3.6 Distinzione dei documenti in base allo stato di trasmissione (arrivo, partenza, scambiati tra UOR, scambiati tra AOO dello stesso ente, fax, PEC, e-mail)

I documenti amministrativi, siano essi analogici o informatici, dell’Università si distinguono funzionalmente in:

- documenti in arrivo;

- documenti in partenza;

- documenti interni.

Se analogici, i documenti sono assoggettati all’obbligo di digitalizzazione (acquisizione del file formato immagine del documento mediante scanner) e memorizzati nel sistema informativo Titulus.

Sono considerati documenti in arrivo, sia informatici che analogici, i documenti pervenuti o comunque acquisiti a qualsiasi titolo e con qualsiasi mezzo da una AOO dell’Università.

Sono considerati documenti in partenza i documenti redatti dall’AOO o dalla UOR dalla stessa dipendente, aventi per destinatario un ente o un soggetto terzo, ovvero un’altra AOO dell’Università.

La registrazione a protocollo dei documenti analogici cartacei in partenza è effettuata dal personale dell’AOO o della UOR interessata abilitato ad accedere al sistema informatico Titulus incaricato di siffatto tipo di operazione.

Per documenti interni o tra uffici si intendono i documenti scambiati tra le diverse Unità Organizzative Responsabili (UOR) afferenti alla stessa Area Organizzativa Omogenea (AOO). Sono protocollati i documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio, ossia quelli redatti dal personale nell’esercizio delle proprie funzioni al fine di documentare fatti inerenti all’attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative ovvero quelli dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi.

Le comunicazioni informali tra uffici (scambio di informazioni, con o senza documenti allegati) sono, di norma, ricevute e trasmesse per posta elettronica interna e non protocollate.

Di norma la ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite la casella di posta elettronica certificata istituzionale – PEC – che è accessibile alla Unità Organizzativa responsabile della protocollazione in arrivo per la AOO di appartenenza.

Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all’indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore.