Il fascicolo è l’unità di base dell’archivio corrente. Ogni fascicolo contiene documenti che sono prodotti nel corso di uno stesso affare, attività o procedimento e sono classificati in maniera omogenea, in base al contenuto e secondo il grado divisionale attribuito dal titolario (o piano di classificazione), salvo le eccezioni relative al fascicolo di persona (e le rispettive tipologie, di personale, di studente, etc.).

All’interno di ciascun fascicolo i documenti sono inseriti secondo l’ordine cronologico di registrazione e la loro sedimentazione avviene in modo tale che si individui subito il documento più recente. L’ordine cronologico di sedimentazione va rispettato anche all’interno dei sottofascicoli, se istituiti.

La corretta tenuta del fascicolo garantisce sia la sedimentazione che l’esercizio del diritto di accesso.

Si possono distinguere cinque tipologie di fascicolo:

Affare: conserva i documenti relativi a una competenza non proceduralizzata né procedimentalizzata. Per gli affari non esiste un termine per la conclusione previsto da norme;

Attività: conserva i documenti relativi a una competenza proceduralizzata, per la quale esistono documenti vincolati o attività di aggiornamento procedurale e per la quale non è comunque previsto l’adozione di un provvedimento finale;

Procedimento amministrativo: conserva una pluralità di documenti che rappresentano azioni amministrative omogenee e destinate a concludersi con un provvedimento amministrativo;

Persona fisica: conserva i documenti relativi a diversi procedimenti amministrativi, distinti per affari o per attività, ma legati da un vincolo archivistico interno, relativo a una persona fisica determinata. La chiusura del fascicolo dipende dalla conclusione del rapporto giuridico con l’ente;

Persona giuridica: conserva i documenti relativi a una persona giuridica con modalità simili a quelle del fascicolo di persona fisica.

Per ogni procedimento, affare e attività, l’Ateneo ha l’obbligo di conservare in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati da chiunque formati.

Il fascicolo informatico reca le seguenti indicazioni:

·         amministrazione titolare del procedimento;

·         altre amministrazioni partecipanti;

·         nominativo del responsabile del procedimento;

·         oggetto del procedimento;

·         indice di classificazione (titolo, classe, sottoclasse, etc.);

·         numero del fascicolo, identificativo di una catena numerica relativamente alla classe e al titolo di riferimento dell’anno di creazione;

·         data di apertura e di chiusura.

Il fascicolo informatico in un sistema totalmente digitale garantisce la possibilità di essere direttamente consultato e alimentato dalle AOO o amministrazioni coinvolte nel procedimento.

Il fascicolo può essere ulteriormente suddiviso in sottofascicoli e inserti. Queste suddivisioni sono identificate grazie a un’ulteriore sequenza numerica progressiva (detta anche “catena numerica”), gerarchicamente posta al di sotto del numero di fascicolo o del sottofascicolo.

Il sottofascicolo può essere chiuso prima del fascicolo, ma non viceversa, in quanto di norma trattasi di un subprocedimento o di un endoprocedimento.

L’indicazione della UOR e del RPA concorrono all’identificazione del fascicolo e alla individuazione del responsabile. La UOR e il RPA devono essere gli stessi di ciascun documento, del fascicolo e degli eventuali sottofascicoli. Ogni qualvolta cambia il RPA il fascicolo informatico deve essere immediatamente trasferito per competenza al nuovo responsabile del procedimento.

Il fascicolo ibrido si riferisce a un procedimento amministrativo composto sia da documenti analogici che da documenti informatici, siano essi originali o derivati (da stampa, scansione, web, on line, etc.). Di fatto, il fascicolo ibrido è rappresentato dal fascicolo informatico corredato di tutti i documenti, gli originali informatici e la scansione dei documenti analogici.

L’unitarietà del fascicolo è garantita dal sistema di classificazione mediante gli elementi identificativi del fascicolo (anno di istruzione, titolo/classe, numero del fascicolo, oggetto) e dal contenuto dei documenti. Al fine di rendere omogeneo il fascicolo informatico (ibrido) con quello corrispondente analogico, si riportano in questo ultimo gli estremi dei documenti digitali evitando la stampa cartacea degli stessi.

Il repertorio dei fascicoli informatici è costituito da un elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all’interno di ciascuna classe e di ciascun titolo del titolario di classificazione adottato, riportante:

·         anno e numero progressivo del fascicolo;

·         classificazione nell’ambito del titolario adottato;

·         oggetto dell’affare/procedimento/attività;

·         UOR responsabile dell’affare/procedimento/attività;

·         nominativo del responsabile dell’affare/procedimento/attività;

·         date di apertura e chiusura del fascicolo;

·         numero dei documenti contenuti nel fascicolo;

·         dati relativi alla movimentazione del fascicolo;

·         stato: chiuso/aperto.

Il repertorio dei fascicoli informatici è unico per ogni AOO, ha cadenza annuale ed è generato e gestito in forma automatica dal sistema di gestione informatica dei documenti.

Il raccoglitore è un contenitore che raggruppa documenti relativi a uno stesso argomento e afferenti a procedimenti diversi e quindi a fascicoli diversi, che non hanno una classificazione e una numerazione propria.