1. I documenti sono beni inalienabili e, di norma, sono prodotti tramite sistemi informatici.
2. I documenti, rispetto allo stato di trasmissione, si distinguono in:
a) documenti in arrivo;
b) documenti in partenza;
c) documenti interni;
3. I documenti devono essere di norma protocollati e gestiti secondo le disposizioni previste negli articoli di cui ai Capi III, IV, V, VI e VII.
4. Ai sensi del presente regolamento sono esclusi dalla registrazione di protocollo:
a) gazzette ufficiali;
b) bollettini ufficiali P.A.;
c) notiziari P.A.;
d) note di ricezione di circolari;
e) note di ricezione altre disposizioni;
f) materiali statistici;
g) atti preparatori interni;
h) giornali;
i) riviste;
j) libri;
k) materiali pubblicitari;
l) inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi
m) le altre tipologie di documenti contemplate nel manuale di gestione del protocollo informatico, adottato ai sensi dell’art. 5 del DPCM 31.10.00

1. Per documenti interni si intendono i documenti scambiati tra uffici o settori della medesima AOO.
2. Essi si distinguono funzionalmente in:

a) documenti di preminente carattere informativo.

b) documenti di preminente carattere giuridico–probatorio.
3. Si intendono documenti interni di preminente carattere informativo le memorie informali, gli appunti, le brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa; di norma non vanno protocollati.
4. Si intendono documenti interni di preminente carattere giuridico - probatorio i documenti redatti dal personale nell’esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare atti o provvedimenti amministrativi dai quali sorgano diritti, doveri o legittime aspettative di terzi; tale tipologia documentale è sempre soggetta a registrazione di protocollo.

1. Ciascun complesso dei verbali e delle delibere degli organi collegiali, dei decreti, delle circolari, nonchè dei contratti, costituisce una serie archivistica che deve essere corredata da un proprio repertorio generale.
2. Nel repertorio generale vanno riportati gli elementi obbligatori del protocollo e un ulteriore numero progressivo, denominato “numero di repertorio”, che identifica il documento all’interno della serie.
3. La numerazione del repertorio generale ha cadenza annuale, cioè inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.

1. Sono istituiti i seguenti repertori generali:
a) Verbali e delibere degli organi collegiali (Consiglio di Facoltà, Consiglio di Dipartimento, Consiglio del Corso di Laurea);
b) decreti del responsabile della struttura;
c) circolari;
d) contratti.

1. Ogni verbale, delibera, decreto, circolare e contratto deve essere conservato, in originale, nella rispettiva serie, ferme restando le eventuali copie dichiarate conformi e le copie di carattere informativo riprodotte per le esigenze d’ufficio.

1. I documenti prodotti devono riportare, se disponibili, le seguenti informazioni:
a) stemma accompagnato dalla dicitura “Università degli Studi di Trieste
b) denominazione della struttura;
c) indirizzo completo (via, numero, c.a.p., città, provincia, stato);
d) numero di telefono;
e) numero di fax;
f) indirizzo istituzionale di posta elettronica ;
g) data completa (luogo, giorno, mese, anno) scritta per esteso;
h) numero di protocollo;
i) numero di repertorio (qualora il documento sia soggetto a repertoriazione);
j) indice di classificazione composto da titolo e classe;
k) numero degli allegati;
l) descrizione degli allegati;
m) oggetto del documento;
n) sigla del responsabile della struttura o del procedimento amministrativo con relativa firma autografa o informatica (elettronica) e, qualora ritenute necessarie, anche le sigle del responsabile della composizione del testo.

1. Ogni documento cartaceo in partenza o interno va di norma redatto in due esemplari, originale e minuta (originale agli atti).
2. Per originale si intende il documento nella sua redazione definitiva, perfetta e autentica negli elementi sostanziali e formali, destinato all’invio.
3. Per minuta si intende l’originale del documento conservato “agli atti”, cioè nel fascicolo relativo all’affare o al procedimento amministrativo cui il documento si riferisce.
4. Sia l’originale che la minuta vanno corredati di firma autografa, mentre le sigle vanno apposte soltanto sulla minuta.

1. L’originale del documento va, di norma, spedito.
2. Qualora i destinatari del documento siano più di tre, è autorizzata la spedizione di copie dell’originale; in quest’ultimo caso, nella registrazione di protocollo, nel campo “destinatari”, va riportata la dicitura “A tutti i destinatari - vedi elenco allegato alla minuta”.
3. La minuta del documento, sulla quale va posta la dicitura “minuta”, va conservata nel fascicolo cui afferisce.

1. I documenti trasmessi o ricevuti tramite fax vanno protocollati; la segnatura va apposta sul documento o sulla sua fotoriproduzione qualora il supporto cartaceo con cui è stato trasmesso non fornisca adeguate garanzie per una corretta e duratura conservazione.

2. I documenti trasmessi o ricevuti tramite fax soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale.

3. Nel caso di registrazione di un documento ricevuto via telefax seguita dalla ricezione del documento originale, dovrà essere attribuita a quest’ultimo, considerata l’unicità sostanziale del documento, la stessa segnatura propria del primo, salvo che al documento stesso siano state apportate alcune modifiche, nel qual caso andrà registrato con un nuovo numero di protocollo (trattandosi in tale circostanza di documento diverso).

1. Sono protocollati i messaggi di posta elettronica che soddisfano i requisti previsti dalla normativa vigente per il documento informatico.

2. L’Università degli Studi di Trieste provvede a definire per ciascuna Area Organizzativa Omogenea, individuata con un codice identificativo, una casella di posta elettronica adibita alla protocollazione dei messaggi. L’indirizzo di tale casella è riportato nell’indice delle Amministrazioni Pubbliche. Sono protocollati soltanto i messaggi di posta elettronica inviati alla casella istituzionale dell’Area Organizzativa Omogenea.

1. I documenti, le banche dati ed il protocollo devono essere gestiti nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali in modo tale da tutelare la riservatezza dei dati personali e dei dati sensibili