1. La gestione dei flussi documentali è finalizzata al miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi dell’amministrazione secondo i criteri di economicità dell’azione amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla legge. Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il sistema di protocollo ed è unitario per tutta l’amministrazione centrale
2. La gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi avviene mediante sistema automatizzato.
3. Le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono ed ai procedimenti, sulla base della classificazione d’archivio per tutti i documenti sono definite dai successivi articoli del presente Capo.
4. Il Direttore amministrativo definisce, con proprio atto di organizzazione, l’organigramma delle UOR dell’amministrazione centrale ai fini della gestione unica o coordinata dei flussi documentali, anche al fine di assicurare un criterio uniforme di classificazione e archiviazione, nonchè di comunicazione interna tra le UOR.
5. Il sistema per la gestione dei flussi documentali deve fornire:

a) informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo e l’eventuale singolo procedimento cui esso è associato;
b) il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonchè la gestione delle fasi del procedimento;
c)informazioni statistiche sull’attività dell’ufficio.
6. Nei tempi e con le modalità che saranno definite dalle disposizioni di legge in materia, il sistema dovrà consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l’iter dei procedimenti complessi.
7. Le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste, delle operazioni di registrazione e del formato dei dati relativi al sistema per la gestione dei flussi documentali, dovranno essere adottati nel rispetto delle prescrizioni dettate dalla normativa vigente in materia.

1. Per ciascuna UOR sono individuati, rispettivamente, un responsabile, un collaboratore ed un sostituto cui sono attribuite le incombenze relative alla registrazione, segnatura e classificazione dei documenti in partenza ed interni nonché quelle relative alla fascicolazione di tutte le tipologie documentali).

1. La classificazione è un'attività che consente di organizzare tutti i documenti correnti prodotti da una Area Organizzativa Omogenea secondo uno schema articolato di voci (il piano di classificazione, comunemente detto titolario) che descrive l'attività del soggetto produttore identificandone funzioni e competenze. Mediante la classificazione si assegna al documento titolo, classe, numero del fascicolo ed eventualmente del sottofascicolo e dell’inserto.

2. Ogni documento, dopo la protocollazione, va classificato con le seguenti modalità:
a) se in arrivo, a cura del servizio protocollo, con attribuzione al documento del titolo e della classe. L’attribuzione al documento del numero del fascicolo ed eventualmente del sottofascicolo e dell’inserto compete sempre al responsabile, al collaboratore o al sostituto della UOR competente, ovvero al responsabile del procedimento amministrativo nel caso in cui il documento afferisca ad un procedimento come determinato dalla tabella dei procedimenti e relativi termini allegata allo specifico regolamento;
b) se in partenza, a cura del responsabile, del collaboratore o sostituto della UOR competente, ovvero del responsabile del procedimento amministrativo, nel caso in cui il documento afferisca ad un procedimento come determinato dalla tabella dei procedimenti e relativi termini allegata allo specifico regolamento, con attribuzione al documento del titolo, della classe, del numero del fascicolo ed eventualmente del sottofascicolo e dell’inserto.

1. Per titolario di classificazione si intende un quadro alfanumerico di riferimento per l’archiviazione, la conservazione e la individuazione dei documenti.
2. Il titolario di classificazione si suddivide in titoli, i quali si suddividono in classi, le quali si suddividono in fascicoli.
3. I titoli e le classi sono nel numero prestabilito dal titolario di classificazione contenuto nell’apposito allegato del presente regolamento e non sono modificabili né nel numero né nell’oggetto, se non attraverso le procedure previste dal successivo 5° comma.
4. Ogni classe ha un numero variabile di fascicoli, cioè dipendente dagli affari e dai procedimenti amministrativi istruiti che, all’interno della medesima classe, vengono numerati progressivamente e annotati nel repertorio dei fascicoli.
5. Il titolario di classificazione è modificato oppure riconfermato periodicamente con provvedimento del Direttore Amministrativo.

