La corrispondenza in ingresso può essere acquisita dall’Università con modalità differenti e su supporti diversi.

La documentazione cartacea perviene di norma a mezzo dei servizi postali, per consegna diretta, per fax.

La documentazione su supporto digitale può essere recapitata per posta elettronica normale o certificata (PEC), su supporto rimovibile (chiavetta, cdrom, pen drive etc), tramite procedura informatizzata da altre banche dati.

In tutti i casi la documentazione da protocollare viene registrata, classificata e smistata alla UOR competente e, contestualmente, viene assegnata all’RPA ovvero al Responsabile del procedimento amministrativo, cui si il documento si riferisce. L’informativa della registrazione è resa immediatamente disponibile in due modalità:

·                    attraverso un messaggio e-mail che il sistema di gestione documentale invia automaticamente alla casella di posta elettronica indicata dal responsabile della UOR;

·                    attraverso l’accumulo nella vaschetta del menu principale del sistema di gestione documentale.

La corrispondenza su supporto digitale di competenza dell’Amministrazione centrale è smistata dagli addetti dell’Ufficio di protocollo e assegnata alle UOR di competenza. La corrispondenza perviene secondo le seguenti modalità:

·                     posta pervenuta tramite le  casella di posta certificata istituzionale;

·                     posta elettronica  cui si accede per mezzo di user id e password (es :circolari Miur); 

·                     posta pervenuta direttamente alle UOR nelle caselle istituzionali di posta elettronica e valutate rilevanti al procedimento amministrativo dall’RPA;

·                     posta recapitata a mano su supporti rimovibili; 

·                     posta ricevuta via applicativi gestionali integrati nel sistema di protocollo informatico e protocollati automaticamente dallo stesso (fatture e documenti relativi alla carriera studenti).

8.2.1.Ricezione dei documenti informatici tramite la casella di posta elettronica certificata (PEC) istituzionale

 .

La PEC in uso in Amministrazione centrale e nei Dipartimenti è di tipo “chiuso” e incorporata nel sistema di gestione documentale, per cui vengono recepiti solo documenti informatici provenienti da altre PEC, e non da posta elettronica semplice.

Le istanze che pervengono da PEC non personali, qualora non siano firmate digitalmente, non saranno accettate in quanto carenti sotto il profilo della sottoscrizione dell’atto. 

Si rammenta inoltre che la trasmissione via PEC attribuisce data certa alla ricezione dell’atto, grazie alle notifiche di accettazione e consegna, messaggistica che deve venir conservata contestualmente al messaggio via PEC.

L’elenco delle PEC istituzionali dell’Amministrazione centrale e dei Dipartimenti è disponibile all’allegato 3.

Le modalità di protocollazione della PEC sono illustrate nell’allegato 4.

8.2.2. Documenti informatici provenienti da altre banche dati (in house o presso terzi)

I documenti prodotti e archiviati in altre banche dati appartenenti ad applicativi gestionali (Cineca) integrati con il sistema di protocollo, arriveranno nel sistema di gestione documentale e automaticamente protocollati con classificazione e assegnazione alla UOR competente e al RPA.

A tal fine, nel sistema di gestione documentale, dovrà essere creato un flusso che consentirà il transito dei documenti inseriti e convalidati dalla banca dati al sistema di protocollo, con possibilità di intervento da parte dell’amministratore del sistema. 

8.2.3.Protocollazione di e-mail

Le e-mail ricevute nelle caselle di posta istituzionale degli uffici possono venir protocollate se ritenute rilevanti dall’RPA, ai fini del procedimento amministrativo cui si riferiscono. Se un dipendente riceve nella propria casella di posta fornita dall’Amministrazione documenti concernenti affari o procedimenti amministrativi dell’Amministrazione è tenuto a farli pervenire tempestivamente all’Ufficio protocollo per la protocollazione.

La corrispondenza su supporto analogico pervenuta all’Amministrazione centrale è smistata dagli addetti dell’Ufficio di protocollo e assegnata alle UOR di competenza. La corrispondenza perviene secondo le seguenti modalità:

·                    posta pervenuta per il tramite di Poste italiane SpA e di altri gestori autorizzati;

·                    posta pervenuta direttamente alle UOR e da questa recapitata al Protocollo  all’interno di una cartella nominativa intestata a ciascuna UOR;

·                    posta recapitata a mano  

·                    posta ricevuta via telefax.

La corrispondenza in arrivo nei dipartimenti e nelle altre Aoo periferiche è protocollata quotidianamente da addetti incaricati dal responsabile.

