1. I responsabili delle UOR o dei procedimenti amministrativi sono tenuti alla corretta conservazione e custodia dei documenti relativi agli affari e ai procedimenti amministrativi di propria competenza.

1. E’ consentito l’affidamento temporaneo di un fascicolo già versato da parte del servizio archivistico ad una UOR o a personale autorizzato per il tempo strettamente necessario all’esaurimento di una procedura o di un procedimento amministrativo.
2. Per ottenere l’affidamento temporaneo di un fascicolo è necessario presentare richiesta scritta e motivata, redatta in duplice esemplare, al responsabile del servizio Archivio; un esemplare della richiesta viene conservato all’interno del fascicolo, l’altro nella posizione fisica occupata dal fascicolo in archivio.
3. Il responsabile dell’Archivio generale di Ateneo tiene traccia di tale movimentazione in un registro di carico e scarico dei fascicoli, nel quale riporta il nominativo del richiedente, la motivazione, la data della richiesta e della restituzione, nonché eventuali note sullo stato della documentazione al momento della consegna e della restituzione.
4. Non è consentita l’estrazione di documenti in originale dai fascicoli.

1. Periodicamente e secondo un apposito piano di versamento, di norma una volta l’anno, ogni UOR deve trasferire all’Archivio generale di Ateneo i fascicoli relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi o comunque non piú necessari ad una trattazione corrente, assieme al loro repertorio.
2. Ricevuti i fascicoli e controllato il rispettivo repertorio dei fascicoli il responsabile dell’Archivio generale predispone un elenco di consistenza.
3. I fascicoli del personale e degli studenti vanno trasferiti dall’archivio corrente all’archivio di deposito l’anno successivo alla data di cessazione dal servizio (per i fascicoli personali) e di conclusione o cessazione della carriera di studi (per i fascicoli degli studenti).

1. Periodicamente e comunque prima del passaggio dei fascicoli alla Sezione separata d’archivio devono essere effettuate le operazioni di scarto, previo nulla osta della Soprintendenza archivistica, sulla base del massimario di selezione.