Sono oggetto di registrazione obbligatoria tutti i documenti, indipendentemente dal loro supporto, che siano ricevuti e spediti dall’Ateneo a mittenti e destinatari esterni, nonché quelli scambiati tra gli uffici appartenenti all’Amministrazione centrale o all’interno delle AOO articolate in UOR (protocollo interno). Ogni numero di protocollo individua un unico documento e gli eventuali allegati allo stesso. 

La registrazione di protocollo è effettuata (tempestivamente, di norma nel primo giorno lavorativo utile) mediante l’apposizione in forma immodificabile e permanente delle informazioni riguardanti il documento stesso. Tali informazioni sono il complesso di elementi obbligatori immodificabili, elementi obbligatori modificabili ed elementi non obbligatori e modificabili.

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6.1.1. Elementi obbligatori immodificabili (Registratura)

Gli elementi obbligatori immodificabili - che servono ad attribuire al documento data e provenienza certa - sono:

·                    numero di protocollo progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche;

·                    data di registrazione;

·                    corrispondente, ovvero mittente per il documento in arrivo, destinatario per il documento in partenza;

·                    oggetto;

·                    impronta del documento informatico;

·                    numero e descrizione degli allegati;

L’insieme di tali elementi è denominato «registratura» o “nucleo minimo di protocollo”.

6.1.2. Elementi obbligatori modificabili

Gli elementi obbligatori modificabili sono:

·                    unità organizzativa responsabile del procedimento/affare/attività (UOR);

·                    responsabile del procedimento amministrativo (RPA);

·                    classificazione archivistica;

·                    fascicolo.

6.1.3. Elementi non obbligatori modificabili

Gli elementi non obbligatori modificabili sono tutti gli altri tipi di annotazioni e note che integrano la registrazione. E’ il caso della errata corrige che può rettificare errori di digitazione commessi nella compilazione dei campi immodificabili, oppure annotazioni relative all’arrivo in data successiva di un secondo esemplare dello stesso documento precedentemente ricevuto e protocollato,( previa verifica della sua conformità al primo).