Il manuale di gestione è uno strumento operativo che descrive e disciplina il sistema di produzione e di gestione documenti (su supporto cartaceo e informatico), come previsto dall’art. 3 e dall’art. 5 del DPCM 3 dicembre 2013.

Intende indicare le procedure e fornire le istruzioni per la corretta trattazione, tenuta e conservazione della documentazione analogica e digitale, descrivendo le modalità di gestione dei flussi documentali e degli archivi, in modo tale da organizzare e governare la documentazione ricevuta, inviata o comunque prodotta dall’amministrazione secondo parametri di corretta registrazione di protocollo, di assegnazione, classificazione, fascicolatura, reperimento e conservazione dei documenti.

Il manuale di gestione costituisce una guida per l’operatore di protocollo e per l’utente: al primo, per porre in essere le corrette operazioni di gestione documentale, al secondo per comprendere e collaborare nella gestione documentale stessa

Il manuale di gestione è reso pubblico mediante la diffusione sul sito istituzionale, come previsto dal DPCM 3 dicembre 2013, art. 5, comma 3. E’ inoltre, capillarmente divulgato alle Unità Organizzative Responsabili (UOR) delle Aree Organizzative Omogenee (AOO) dell’Ateneo, al fine di consentire la corretta diffusione delle nozioni e delle procedure documentali.

È prevista, infine, un’attività di formazione continua e permanente in materia di gestione documentale per tutte le unità organizzative responsabili dell’Ateneo.