1. I documenti sono beni inalienabili e, di norma, sono prodotti tramite sistemi informatici.
2. I documenti, rispetto allo stato di trasmissione, si distinguono in:
a) documenti in arrivo;
b) documenti in partenza;
c) documenti interni;
3. I documenti devono essere di norma protocollati e gestiti secondo le disposizioni previste negli articoli di cui ai Capi III, IV, V, VI e VII.
4. Ai sensi del presente regolamento sono esclusi dalla registrazione di protocollo:
a) gazzette ufficiali;
b) bollettini ufficiali P.A.;
c) notiziari P.A.;
d) note di ricezione di circolari;
e) note di ricezione altre disposizioni;
f) materiali statistici;
g) atti preparatori interni;
h) giornali;
i) riviste;
j) libri;
k) materiali pubblicitari;
l) inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi
m) le altre tipologie di documenti contemplate nel manuale di gestione del protocollo informatico, adottato ai sensi dell’art. 5 del DPCM 31.10.00

1. Per documenti interni si intendono i documenti trasmessi tra le UOR afferenti al protocollo dell’Amministrazione centrale.
2. Essi si distinguono funzionalmente in:

a) documenti di preminente carattere informativo.

b) documenti di preminente carattere giuridico–probatorio.
3. Si intendono documenti interni di preminente carattere informativo sono le memorie informali, gli appunti, le brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiate fra le UOR; di norma non vanno protocollati.
4. Si intendono documenti interni di preminente carattere giuridico - probatorio i documenti redatti dal personale nell’esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare atti o provvedimenti amministrativi dai quali sorgano diritti, doveri o legittime aspettative di terzi; tale tipologia documentale è sempre soggetta a registrazione di protocollo.
5. Non sono considerati documenti interni:
a) le circolari con le quali il Rettore fornisce atti di indirizzo politico alle strutture didattiche, di ricerca e di servizio, che sono equiparate ai documenti in partenza;
b) le circolari con le quali il Direttore amministrativo ed i Dirigenti, secondo rispettiva competenza, forniscono indirizzi di natura gestionale alle UOR dell’Amministrazione centrale, che sono equiparate ai documenti in partenza.

1. Ciascun complesso dei verbali e delle delibere degli organi collegiali centrali, dei decreti, delle circolari, nonchè dei contratti, costituisce una serie archivistica che deve essere corredata da un proprio repertorio generale.
2. Nel repertorio generale vanno riportati gli elementi obbligatori del protocollo e un ulteriore numero progressivo, denominato “numero di repertorio”, che identifica il documento all’interno della serie.
3. La numerazione del repertorio generale ha cadenza annuale, cioè inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.

1. Sono istituiti i seguenti repertori generali:
a) verbali e delibere del Senato Accademico;
b) verbali e delibere del Consiglio di Amministrazione;
c) verbali e delibere del Consiglio degli Studenti;
d) verbali e delibere del Consiglio delle Strutture Scientifiche;
e) decreti;
f) circolari;
g) contratti.
2. Presso la Ripartizione Organi Accademici sono conservati i repertori generali e le serie relative agli ultimi cinque anni di cui alle lettere a), b), c), d) del comma 1. Presso l’Archivio Generale sono conservati i repertori generali e le serie relative agli ultimi cinque anni di cui alle lettere e), f) del comma 1.

Presso l’Ufficiale Rogante sono conservati i repertori generali e le serie relative agli ultimi cinque anni di cui alla lettera g) del comma 1.
3. I repertori generali e le serie esaurite da oltre tre anni vanno conferiti all’archivio di deposito.

1. Per ogni verbale, delibera, decreto, circolare e contratto devono di norma essere prodotti almeno due originali, ferme restando le eventuali copie dichiarate conformi e le copie di carattere informativo riprodotte per le esigenze d’ufficio.
2. Un originale va conservato nella rispettiva serie (serie delle delibere del Senato Accademico, serie dei decreti, ecc.) ed ordinato secondo il numero di repertorio; l’altro originale va conservato nel rispettivo fascicolo, ossia assieme ai documenti che afferiscono al medesimo affare o procedimento amministrativo.

1. I documenti prodotti devono riportare, se disponibili, le seguenti informazioni:
a) stemma accompagnato dalla dicitura “Università degli Studi di Trieste”, in alto al centro del documento;
b) unità organizzativa responsabile;
c) indirizzo completo (via, numero, c.a.p., città, provincia, stato);
d) codice fiscale dell’Ente;
e) numero di telefono;
f) numero di fax;
g) indirizzo istituzionale di posta elettronica della Unità organizzativa competente;
h) data completa (luogo, giorno, mese, anno) scritta per esteso;
i) numero di protocollo;
j) numero di repertorio (qualora il documento sia soggetto a repertoriazione);
k) indice di classificazione composto da titolo e classe;
l) numero degli allegati;
m) descrizione degli allegati;
n) oggetto del documento;
o) sigla del responsabile del procedimento amministrativo con relativa firma autografa o informatica (digitale), del dirigente o di chi ne fa le veci con relativa firma autografa o informatica (digitale), nonché del responsabile della composizione del testo.