1. Per massimario di selezione si intende l’elenco, coordinato con il titolario di classificazione e la tabella dei procedimenti amministrativi, dei documenti prodotti e del rispettivo tempo di conservazione (limitato o perenne).
2. Il massimario di selezione è modificato oppure riconfermato periodicamente con provvedimento del Direttore Amministrativo.
3. Essendo il massimario di selezione strettamente connesso con la tabella dei procedimenti amministrativi, il Direttore amministrativo definisce con proprio provvedimento il nuovo massimario dopo la revisione, l’integrazione e l’aggiornamento della tabella dei procedimenti amministrativi.

1. Ogni affare ed ogni procedimento amministrativo danno luogo, di norma, ad un fascicolo.
2. Il responsabile della UOR competente per la trattazione dell’affare o il responsabile del procedimento amministrativo, nel caso in cui il documento afferisca ad un procedimento come determinato dalla tabella dei procedimenti e relativi termini allegata allo specifico regolamento, sono tenuti alla corretta conservazione e custodia dei documenti relativi rispettivamente agli affari ed ai procedimenti amministrativi di propria competenza, compresa la gestione archivistica, la classificazione e la fascicolazione dei documenti che ineriscono il singolo affare o procedimento.
3. Per fascicolo si intende il complesso dei documenti relativi ad un determinato affare o afferenti ad un medesimo procedimento amministrativo.
4. Qualora insorgano esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere distinti in inserti.
5. L’esaurimento dell’affare o del procedimento amministrativo, cioè la data di chiusura del rispettivo fascicolo, sottofascicolo o inserto, si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto, cioè del documento che conclude l’affare o il procedimento amministrativo stesso.
Il fascicolo chiuso va archiviato rispettando l’ordine di repertorio, ossia mediante collocazione dello stesso fra i fascicoli relativi all’anno di apertura.

1. Ogni documento, dopo la sua classificazione, va fascicolato a cura del responsabile, collaboratore o sostituto della UOR competente ovvero del responsabile del procedimento amministrativo, nel caso in cui il documento afferisca ad un procedimento come determinato dalla tabella dei procedimenti e relativi termini allegata allo specifico regolamento.
2. Per fascicolazione si intende l’inserimento del documento in un apposito fascicolo.

3. I documenti sono conservati all’interno del fascicolo, del sottofascicolo e dell’inserto, secondo l’ordine cronologico di registrazione, ossia secondo il numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, secondo la propria data.
4. Ogni fascicolo ha una copertina (cosiddetta “camicia”), conforme ad apposito modello descritto in allegato al presente regolamento, nella quale deve essere indicato il titolo, la classe, il numero del fascicolo, l’oggetto dell’affare o del procedimento amministrativo, nonché l’eventuale presenza di sottofascicoli o inserti.

1. Per ogni dipendente deve essere istruito un apposito fascicolo nominativo, che può essere distinto in sottofascicoli riportanti le variazioni di carriera e quant’altro ritenuto necessario; tale fascicolo viene aperto al momento dell’assunzione o riaperto nel caso di ripristino del rapporto di lavoro e chiuso al momento in cui cessa il rapporto di lavoro.
2. Analogamente deve essere istruito un fascicolo nominativo per ogni studente; tale fascicolo viene aperto all’atto dell’immatricolazione e chiuso alla conclusione ovvero alla cessazione degli studi.

3. I fascicoli del personale e degli studenti costituiscono due distinte serie archivistiche, che vanno archiviate in ordine di matricola e, se assente, in ordine alfabetico per cognome e nome.

1. I fascicoli sono annotati nel repertorio dei fascicoli.

Per repertorio dei fascicoli si intende l’elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all’interno di ciascuna classe.