8.3.1 Apertura delle buste

Tutte le buste ricevute in Amministrazione Centrale vanno aperte a cura del Servizio Protocollo. Fanno eccezione e pertanto non vanno aperte, le buste:

·                    riportanti le seguenti diciture: riservato, personale, confidenziale, spm/sgm (sue proprie mani/sue gentilissime mani), etc. o dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata (ad. Es. busta particolare);

·                    riportanti le seguenti diciture: “offerta”, “gara d’appalto” o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara ( ad esempio il CIG);

8.3.2 Conservazione ed eliminazione delle buste

Le buste pervenute tramite posta raccomandata, corriere o altra modalità per la quale si renda rilevante evidenziare il mezzo di trasmissione (es. una fattura passiva del fornitore estero arrivata in prossimità del termine di scadenza per il pagamento), sono spillate assieme al documento e trasmesse alla UOR.

È consentito l’annullamento di una registrazione di protocollo per motivate e verificate ragioni. Poiché il sistema di protocollo informatico garantisce l’inalterabilità e l’immodificabilità delle registrazioni a protocollo - almeno per quanto riguarda il nucleo minimo dei dati -  la procedura di annullamento è effettuata solo dal Responsabile della gestione documentale, cui verrà inviata la richiesta motivata di annullamento via mail.

La registrazione annullata resta visibile all’interno del sistema di gestione documentale e della sequenza numerica con la dicitura ANNULLATO.

Tale modalità di annullamento adempie a quanto previsto dal Testo Unico all’articolo 54, che prevede che le registrazioni cancellate siano sempre visibili e leggibili: in questo modo il numero annullato non potrà più essere riutilizzato.

Nella registrazione di protocollo appaiono in forma ben visibile, oltre agli elementi già indicati, anche la data, il cognome e nome dell’operatore che ha effettuato l’annullamento mentre l’ora dell’annullamento risulta visibile solo cliccando sul tasto storia.

Si può procedere anche all’annullamento di un documento ricevuto con PEC sebbene il mittente abbia già la ricevuta di avvenuta consegna. In questo caso il mittente riceverà una notifica di annullamento del suo documento con la relativa motivazione.

Non si annulla mai un documento informatico trasmesso con PEC, in quanto il destinatario è già in possesso del documento stesso.

In questo caso si può procedere con la redazione di un nuovo documento che annulla e sostituisce il precedente (citare il riferimento del protocollo) e lo si protocolla e si invia con PEC.

Anche il documento in partenza può essere redatto sia su supporto digitale che analogico e può essere inviato con diversi mezzi di trasmissione. Se è analogico sarà trasmesso con i mezzi tradizionali dei servizi postali o via fax; se digitale sarà trasmesso di preferenza con la posta elettronica certificata oppure via mail semplice, o mediante altre piattaforme informatiche qualificate. L’Università privilegia – laddove possibile - la produzione di documenti informatici, in armonia con quanto previsto dal legislatore.

A prescindere dal supporto il documento inviato deve contenere, oltre a logo/sigillo e intestazione, l’indicazione dell’Ufficio produttore e del suo Responsabile, la segnatura di protocollo, il numero degli allegati, il testo cui seguono data e firma di sottoscrizione (requisiti minimi di forma e contenuto).

Il documento informatico prodotto deve essere redatto preferibilmente nel formato Pdf/a o secondo altri stabiliti in precedenza (cfr. paragrafo 3.2) ed avere i seguenti requisiti minimi di forma e contenuto per poter essere registrato al protocollo:

·                    sigillo;

·                    data completa (luogo, giorno, mese, anno) scritta per esteso;

·                    indicazione dell’indirizzo PEC o e-mail del destinatario;

·                    il nominativo del RPA;

·                    numero di protocollo;

·                    numero degli allegati;

·                    firma digitale.

Può essere predisposto un flusso all’interno del sistema gestionale per i visti eventualmente richiesti all’interno dell’amministrazione prima della protocollazione del documento firmato digitalmente.

Il documento informatico protocollato è trasmesso preferibilmente mediante la PEC integrata nel protocollo ma può essere trasmesso anche via e-mail semplice.

Il documento tra uffici (o interno) è quello che una UOR invia ad un’altra UOR della stessa AOO.

Trattandosi di documenti endoprocedimentali, gli stessi sono redatti in forma cartacea e scansionati (formato tiff o pdf) e la registrazione a protocollo costituisce firma elettronica avanzata.

A tal riguardo si rammenta a partire dal 2004 l’Ateneo con apposita circolare (n.48/2004) ha disposto che è doveroso evitare la circolazione degli originali cartacei all’interno dell’Amministrazione, originali che rimarranno depositati nel fascicolo della UOR mittente.

Il flusso dei documenti informatici tra AOO dello stesso Ente prevede la registrazione del protocollo in partenza per la AOO mittente e la protocollazione in arrivo per la AOO destinataria.

