1. La gestione dei flussi documentali è finalizzata al miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi dell’amministrazione secondo i criteri di economicità dell’azione amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla legge. Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il sistema di protocollo ed è unitario per ciascuna struttura.
2. La gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi avviene mediante sistema automatizzato..
3. Il sistema per la gestione dei flussi documentali deve fornire:

a) informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo e l’eventuale singolo procedimento cui esso è associato;
b) il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonchè la gestione delle fasi del procedimento;
c) informazioni statistiche sull’attività dell’ufficio.
4. Nei tempi e con le modalità che saranno definite dalle disposizioni di legge in materia, il sistema dovrà consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l’iter dei procedimenti complessi.
5. Le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste, delle operazioni di registrazione e del formato dei dati relativi al sistema per la gestione dei flussi documentali, dovranno essere adottati nel rispetto delle prescrizioni dettate dalla normativa vigente in materia.

1. La classificazione è l'attività che consente di organizzare i documenti correnti, ricevuti e prodotti da una Area Organizzativa Omogenea, secondo uno schema articolato di voci (il piano di classificazione, comunemente detto titolario), il quale descrive l'attività del soggetto produttore identificandone funzioni e competenze. Mediante la classificazione si assegna al documento titolo, classe, numero del fascicolo ed eventualmente del sottofascicolo e dell’inserto.
2. Ogni documento, dopo la protocollazione, va classificato.

1 Per titolario di classificazione si intende un quadro alfanumerico di riferimento per l’archiviazione, la conservazione e la individuazione dei documenti.
2 Il titolario di classificazione si suddivide in titoli, a loro volta ripartiti in classi. All’interno di ciascuna classe, ciascun documento deve essere inserito in un fascicolo.
3 Ogni classe ha un numero variabile di fascicoli, dipendente dagli affari e dai procedimenti amministrativi istruiti all’interno della medesima.

1. Per massimario di selezione si intende l’elenco, coordinato con il titolario di classificazione e la tabella dei procedimenti amministrativi, dei documenti afferenti a ciascun affare o procedimento e del rispettivo tempo di conservazione (limitato o perenne).

1. Ogni affare ed ogni procedimento amministrativo danno luogo, di norma, ad un fascicolo.
2. Per fascicolo si intende il complesso dei documenti relativi ad un determinato affare o afferenti ad un medesimo procedimento amministrativo.
3. Qualora insorgano esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere distinti in inserti.
4. L’esaurimento dell’affare o del procedimento amministrativo, cioè la data di chiusura del rispettivo fascicolo, sottofascicolo o inserto, si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto, cioè del documento che conclude l’affare o il procedimento amministrativo stesso.

Il fascicolo chiuso va archiviato rispettando l’ordine di repertorio, ossia mediante collocazione dello stesso fra i fascicoli relativi all’anno di apertura.

1. Ogni documento, dopo la sua classificazione, va fascicolato, ossia inserito in un apposito fascicolo (e, eventualmente, in un sottofascicolo e in un inserto).

2. I documenti sono conservati, all’interno del fascicolo, del sottofascicolo e dell’inserto, secondo l’ordine cronologico di registrazione, ossia secondo il numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, secondo la propria data.
3. Ogni fascicolo ha una copertina (cosiddetta “camicia”), conforme ad apposito modello descritto in allegato al presente regolamento, nella quale deve essere indicato il titolo, la classe, il numero del fascicolo, l’oggetto dell’affare o del procedimento amministrativo, nonché l’eventuale presenza di sottofascicoli o inserti.

1. I fascicoli sono annotati nel repertorio dei fascicoli.

Per repertorio dei fascicoli si intende l’elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all’interno di ciascuna classe.

Nel repertorio sono riportati i seguenti elementi:
a) anno d’istruzione
b) classificazione completa (titolo e classe)
c) numero di fascicolo (ed eventuali altre partizioni)
d) data e anno di chiusura
e) oggetto del fascicolo (ed eventualmente l’oggetto di sottofascicoli, inserti, etc.)
f) annotazione del passaggio all’archivio storico o, in alternativa, l’avvenuto scarto.