Nel repertorio sono riportati i seguenti elementi:
a) anno d’istruzione
b) classificazione completa (titolo e classe)
c) numero di fascicolo (ed eventuali altre partizioni)
d) data e anno di chiusura
e) oggetto del fascicolo (ed eventualmente l’oggetto di sottofascicoli, inserti, etc.)
f) annotazione del passaggio all’archivio storico o, in alternativa, l’avvenuto scarto.

2. Il repertorio dei fascicoli, conforme al modello descritto nell’allegato al presente regolamento, ha cadenza annuale, cioè inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.

1. La corrispondenza in arrivo va aperta di norma nel medesimo giorno lavorativo di ricezione e contestualmente protocollata.

2. La corrispondenza non viene aperta nei seguenti casi:

a) corrispondenza riportante l’indicazione “offerta”, “gara d’appalto”, “concorso” o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara;
b) corrispondenza indirizzata nominativamente oppure riportante l’indicazione “riservata”, “personale”, “confidenziale” o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata.
3. Sulla base di quanto descritto nel precedente 2° comma, la corrispondenza va immediatamente inoltrata, nel caso di una gara, alla UOR responsabile del procedimento amministrativo, oppure, nel caso di corrispondenza privata, direttamente al destinatario.
4. Relativamente alle domande con cui si chiede la partecipazione ad un concorso di reclutamento di personale di qualsiasi categoria, borse o di ammissione a corsi, si applicano, ai fini del presente articolo, le procedure di cui al successivo art. 38.
5. Il personale docente, ricercatore e tecnico amministrativo, che riceva tra la propria corrispondenza un documento inerente ad affari o procedimenti amministrativi di competenza dell’amministrazione centrale deve consegnarlo o farlo pervenire tempestivamente al servizio protocollo dell’amministrazione centrale ovvero farlo pervenire alla struttura didattica, di ricerca o di servizio competente.

1. Nei bandi relativi alle gare a pubblico incanto, licitazione privata o ad appalto concorso, sarà prescritto ai partecipanti di indicare sul plico il termine “offerta”, “gara d’appalto”, “licitazione privata” o simili.
2. Il plico contenente le offerte e la documentazione richiesta dovrà pervenire nel luogo e nell’orario indicato nel bando, nel disciplinare o nel capitolato, direttamente a mano o a mezzo posta; il personale che riceverà il plico dovrà apporvi la data di ricezione completa di ore e minuti e la propria firma leggibile.
Il plico non dovrà essere aperto, ma consegnato nel più breve tempo possibile, all’ufficio competente per la gara, il quale provvederà alla sua custodia, con mezzi idonei, sino all’espletamento della gara stessa.
3. In seduta pubblica, innanzi all’Ufficiale Rogante, verranno aperti i plichi giunti nei termini, e nel verbale di gara si darà atto del loro contenuto.
4. I plichi giunti in ritardo, per qualsiasi causa, non verranno ammessi alla gara e non verranno aperti, ma verranno restituiti al mittente a gara ultimata, dopo la necessaria constatazione e verbalizzazione da parte dell’ufficio competente per la gara..

1. E’ fatto obbligo ai competenti uffici dell’Amministrazione centrale di prevedere sempre negli appositi bandi concernenti concorsi di reclutamento di personale di qualsiasi categoria, borse e di ammissione a corsi, che le domande di ammissione, da indirizzare al Rettore o al Direttore amministrativo dell’Università degli Studi di Trieste a seconda dei casi, debbano tassativamente contenere sulla busta o plico riportante l’indirizzo, l’indicazione dell’ufficio competente dell’amministrazione centrale.
2. Relativamente alle domande spedite per posta fa fede, ai fini del termine di scadenza, il timbro postale di spedizione ovvero il tagliando della raccomandata, semprechè la normativa di riferimento non preveda riferimenti temporali diversi.

Il competente ufficio dell’amministrazione centrale, cui i plichi vanno direttamente e tempestivamente recapitati a cura dell’Ufficio postale, trattiene le domande e gli allegati apponendo sulle stesse il giorno e l’ora di arrivo e la sigla del responsabile.
La verifica del rispetto del termine di scadenza (giorno ed ora) relativi alla presentazione della domanda spetta all’ufficio competente dell’amministrazione centrale.
3. Il responsabile del procedimento trasmette quotidianamente al servizio protocollo una nota con cui attesta l’elenco delle domande pervenute con indicazione della rispettiva data, raggruppate per tipologia di concorso, borsa o corso. Il servizio protocollo attribuisce alla nota un unico numero di protocollo e la restituisce al responsabile del procedimento. A ciascuna domanda elencata nella nota va allegata una copia della nota protocollata.
4. Vanno consegnate direttamente all’ufficio dell’amministrazione centrale competente le domande presentate a cura dell’interessato o da altra persona incaricata. Verificato il termine di scadenza, l’ufficio competente provvede ai sensi dei precedenti commi 2 e 3.
5. Il rilascio della ricevuta di consegna della domanda all’interessato o a persona incaricata dallo stesso va effettuato a cura dell’ufficio competente dell’amministrazione centrale.

1. Il servizio protocollo dell’amministrazione centrale provvede alla registrazione del documento in arrivo con l’assegnazione degli elementi obbligatori del protocollo, cioè della data di registrazione, del numero di protocollo, del mittente, dell’oggetto del documento, del numero e della descrizione degli eventuali allegati.
2. Qualora venga erroneamente registrato un documento di competenza di terzi (altro ente, altra persona fisica o giuridica), la registrazione va annullata, utilizzando un altro numero di protocollo per la trasmissione a chi di competenza
3. Le lettere anonime e i documenti privi di firma vanno protocollati.

1. Nel caso di un temporaneo ed eccezionale carico di lavoro che non permetta di evadere la corrispondenza ricevuta nella medesima giornata lavorativa e qualora dalla mancata registrazione a protocollo del documento nel medesimo giorno lavorativo di ricezione possa derivare un pregiudizio a diritti o legittime aspettative di terzi, con motivato provvedimento del responsabile del servizio protocollo dell’amministrazione centrale si differiscono i termini di registrazione.
2. Nel provvedimento di differimento dei termini devono essere individuati i documenti da ammettere alla registrazione differita, le cause della stessa nonchè il termine entro il quale la registrazione a protocollo deve comunque essere effettuata.
3. Possono essere ammessi alla procedura di protocollo differito soltanto i documenti in arrivo, distinti in tipologie omogenee da indicarsi nel provvedimento di differimento a cura del responsabile del servizio protocollo.

1. Qualora un documento sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avve-nu-ta consegna, il servizio protocollo del-l’amministrazione centrale è autorizzato a fotoriprodurre gratuitamente il documento e a segnarvi in originale il relativo numero di protocollo. Relativamente alle domande per concorsi di reclutamento di personale, borse ed ammissione a corsi si applica l’art. 38.
2. La semplice ricevuta da allegare al documento non è riconosciuta valida ai fini giuridici e probatori.
3. Qualora il documento sia composto di piú pagine, è sufficiente la fotoriproduzione della prima pagina, mentre eventuali ulteriori costi di riproduzione sono a carico di chi presenta il documento da protocollare.

1. Il documento in arrivo viene protocollato unitamente all’acquisizione dell’immagine dello stesso dal servizio protocollo che ne propone l’assegnazione ad una delle UOR dell'amministrazione centrale, sulla base delle competenze alle stesse attribuite.
2. Le immagini dei documenti devono essere memorizzate nel sistema in uno degli appositi formati prescritti dalla normativa vigente.
3. Il Direttore amministrativo può determinare, con proprio provvedimento, le tipologie di documenti di cui non è necessaria l’acquisizione dell’immagine all’atto della registrazione da parte del Servizio protocollo.
4. Il Direttore amministrativo o chi ne fa le veci conferma ovvero modifica la proposta di assegnazione del documento alla UOR ritenuta competente per la trattazione dell’affare o per il procedimento amministrativo.
5. I documenti in arrivo sono trasmessi in originale e per competenza ad una sola UOR.
6. Qualora l’affare o il procedimento amministrativo coinvolgano più di una UOR, il Direttore amministrativo chi ne fa le veci provvede all’indizione di una conferenza di servizi.
7. Qualora un documento tratti più argomenti, imputabili a procedimenti amministrativi diversi, è possibile farne il necessario numero di copie.

