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Il presente capitolo descrive il sistema di classificazione dei documenti adottato dall’Università nonché le regole per la formazione del fascicolo e la corretta gestione e formazione dell’archivio corrente e di deposito.

Gli archivi ed i singoli documenti degli enti pubblici non territoriali (e quindi anche dellle Università) sono beni culturali inalienabili sin dal momento dell’inserimento di ciascun documento nell’archivio dell’AOO mediante la registrazione a protocollo.
L’archivio non può essere smembrato e deve essere conservato nella sua organicità.

Lo scarto dei documenti degli archivi delle Università è subordinato all’autorizzazione della Soprintendenza archivistica competente per territorio

La classificazione è l’operazione finalizzata all’organizzazione dei documenti secondo un ordinamento logico, in relazione alle funzioni ed alle competenze della AOO.

Essa è eseguita a partire dal titolario di classificazione.
Tutti i documenti ricevuti e prodotti dalle AOO (indipendentemente dal loro supporto) sono classificati in base al sopra citato titolario.

Il Titolario o piano di classificazione è lo schema logico utilizzato per organizzare i documenti dell’archivio in base alle funzioni e alle materie di competenza dell’ente.
Il Titolario si suddivide, di norma, in titoli e classi.
Il titolo individua per lo più funzioni primarie e di organizzazione dell’ente (macrofunzioni) mentre le classi corrispondono a specifiche competenze che rientrano concettualmente nella macrofunzione descritta dal titolo.

L’Università uniforma la classificazione dei documenti allo standard nazionale Titulus adottando un Titolario per la classificazione dei documenti dell’AOO Amministrazione centrale ed un Titolario per la classificazione dei documenti delle AOO corrispondenti alle strutture didattiche (Facoltà), scientifiche (Dipartimenti) e di servizio (Centri di servizio autonomi di spesa).

Qualora un documento dia luogo all’avvio di un nuovo procedimento o di un nuovo affare, il soggetto preposto provvede all’apertura di un nuovo fascicolo, sia cartaceo che informatico.
Tutti i documenti, indipendentemente dal loro supporto, debbono essere riuniti in fascicoli
Nel fascicolo devono essere conservati i documenti relativi ad un medesimo procedimento o affare di competenza della AOO o di una UO della medesima, classificati in maniera omogenea; ad ogni fascicolo corrisponde, di norma, un solo procedimento o affare riferito ad un’attività in corso o già espletata.

Un fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere articolati in inserti.
I documenti devono essere conservati nel fascicolo, sottofascicolo, inserto, secondo l’ordine progressivo di registrazione, secondo il numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, secondo la propria data. Il documento più recente compare sempre in testa fra quelli contenuti nel fascicolo.
Il fascicolo analogico cartaceo contiene tutti i documenti su supporto cartaceo di competenza della AOO/Uo, pertinenti il medesimo procedimento o affare.
Il fascicolo informatico contiene tutti i documenti informatici pertinenti il medesimo procedimento o affare, compresi quelli corrispondenti alla rappresentazione informatica di documenti analogici cartacei (file risultante dalla scansione del documento cartaceo originale).

La copertina del fascicolo (cd. “camicia” ) corrisponde al fac-simile riportato in allegato.

Il fascicolo è individuato dai seguenti elementi:

a) anno di istruzione;

b) indice di classificazione (titolo/classe del titolario di classificazione);

c) numero di fascicolo;
d) oggetto, ossia la descrizione del procedimento o affare cui inerisce il documento;

Le ulteriori suddivisioni corrispondenti a sottofascicoli o inserti sono identificate con un’ulteriore catena numerica posta gerarchicamente al di sotto del numero di fascicolo o del sottofascicolo.

Oltre agli elementi classificatori e all’oggetto, concorrono all’identificazione del fascicolo l’indicazione della UO e del responsabile.

Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento e/o processo o all’esaurimento dell’affare.

La data di chiusura si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto.
Esso viene archiviato rispettando l’ordine di classificazione e la data della sua chiusura.

I fascicoli si suddividono in:

a) fascicoli relativi a procedimenti o affari.
Tali fascicolo contengono solo documenti cui è stata attribuita la medesima classificazione.

b) fascicoli del personale;
Per ogni dipendente deve essere istruito nell’AOO Amministrazione centrale, un apposito fascicolo nominativo, da aprire al momento dell’assunzione e chiudere al momento della cessazione del rapporto di lavoro.
A differenza dei fascicoli relativi a procedimenti o affari, il fascicolo del personale contiene documenti che riportano diversa classificazione, peraltro sempre riferita alla gestione della carriera della persona

I fascicoli del personale costituiscono una serie archivistica conservata secondo ordine di matricola
c) fascicoli degli studenti.
Nell’AOO Amministrazione centrale, per ogni studente dei corsi di vario livello deve essere istruito un fascicolo nominativo, aperto all’atto dell’immatricolazione e chiuso alla conclusione ovvero alla cessazione degli studi (conclusione, trasferimento, decadenza, ritiro).
Similmente al fascicolo del personale, il fascicolo dello studente contiene documenti che riportano diversa classificazione, riferita alla gestione della carriera universitaria dello studente.