2. Il repertorio dei fascicoli, conforme al modello descritto nell’allegato al presente regolamento, ha cadenza annuale, cioè inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.

1. La corrispondenza in arrivo va aperta di norma nel medesimo giorno lavorativo di ricezione e contestualmente protocollata.
2. La corrispondenza non viene aperta nei seguenti casi:

a) corrispondenza riportante l’indicazione “offerta”, “gara d’appalto”, “concorso” o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara;
b) corrispondenza indirizzata nominativamente oppure riportante l’indicazione “riservata”, “personale”, “confidenziale” o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata.

3 La corrispondenza privata va inoltrata direttamente al destinatario.
4 Il personale docente, ricercatore e tecnico amministrativo, che riceva tra la propria corrispondenza un documento inerente ad affari o procedimenti amministrativi di competenza dell’amministrazione centrale o di altra struttura deve consegnarlo o farlo pervenire tempestivamente al rispettivo servizio protocollo.

1 La corrispondenza riportante l’indicazione “offerta”, “gara d’appalto”, “concorso” o simili o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara, non viene aperta ma viene protocollata in arrivo con l’apposizione del numero di protocollo e della data di registrazione direttamente sulla busta.
2 Aperta la busta, è necessario riportare il numero di protocollo e la data di registrazione già assegnati al documento, conservando la busta come allegato.
3 Espletata la gara e trascorsi i termini di legge per eventuali ricorsi, possono essere eliminate le buste.

1. Ciascuna struttura provvede alla registrazione del documento in arrivo con l’assegnazione degli elementi obbligatori del protocollo, cioè della data di registrazione, del numero di protocollo, del mittente, dell’oggetto del documento, del numero e della descrizione degli eventuali allegati.
2. Qualora venga erroneamente registrato un documento di competenza di terzi (altro ente, altra persona fisica o giuridica ) la registrazione va annullata, utilizzando un altro numero di protocollo per la trasmissione a chi di competenza
3. Le lettere anonime e i documenti privi di firma vanno protocollati.
4. Ogni documento in arrivo, al momento della registrazione, deve essere classificato ed inserito nel fascicolo di competenza.

1. Nel caso di un temporaneo ed eccezionale carico di lavoro che non permetta di evadere la corrispondenza ricevuta nella medesima giornata lavorativa e qualora dalla mancata registrazione a protocollo del documento nel medesimo giorno lavorativo di ricezione possa derivare un pregiudizio a diritti o legittime aspettative di terzi, è possibile differire i termini di registrazione, indicandone contestualmente il motivo.
2. Possono essere ammessi alla procedura di protocollo differito soltanto i documenti in arrivo.

1. Ciascuna struttura provvede alla registrazione del documento in partenza con l’assegnazione degli elementi obbligatori del protocollo, cioè della data di registrazione, del numero di protocollo, del mittente, dell’oggetto del documento, del numero e della descrizione degli eventuali allegati.
2. Ogni documento in partenza deve trattare un unico argomento, indicato sinteticamente a cura dell’autore nello spazio riservato all’oggetto con l’uso di non meno di trenta caratteri non ripetibili.
3. Le firme e le sigle necessarie alla redazione e perfezione giuridica del documento in partenza vanno apposte prima della sua protocollazione.
4. Ogni documento in partenza, al momento della registrazione, deve essere classificato ed inserito nel fascicolo di competenza.

1. Ciascuna struttura articolata al suo interno in uffici (unità organizzative omogenee) o settori provvede anche alla registrazione e gestione dei documenti interni.
2. Ogni documento interno deve trattare un unico argomento, indicato chiaramente a cura dell’autore nello spazio riservato all’oggetto con l’uso di non meno di trenta caratteri non ripetibili.
3. Le firme e le sigle necessarie alla redazione e alla perfezione giuridica del documento interno vanno apposte prima della sua protocollazione.
4. Nel caso di protocollazione di un documento interno la registrazione in partenza comporta contestualmente anche la protocollazione dello stesso in arrivo all’ufficio o settore destinatario, mediante attribuzione del medesimo numero di protocollo.