Art. 2.3.0 - Il documento analogico

Per documento analogico si intende un documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come, ad es., le tracce su carta, le immagini contenute nei film e le magnetizzazioni su nastro.
Nell’attività amministrativa, di norma il documento analogico è un documento formato su supporto cartaceo prodotto con strumenti analogici (es. documento scritto a mano o a macchina da scrivere) o con strumenti informatici (es. documento prodotto con un sistema di videoscrittura e stampato).
E’ considerato originale analogico il documento nella sua redazione definitiva, perfetta ed autentica negli elementi formali e sostanziali, comprendente tutti gli elementi di garanzia e di informazione, del mittente e del destinatario e dotato di firma autografa.
Si definisce minuta l’originale del documento conservato agli atti dell’AOO o UO mittente, cioè nel fascicolo relativo al procedimento o all’affare trattato
I documenti analogici su supporto cartaceo dotati di firma autografa prodotti da una AOO o da una UO dell’Università, aventi per destinatario un ente o soggetto terzo, sono di norma redatti in due esemplari, un originale per il destinatario e una minuta in originale da conservare agli atti del mittente.
I documenti analogici su supporto cartaceo dotati di firma autografa prodotti da una AOO o da una UO dell’Università, aventi per destinatario un’altra AOO dell’Università, sono redatti in un unico esemplare, la minuta in originale da conservare agli atti del mittente.