1. La UOR assegnataria del documento, nella persona del responsabile, collaboratore

o sostituto, è tenuta alla fascicolazione del documento secondo l’affare cui il documento stesso attiene.
2. Il responsabile della UOR o il RPA, se persona diversa dal responsabile, possono, qualora il documento non sia di loro competenza, restituirlo, lo stesso giorno del ricevimento, al servizio protocollo il quale provvederà ad una nuova assegnazione.
3. La UOR responsabile della fascicolazione ed archiviazione del documento è individuata ordinariamente al livello della Ripartizione.

1. Nei casi in cui dall’assegnazione del documento derivi l’inizio, la prosecuzione o la cessazione di un procedimento, come determinato dalla tabella dei procedimenti e relativi termini allegata allo specifico regolamento, spettano al responsabile del procedimento amministrativo le incombenze relative alla gestione del documento e alla registrazione delle informazioni ad esso collegate (verifica classificazione, fascicolazione, termini di conclusione del procedimento amministrativo, archiviazione, termini di conservazione, ecc.).

1. Spettano al responsabile, al collaboratore o sostituto della UOR ovvero al responsabile del procedimento amministrativo, nei casi in cui il documento afferisca ad un procedimento come individuato ai sensi della tabella annessa al regolamento relativo, le incombenze relative alla registrazione a protocollo, classificazione e fascicolazione dei documenti in partenza
2. Ogni documento in partenza deve trattare un unico argomento, indicato sinteticamente a cura dell’autore nello spazio riservato all’oggetto con l’uso di non meno di trenta caratteri non ripetibili.
3. Le firme e le sigle necessarie alla redazione e perfezione giuridica del documento in partenza vanno apposte prima della sua protocollazione.
4. La confezione (busta, plico o simili) del documento in partenza deve riportare la UOR competente per la trattazione dell’affare ovvero cui afferisce il responsabile del procedimento amministrativo.

1. Spettano alla UOR competente per la trattazione dell’affare ovvero al responsabile del procedimento amministrativo le incombenze relative alla gestione archivistica del documento interno (registrazione a protocollo, classificazione e fascicolazione).
2. Ogni documento interno deve trattare un unico argomento, indicato chiaramente a cura dell’autore nello spazio riservato all’oggetto con l’uso di non meno di trenta caratteri non ripetibili.
3. Le firme e le sigle necessarie alla redazione e alla perfezione giuridica del documento interno vanno apposte prima della sua protocollazione.
4. Nel caso di protocollazione di un documento interno la registrazione in partenza comporta contestualmente anche la protocollazione dello stesso in arrivo alla UOR destinataria, mediante attribuzione del medesimo numero di protocollo
5. La confezione (busta, plico o simili) del documento interno deve riportare la UOR competente per la trattazione dell’affare ovvero cui afferisce il responsabile del procedimento amministrativo.

1. Il responsabile, collaboratore o sostituto della UOR competente per la trattazione dell’affare ovvero il responsabile del procedimento amministrativo provvedono, a seconda dei casi, alla trasmissione del documento in partenza o del documento interno, cioè alla sua spedizione, entro il medesimo giorno lavorativo.
2. Qualora i destinatari siano più di tre, la registrazione di protocollo potrà riportare il destinatario primo nominato e rinviare all’elenco dei destinatari che deve essere conservato in allegato alla minuta (originale agli atti).