Qualora un documento dia luogo all’avvio di un nuovo procedimento o di un nuovo affare, il soggetto preposto provvede all’apertura di un nuovo fascicolo, sia cartaceo che informatico.
Tutti i documenti, indipendentemente dal loro supporto, debbono essere riuniti in fascicoli
Nel fascicolo devono essere conservati i documenti relativi ad un medesimo procedimento o affare di competenza della AOO o di una UO della medesima, classificati in maniera omogenea; ad ogni fascicolo corrisponde, di norma, un solo procedimento o affare riferito ad un’attività in corso o già espletata.

Un fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere articolati in inserti.
I documenti devono essere conservati nel fascicolo, sottofascicolo, inserto, secondo l’ordine progressivo di registrazione, secondo il numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, secondo la propria data. Il documento più recente compare sempre in testa fra quelli contenuti nel fascicolo.
Il fascicolo analogico cartaceo contiene tutti i documenti su supporto cartaceo di competenza della AOO/Uo, pertinenti il medesimo procedimento o affare.
Il fascicolo informatico contiene tutti i documenti informatici pertinenti il medesimo procedimento o affare, compresi quelli corrispondenti alla rappresentazione informatica di documenti analogici cartacei (file risultante dalla scansione del documento cartaceo originale).

La copertina del fascicolo (cd. “camicia” ) corrisponde al fac-simile riportato in allegato.

Il fascicolo è individuato dai seguenti elementi:

a) anno di istruzione;

b) indice di classificazione (titolo/classe del titolario di classificazione);

c) numero di fascicolo;
d) oggetto, ossia la descrizione del procedimento o affare cui inerisce il documento;

Le ulteriori suddivisioni corrispondenti a sottofascicoli o inserti sono identificate con un’ulteriore catena numerica posta gerarchicamente al di sotto del numero di fascicolo o del sottofascicolo.

Oltre agli elementi classificatori e all’oggetto, concorrono all’identificazione del fascicolo l’indicazione della UO e del responsabile.

Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento e/o processo o all’esaurimento dell’affare.

La data di chiusura si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto.
Esso viene archiviato rispettando l’ordine di classificazione e la data della sua chiusura.

I fascicoli si suddividono in:

a) fascicoli relativi a procedimenti o affari.
Tali fascicolo contengono solo documenti cui è stata attribuita la medesima classificazione.

b) fascicoli del personale;
Per ogni dipendente deve essere istruito nell’AOO Amministrazione centrale, un apposito fascicolo nominativo, da aprire al momento dell’assunzione e chiudere al momento della cessazione del rapporto di lavoro.
A differenza dei fascicoli relativi a procedimenti o affari, il fascicolo del personale contiene documenti che riportano diversa classificazione, peraltro sempre riferita alla gestione della carriera della persona

I fascicoli del personale costituiscono una serie archivistica conservata secondo ordine di matricola
c) fascicoli degli studenti.
Nell’AOO Amministrazione centrale, per ogni studente dei corsi di vario livello deve essere istruito un fascicolo nominativo, aperto all’atto dell’immatricolazione e chiuso alla conclusione ovvero alla cessazione degli studi (conclusione, trasferimento, decadenza, ritiro).
Similmente al fascicolo del personale, il fascicolo dello studente contiene documenti che riportano diversa classificazione, riferita alla gestione della carriera universitaria dello studente.

Il repertorio dei fascicoli rappresenta l’elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all’interno di ciascuna classe o sottoclasse i seguenti dati relativi al ciascun fascicolo

anno di istruzione;
classificazione completa (titolo e classe);
numero di fascicolo (ed eventuali altre ripartizioni);
anno di chiusura;
oggetto (ed eventualmente l’oggetto di sottofascicoli, inserti, etc.);
annotazione del passaggio all’archivio storico o, in alternativa, l’avvenuto scarto.

Il repertorio dei fascicoli è un registro annuale che inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre.

A ciascuna AOO corrisponde un unico repertorio dei fascicoli e pertanto la numerazione degli stessi risulta essere svincolata e trasversale alle singole UO. Ne deriva che presso una UO la numerazione dei fascicoli di una medesima classe può presentare elementi di discontinuità nella sequenza degli stessi.

Il sistema informativo Titulus è dotato di una funzione di raccolta di documentazione eterogenea classificata in modo diverso afferente a più procedimenti e affari.
Possono essere inseriti nel raccoglitore esclusivamente documenti preventivamente e correttamente fascicolati o anche fascicoli interi.