Per repertorio si intende il registro in cui vengono annotati con numero progressivo gli atti e i documenti per i quali è prevista la registrazione particolare, individuati in base alla tipologia documentale, indipendentemente dalla classifica del documento desunta dal piano di classificazione in vigore nell’Ateneo. Tali documenti dovranno comunque essere inseriti nel fascicolo archivistico di loro pertinenza.

La numerazione della repertoriazione parte dal n. 1, distinta per anno solare; inizia dal 1° gennaio e si conclude il 31 dicembre di ogni anno. Ogni repertorio è collegato ad uno specifico registro di protocollo e ogni registro di protocollo è attivo per ogni area organizzativa omogenea dell’Ente.

L’elenco dei repertori attivi presso l’Università degli Studi di Trieste distinti per tipologia e per registro di protocollo, con l’indicazione della AOO autorizzata ad operarvi e a gestire le operazioni di registrazione e conservazione dei documenti, è descritto nell’allegato 2.

Il registro giornaliero di protocollo è prodotto, per ciascuna AOO, in maniera automatica dal software di gestione documentale entro il giorno lavorativo seguente, mediante la generazione o il raggruppamento delle informazioni registrate secondo una struttura logica predeterminata e memorizzato in forma statica, immodificabile e integra.

Attualmente, in base allo stato dell’arte delle tecnologie e dei formati, è utilizzato il formato PDF/a, ai sensi del DPCM 3 dicembre 2013.

Gli elementi memorizzati del registro giornaliero sono i seguenti:

·                    Identificativo univoco e persistente,  espresso in Codice IPA, AOO, trattino, anno, mese e giorno in 8 cifre, trattino, numero progressivo annuale del registro espresso in tre cifre (ad es., ipotizzando la denominazione del file inerente al registro giornaliero del 2 gennaio 2016, la stringa è la seguente: UNIS00134-20160102-001.pdf)

·                    Data di chiusura (data di creazione del registro)

·                    Operatore che ha prodotto il Registro - Nome, Cognome, Codice fiscale)

·                    Impronta del documento informatico

·                    Responsabile della gestione documentale (Nome, Cognome, Codice fiscale)

·                    Oggetto (descrizione della tipologia di registro; ad es. “Registro giornaliero di protocollo”

·                    Codice identificativo del registro

·                    Numero progressivo del registro

·                    Numero della prima registrazione effettuata sul registro

·                    Numero dell’ultima registrazione effettuata sul registro

Il registro giornaliero è trasmesso al Sistema di Conservazione entro la giornata lavorativa successiva alla produzione (secondo quanto previsto dall’articolo 7 comma 5 del Dpcm 3 dicembre 2013).

A tale scopo l’Università stipula l’accordo di versamento relativo al pacchetto di dati del R.I.P(Registro di protocollo giornaliero) con il proprio Conservatore (dal 2015 Cineca).

È il registro in cui vengono annotati con un numero progressivo i fascicoli secondo l’ordine cronologico in cui si costituiscono all’interno delle suddivisioni del titolario: il repertorio deve essere organizzato in maniera da riprodurre le suddivisioni del titolario.

Se l’ente è organizzato in più AOO vi sarà un repertorio dei fascicoli per ogni registro di protocollo.