivo i documenti, sia informatici che analogici, pervenuti o comunque acquisiti da una AOO dell’Università.
La corrispondenza in ingresso può essere acquisita dalla AOO con mezzi e modalità diverse, in relazione alla tecnologia di trasporto utilizzata dal mittente.
Il documento analogico può essere recapitato;

1. a mezzo posta convenzionale o corriere;
2. a mezzo posta raccomandata;
3. a mezzo telefax o telegramma;
4. con consegna diretta da parte dell’interessato o da persona dallo stesso delegata.

Il documento informatico può essere recapitato:
1. a mezzo posta elettronica convenzionale o certificata;

2. su supporto rimovibile (Cd ROM, DVD, floppy disk, pen drive) consegnato direttamente all’amministrazione o inviato per posta convenzionale o corriere.

Sono considerati documenti in partenza i documenti redatti dalle AOO o UO dell’Università, aventi per destinatario un ente o un soggetto terzo, ovvero un’altra AOO dell’Università.
La registrazione a protocollo dei documenti analogici cartacei in partenza è effettuata dal personale dell’AOO o della UO interessata incaricato di siffatto tipo di operazione e abilitato ad accedere al sistema informatico Titulus
L’inserimento dei dati relativi al destinatario è assoggettata alle “Linee guida per l’inserimento dell’anagrafica” descritte nell’Allegato F.

Per documenti interni si intendono i documenti trasmessi tra le UO afferenti alla medesima AOO.
Si distinguono funzionalmente in:

a) documenti di preminente carattere informativo;
b) documenti di preminente carattere giuridico-probatorio.

Si intendono documenti interni di preminente carattere informativo le memorie informali, gli appunti, le brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiati tra le UO; di norma non vanno protocollati.
Si intendono documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio i documenti redatti dal personale nell’esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare atti o provvedimenti amministrativi dai quali sorgano diritti, doveri o legittime aspettative di terzi; tale tipologia documentale è sempre soggetta a registrazione di protocollo.