Il repertorio dei fascicoli rappresenta l’elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all’interno di ciascuna classe o sottoclasse i seguenti dati relativi al ciascun fascicolo

anno di istruzione;
classificazione completa (titolo e classe);
numero di fascicolo (ed eventuali altre ripartizioni);
anno di chiusura;
oggetto (ed eventualmente l’oggetto di sottofascicoli, inserti, etc.);
annotazione del passaggio all’archivio storico o, in alternativa, l’avvenuto scarto.

Il repertorio dei fascicoli è un registro annuale che inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre.

A ciascuna AOO corrisponde un unico repertorio dei fascicoli e pertanto la numerazione degli stessi risulta essere svincolata e trasversale alle singole UO. Ne deriva che presso una UO la numerazione dei fascicoli di una medesima classe può presentare elementi di discontinuità nella sequenza degli stessi.

Il sistema informativo Titulus è dotato di una funzione di raccolta di documentazione eterogenea classificata in modo diverso afferente a più procedimenti e affari.
Possono essere inseriti nel raccoglitore esclusivamente documenti preventivamente e correttamente fascicolati o anche fascicoli interi.

La serie archivistica consiste in un raggruppamento di unità archivistiche aggregate per caratteristiche omogenee, quali la natura e la forma del documento (es. le circolari, i contratti, i verbali) oppure in base alla materia trattata, all’affare o al procedimento al quale afferiscono (i fascicoli)

Per repertorio si intende il registro dove sono annotati cronologicamente i documenti soggetti a registrazione particolare.
Con riguardo alla gestione dei documenti su supporto cartaceo è previsto che per ogni documento soggetto a repertoriazione siano, di norma, prodotti almeno due originali di cui:

uno venga conservato nel registro di repertorio
l’altro venga conservato nel relativo fascicolo, insieme ai documenti che afferiscono al medesimo affare o procedimento.

Per quanto concerne la gestione informatica, ogni documento soggetto a repertoriazione è di norma associato:

al registro di repertorio con il numero progressivo di repertorio
al fascicolo, insieme ai documenti che afferiscono al medesimo affare o procedimento.
Nell’AOO Amministrazione Centrale sono attivi i seguenti repertori:

- Circolari;
- Decreti.
Il sistema informativo Titulus consente di attivare i repertori relativi alle seguenti tipologie documentarie pertinenti l’AOO Amministrazione centrale:

Albo ufficiale di Ateneo;
Contratti in forma pubblica amministrativa;
Contratti e convenzioni soggetti a registrazione in caso d’uso;
Verbali del Senato Accademico;
Verbali del Consiglio di Amministrazione;
Verbali del Consiglio delle Strutture Scientifiche;
Verbali del Consiglio degli Studenti;
Verbali del Collegio dei revisori;
Verbali del Nucleo di Valutazione.
Il sistema informativo Titulus consente di attivare i repertori relativi alle seguenti tipologie documentarie pertinenti le AOO strutture didattiche, scientifiche e di servizio:
Verbali del Consiglio di Facoltà;
Verbali del Consiglio di Dipartimento;
Verbali del Consiglio del Centro di servizi autonomo di spesa;

Contratti e convenzioni soggetti a registrazione in caso d’uso di competenza della struttura didattica, scientifiche o di servizio.

Per archivio di deposito si intende il complesso dei documenti relativi a procedimenti e ad affari conclusi non ancora trasferiti all’archivio storico (documenti relativi ad affari procedimenti conclusi da meno di 40 anni).
Il responsabile del Servizio protocollo stabilisce tempi e modi di versamento dei documenti all’archivio di deposito..
Prima di procedere al versamento del fascicolo è compito del responsabile della UO o AOO vprovvedere:

allo scarto di eventuali copie e fotocopie di documentazione di cui è possibile l’eliminazione, al fine di garantire la presenza dei soli i documenti relativi alla pratica trattata, senza inutili duplicazioni;
alla verifica circa la corretta organizzazione del materiale da riversare

I fascicoli che riguardano il personale devono essere trasferiti dall’archivio corrente all’archivio di deposito l’anno successivo a quello di cessazione dal servizio.

Un documento si definisce scartabile quando ha perso totalmente la sua rilevanza amministrativa e non ha assunto alcuna rilevanza storica.
Ai sensi del Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.Lgs 42/2004, art. 21, comma 1, lettera d), il provvedimento di scarto è subordinato alla preventiva autorizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali – Soprintendenza archivistica per il Friuli Venezia Giulia.

Le disposizioni di massima, i criteri di selezione, le serie archivistiche prese in considerazione ed i casi particolari ai fini di una corretta individuazione dei documenti da conservare sono contenuti nel Massimario di selezione e scarto dei documenti.