1. Il presente regolamento disciplina la gestione, la tenuta e la tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all’archivio storico dell’Amministrazione centrale dell’Università degli Studi di Trieste.
2. La gestione, tenuta e tutela di particolari tipologie documentarie dell’Amministrazione centrale potranno essere disciplinate con appositi provvedimenti del Direttore amministrativo nel rispetto del presente regolamento.
3. La tenuta e la tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all’archivio storico delle strutture didattiche, di ricerca e di servizio, intese come strutture organizzative previste dallo Statuto, sono disciplinati con diverso regolamento.

1. Ai fini del presente regolamento s’intende per:

-documento amministrativo: ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, informatica, o di qualunque altra specie, del contenuto di atti, fatti o eventi giuridicamente rilevanti, anche interni, prodotti, acquisiti o comunque utilizzati ai fini dell’attività amministrativa;
- documento informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;

- documento dell’Università degli Studi di Trieste: il documento prodotto od acquisito, in uno dei modi previsti dal presente regolamento, da una unità organizzativa responsabile (UOR) nello svolgimento della propria attività o nell’esercizio delle proprie funzioni;
-unità organizzativa responsabile (UOR): la struttura operativa dell’amministrazione centrale comunque denominata (Divisione, Sezione, Ripartizione, Servizio), costituita da un complesso di risorse umane e strumentali, cui sono affidate competenze omogenee e nell’ambito della quale i dipendenti assumono la responsabilità della trattazione di affari o procedimenti amministrativi;
- amministrazione centrale dell’Università degli Studi di Trieste: l’area organizzativa omogenea, articolata in UOR, cui sono attribuite competenze amministrative, tecniche e contabili di natura gestionale a supporto delle attività di indirizzo politico e di controllo dell’Ateneo, e che usufruisce, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione documentale;

- struttura didattica, di ricerca e di servizio: ciascuna area organizzativa omogenea, dotata di autonomi poteri di spesa e di organizzazione, che svolga funzioni didattiche, di ricerca e di servizio con propri organi di governo, (Facoltà, Dipartimenti, Centri di servizio, Biblioteche, ecc.);

- gestione dei documenti: insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi (in forma abbreviata, “documenti”), comunque formati o acquisiti dall’Amministrazione centrale;
- servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi: servizio al quale sono attribuite le funzioni e le competenze in merito alla gestione documentale previste dalla normativa vigente e dal presente regolamento;
- archivio: il complesso dei documenti prodotti e acquisiti nello svolgimento dell’attività dell’Amministrazione centrale.
Gli archivi delle strutture didattiche, di ricerca e di servizio si integrano con l’archivio dell’Amministrazione centrale costituendo l’Archivio Generale dell’Università degli Studi di Trieste. Fanno parte di detto archivio anche gli archivi e i documenti acquisiti per dono, deposito, acquisto o a qualsiasi altro titolo;
- sistema di protocollo informatico: l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzate dall’amministrazione centrale per la gestione dei documenti;
- segnatura di protocollo: l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso;
- firma digitale: il risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico, nel rispetto della normativa e delle regole tecniche vigenti.