SOMMARIO

Premessa. 5

CAPITOLO 1.     IL MANUALE DI GESTIONE. 6

1.1.Che cos’è, a cosa serve e a chi serve. 6

1.2.Forme di pubblicità e divulgazione. 6

CAPITOLO 2.     QUADRO ORGANIZZATIVO ISTITUZIONALE. 7

2.1.Area organizzativa omogenea e unità organizzativa responsabile. 7

2.2.Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi: compiti7

2.3.Profili di abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali8

2.4.Posta elettronica istituzionale. 8

2.5.PEC istituzionale. 8

2.6.Responsabile della Conservazione. .

CAPITOLO 3.     IL DOCUMENTO.. 10

3.1.Documento amministrativo. 10

3.2.Documento cartaceo. 10

3.3.Documento informatico. 10

3.3.1 Il documento amministrativo informatico costituito dal corpo della e-mail istituzionale. 11

3.4Redazione e sottoscrizione dei documenti amministrativi11

3.4.1 Redazione e sottoscrizione dei documenti informatici12

3.5 Regime delle copie. 12

3.5.1 Copia informatica di un documento analogico. 12

3.5.2 Copia cartacea di un documento informatico. 12

3.5.3 Duplicato del documento informatico. 12

3.5.4 Documenti che debbono essere redatti e conservati in originale su supporto cartaceo per manifesto interesse storico. 13

CAPITOLO 4.     IL FASCICOLO.. 14

4.1.Il fascicolo: definizione, funzione. 14

4.2.Il fascicolo informatico: formazione, implementazione e gestione. 14

4.3.Il fascicolo ibrido. 15

4.4.Il repertorio dei fascicoli informatici15

4.5.Raccoglitore. 15

CAPITOLO 5.     LA GESTIONE DELL’ARCHIVIO CORRENTE. 16

5.1.Definizione. 16

5.2.Gli strumenti dell’archivio corrente. 16

5.2.1. Titolario (piano di classificazione). 16

5.2.2. Massimario di selezione. 16

CAPITOLO 6.     PROTOCOLLO INFORMATICO: REGISTRAZIONE E SEGNATURA.. 18

6.1.Registrazione a protocollo. 18

6.1.1. Elementi obbligatori immodificabili (Registratura). 18

6.1.2. Elementi obbligatori modificabili18

6.1.3. Elementi non obbligatori modificabili18

6.2.Segnatura. 19

6.3. La registrazione differita (o “protocollo differito”). 19

6.4.Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo. 19

6.5.Registro di emergenza. 19

6.6.Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni nel protocollo informatico. 20

CAPITOLO 7.     REGISTRI E REPERTORI INFORMATICI21

7.1.Repertorio: nozione. 21

7.2.Repertori attivi21

7.3.Il registro giornaliero di protocollo. 21

7.4.Repertorio dei fascicoli22

CAPITOLO 8.     FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI23

8.1.Il documento in arrivo. 23

8.2.Ricezione del documento informatico in arrivo. 23

8.2.1. Ricezione dei documenti informatici tramite la casella di posta elettronica certificata (PEC) istituzionale  . 23

8.2.2. Documenti informatici provenienti da altre banche dati (in house o presso terzi). 24

8.2.3. Protocollazione di e-mail24

8.3.Ricezione del documento analogico in arrivo. 24

8.3.1 Apertura delle buste. 24

8.3.2 Conservazione ed eliminazione delle buste. 25

8.4.Annullamento di una registrazione. 25

8.5.Flusso del documento in partenza. 25

8.6.Documento informatico in partenza. 25

8.7.Flusso del documento informatico tra UOR della stessa AOO (documento interno). 26

8.8.Flusso del documento informatico tra AOO dello stesso ente. 26

8.9.Documenti non firmati e lettere anonime. 27

8.10 Protocollo particolare e registrazione di documenti contenenti dati sensibili27

8.11 Procedure del protocollo particolare. 27

8.12.Gestione delle gare d’appalto. 27

8.13.Documenti informatici con oggetto multiplo. 28

8.14.Documenti informatici che pervengono per errore via PEC. 28

8.15.Fatture elettroniche. 28

CAPITOLO 9.     ALBO ON-LINE. 29

9.1.Pubblicazione dei documenti all’albo on-line. 29

9.2.Individuazione  dei documenti soggetti a pubblicazione all’albo on line. 29

9.3.Modalità di pubblicazione e compiti del responsabile del procedimento amministrativo. 29

9.4.Sistema archivistico e sistema informatico dell’albo on-line. 30

9.5.Caratteristiche e organizzazione dell’albo on-line. 30

9.6.Periodo di pubblicazione. 30

CAPITOLO 10.   DALL’ARCHIVIO CORRENTE ALL’ARCHIVIO DI DEPOSITO.. 31

10.1.Archivio corrente. 31

10.2.Archivio di deposito. 31

10.3.Archivio Storico. 31

10.4.Ordinamento archivistico. 31

10.5.Servizio di ricerca documentale e movimentazione dei fascicoli (records delivery). 32

10.6.Consultazione ai fini storici32

10.7.Conservazione dei documenti analogici32

CAPITOLO 11.   Conservazione a norma dei documenti digitali33

11.1La conservazione dei documenti digitali33

11.2.Sistema di conservazione. 34

11.3Il Responsabile della conservazione. 34

11.4Compiti del Responsabile della conservazione. 34