Per la gestione dei documenti, l’amministrazione ha adottato un modello organizzativo di tipo distribuito istituendo al suo interno le Aree Organizzative Omogenee (AOO) elencate nell’allegato 1.

E’considerata Area Organizzativa Omogenea – di seguito indicata AOO - una struttura amministrativa dell’Università, comunque denominata, dotata di autonomia organizzativa e contabile, che presenta esigenze di gestione unitaria e coordinata della documentazione.

Ciascuna AOO è dotata di un protocollo unico con un’unica sequenza numerica di protocollazione per tutti i documenti in arrivo ed in partenza, nonché per tutti i documenti scambiati fra le UOR (Unità Organizzative Responsabili) della stessa AOO, considerati interni all’AOO medesima.

La UOR (Unità Organizzativa Responsabile) è un’articolazione della struttura dell’AOO, organizzata in una serie di livelli gerarchici piramidali. La UOR può costituire un elemento terminale della struttura dell’AOO, ovvero può essere ulteriormente suddivisibile in ulteriori UO gerarchicamente dipendenti.

Le AOO e le UOR sono descritte, unitamente alle altre informazioni richieste, nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni - IPA. È compito del Referente IPA dell’ente provvedere all’accreditamento, alla trasmissione delle informazioni richieste dalla legge e all’aggiornamento senza ritardo dei dati nel sito IPA.

Presso l’AOO Amministrazione centrale è stato istituito presso l’Ufficio Protocollo e Archivio il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, come previsto dal DPR 445/2000, art. 61, il cui responsabile è individuato tra il personale in possesso di idonei requisiti di professionalità tecnico-archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.

Al Servizio è attribuita la competenza di tenuta del sistema di gestione analogica e informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi, nonché il coordinamento degli adempimenti previsti dalla normativa vigente.

Il responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi è anche Coordinatore della gestione documentale, ai sensi del DPCM 3 dicembre 2013, art. 3 ed è stato individuato con DDG nr. 362 del 10 ottobre 2000.

In particolare il servizio cura:

·         il livello di autorizzazione (ACL) per l’accesso al sistema di gestione documentale – protocollo informatico - degli utenti, secondo profili distinti in ruoli, abilitati, rispettivamente, alla mera consultazione all’inserimento o alla modifica delle informazioni, sulla base delle richieste provenienti dal Responsabile della AOO o della UOR.

·         la correttezza delle operazioni di registrazione, segnatura, gestione dei documenti e dei flussi documentali;

·         il ripristino delle funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie entro 24 ore dal blocco delle attività;

·         le autorizzazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo;

l’adeguamento del sistema di gestione documentale alle eventuali modifiche dell’organigramma e funzionigramma dell’Ateneo.

Il sistema di gestione documentale garantisce la tutela dei dati personali e dei dati sensibili tramite l’assegnazione differenziata dei profili di abilitazione, intervento, modifica e visualizzazione dei documenti di protocollo in rapporto alle funzioni e al ruolo svolto dagli utenti.

Il responsabile della gestione documentale riceve dai responsabili delle UOR dell’Amministrazione centrale e dai responsabili delle strutture didattiche, scientifiche e di servizio corrispondenti alle AOO relative, richiesta scritta (anche tramite e-mail) di abilitazione per ciascun utente, concordando, caso per caso, le tipologie di abilitazione.

Al di là di casi specifici, da concordare con il Responsabile della gestione documentale, presso l’Ateneo sono attivi i seguenti profili:

•           Consultatore di UOR: visualizza i documenti di una UOR determinata, con l’eccezione dei documenti riservati

•           Protocollista di UOR: visualizza e registra i documenti in partenza (e in arrivo se lavora in un dipartimento), i repertori, i documenti da pubblicare all’albo di una UOR determinata, con l’eccezione dei documenti riservati.

•           Protocollista dell’Ufficio protocollo dell’Amministrazione centrale: protocolla e smista i documenti in arrivo dell’AOO Amministrazione centrale, cura la tenuta del Repertorio dei Decreti.

•           Responsabile della gestione documentale: visualizza, registra e annulla tutti i documenti di una AOO, compresi i documenti riservati, nonché gestisce il sistema di abilitazione (ACL) e i profili di accesso alla procedura.

Ulteriori abilitazioni particolari possono essere previste per i profili specifici di utenti (es. Segreteria di Rettorato e del Direttore generale).

Ogni AOO e ciascuna UOR sono dotate della casella istituzionale di posta elettronica. La casella viene denominata in modo da rendere facilmente individuabile l’AOO/UOR di riferimento.

L’Ateneo ha attivato una casella di PEC per ciascuna AOO.

Tutte le caselle sono abilitate a ricevere messaggi esclusivamente da altre caselle PEC, trattandosi di PEC cosiddette “chiuse”; è infatti attivo un filtro che impedisce la ricezione da caselle di posta elettronica non certificata.

La gestione della posta elettronica certificata è integrata nel sistema di protocollo informatico Titulus. Tutti gli utenti abilitati a registrare documenti in partenza possono pertanto inviare le PEC direttamente da Titulus e verificarne lo stato tramite la lettura delle ricevute, che si associano in automatico al numero di protocollo.

Il personale addetto alla registrazione dei documenti in arrivo procede giornalmente alla lettura della corrispondenza ivi pervenuta e adotta gli opportuni metodi di registrazione e conservazione, in relazione alle varie tipologie di messaggi.

L’elenco degli indirizzi PEC dell’Università è pubblicato sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) e sulle pagine web dell’Università.