1. Ogni documento cartaceo in partenza o interno va di norma redatto in due esemplari, originale e minuta (originale agli atti).

2. Per originale si intende il documento nella sua redazione definitiva, perfetta e autentica negli elementi sostanziali e formali, destinato all’invio.
3. Per minuta si intende l’originale del documento conservato “agli atti”, cioè nel fascicolo relativo all’affare o al procedimento amministrativo cui il documento si riferisce.
4. Sia l’originale che la minuta vanno corredati di firma autografa, mentre le sigle vanno apposte soltanto sulla minuta.

1. L’originale del documento va di norma spedito.
2. Qualora i destinatari del documento siano più di tre, è autorizzata la spedizione di copie dell’originale; in quest’ultimo caso, nella registrazione di protocollo va riportata la dicitura “A tutti i destinatari - vedi elenco allegato alla minuta”. L’elenco cartaceo di quest’ultimi va vistato dal responsabile del procedimento e allegato alla minuta.
3. La minuta del documento, sulla quale va posta la dicitura “agli atti” o “minuta”, va conservata nel fascicolo cui afferisce.

1. L’uso dei sistemi informatici, telematici e di posta elettronica per la redazione dei documenti amministrativi è consentito in quanto conforme ai criteri ed alle modalità di elaborazione, protezione, sicurezza e trasmissione dettati dalla normativa vigente.
2. L’accesso ai dati da parte degli utenti dell’amministrazione centrale, nonchè la ricerca, la visualizzazione e la stampa di tutte le informazioni relative alla gestione dei documenti, sono disciplinati dai criteri di abilitazione stabiliti dal Direttore Amministrativo, di concerto con i responsabili competenti dei servizi informativo ed informatico.

1. I documenti trasmessi o ricevuti tramite fax vanno protocollati; la segnatura va apposta sul documento o sulla sua fotoriproduzione qualora il supporto cartaceo con cui è stato trasmesso non fornisca adeguate garanzie per una corretta e duratura conservazione.

2. I documenti trasmessi o ricevuti tramite fax soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale.

3. Nel caso di registrazione di un documento ricevuto via telefax seguita dalla ricezione del documento originale, dovrà essere attribuita a quest’ultimo, considerata l’unicità sostanziale del documento, la stessa segnatura propria del primo, salvo che al documento stesso siano state apportate alcune modifiche, nel qual caso andrà registrato con un nuovo numero di protocollo (trattandosi in tale circostanza di documento diverso).

1. I messaggi di posta elettronica che soddisfano i requisiti indicati dalla normativa vigente per il documento informatico devono essere protocollati.

La segnatura di protocollo dovrà rispettare lo standard XML

2. L’Università degli Studi di Trieste provvede a definire una casella di posta elettronica, adibita a finalità di protocollazione, da comunicarsi all’AIPA per l’inserimento nell’indice delle Amministrazioni Pubbliche.

1. I documenti, le banche dati ed il protocollo devono essere gestiti nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali in modo tale da tutelare la riservatezza dei dati personali e dei dati sensibili

1. Con l’attivazione del protocollo informatico, ai fini dell’esercizio del diritto di accesso ai documenti, di cui al Capo V della L. 241/90, potranno essere utilizzate tutte le informazioni del protocollo informatico anche mediante l’impiego di procedure applicative operanti al di fuori del sistema e strumenti che consentono l’acquisizione diretta delle informazioni da parte dell’interessato nel rispetto della normativa vigente.
2. Il Direttore Amministrativo, nel rispetto delle disposizioni di cui alla L. 675/96, e successive modifiche ed integrazioni, e nell’ambito delle misure organizzative previste dall’art. 22, comma 3, della L. 241/90, sentiti i competenti uffici dell’amministrazione centrale ed i responsabili del sistema informativo e del sistema informatico, determinerà i criteri tecnici ed organizzativi per l’impiego, anche per via telematica, del sistema di protocollo informatico, per il reperimento, la visualizzazione e la stampa delle informazioni nel rispetto della normativa vigente.
3. Nel caso di accesso effettuato mediante strumenti che consentono l’acquisizione diretta delle informazioni da parte dell’interessato, le misure organizzative e le norme tecniche indicate al comma 2 determineranno, altresì, le modalità di identificazione del soggetto anche mediante l’impiego di strumenti informatici per la firma digitale del documento informatico, come disciplinati dalla normativa vigente.