L’interoperabilità è garantita mediante l’uso della PEC.

I documenti privi di firma o con firma illeggibile, qualora il contenuto sia attinente alla vita istituzionale dell’Ateneo, si protocollano con l’annotazione riportante l’indicazione “lettera anonima” ovvero ” lettera priva di firma” o ancora “firma illeggibile” .

Sono previste particolari forme di riservatezza e di accesso controllato al protocollo unico per:

·                    documenti di carattere politico e di indirizzo di competenza del Rettore o del Direttore Generale che, se resi di pubblico dominio, potrebbero ostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati;

·                    documenti del Garante di Ateneo

·                    documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell’attività amministrativa;

·                    documenti contenenti dati sensibili o sensibilissimi

·                    Per le prime due tipologie è attivato un repertorio in seno al registro unico di protocollo chiamato protocollo particolare (vedi paragrafo successivo).

·                    Per i documenti contenenti dati sensibili o sensibilissimi sono attuate invece formedi registrazione e visualizzazione ad accesso limitato, grazie alla possibilità – in fase di registrazione- di contrassegnare il documento con specifiche “spunte” previste dall’applicativo che propone modalità di registrazione con protocollo “riservato” fino a data da stabilirsi, protocollo “altamente confidenziale” o “segreto”. La visualizzazione dei documenti così marcati sarà possibile solo a quegli utenti preventivamente autorizzati dal Responsabile del Sistema.

Le tipologie di documenti da registrare nel protocollo particolare sono individuate dal Coordinatore/Responsabile della gestione documentale, in collaborazione con gli organi monocratici e d’intesa con i responsabili delle UOR.

Ogni documento reca un numero di protocollo e un numero di repertorio. Quest’ultimo, infatti, garantisce la continuità della catena documentale.

Il protocollo particolare in arrivo è utilizzato dal Rettore, dal Direttore Generale e dal Garante di Ateneo, o loro delegati mediante provvedimento espresso, cioè con accesso riservato e con livelli di accesso stabiliti caso per caso.

Le buste sigillate riportanti le seguenti diciture: «offerta», «gara d’appalto» o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara d’appalto non vanno aperte e viene apposto un timbro datario per garantire la data certa di acquisizione.

 I plichi sono così consegnati all’Ufficiale Rogante o all’addetto dell’Ufficio gare che li prende in consegna e li deposita in cassaforte.

Nel caso di documenti in arrivo che trattano più argomenti di competenza di UOR diverse tra loro, concretando il caso del cosiddetto “oggetto multiplo”, il documento viene registrato redigendo l’oggetto in maniera esaustiva con tutte le informazioni necessarie a comprendere i vari argomenti. La classificazione del documento riguarderà l’argomento prevalente o comunque individuato come tale e smistato alla UOR competente sullo stesso.

Compatibilmente con la funzionalità del sistema di gestione documentale, ciascuna UOR corresponsabile potrà (dovrà) creare la propria copia informatica al fine di proseguire con la gestione e la fascicolatura. Nel caso di documento in partenza è compito della UOR responsabile verificare che il documento prodotto tratti un solo argomento, chiaramente espresso nel campo “oggetto”.

Nel caso in cui un documento pervenga erroneamente all’Amministrazione via PEC , posto che il sistema di protocollo non consente il semplice inoltro della corrispondenza a nuovo  destinatario, l’addetto alla protocollazione può – a seconda dei casi – provvedere a:

·               protocollare il documento per la propria struttura e riprotocollarlo in partenza inviandolo telematicamente alla PEC del destinatario,

·               trattarlo come spam

La fattura elettronica rispetta i requisiti di formato e contenuto prescritti dal Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, n. 55 (e successive modifiche), per la compatibilità con l’apposito Sistema di Interscambio (SdI).

È obbligatorio emettere fatture elettroniche nei confronti di tutte le amministrazioni pubbliche, sia per il ciclo attivo che per quello passivo.

Non si accettano più fatture cartacee emesse in data pari o successiva al 31 marzo 2015, salvo per i soggetti non tenuti a rispettare l’obbligo di fatturazione elettronica (es. fornitori esteri, persone fisiche o giuridiche senza partita IVA). In tal caso la fattura andrà gestita come qualsiasi documento analogico: protocollata, assegnata, registrata nel registro delle fatture e fascicolata.

Le fatture cartacee che avrebbero dovuto essere emesse in formato elettronico vanno restituite al mittente attraverso il medesimo canale con cui sono pervenute.

La fattura elettronica perviene in formato XML via PEC, agli indirizzi dichiarati dall’ente e registrati sull’indice IPA nel corrispondente Ufficio di fatturazione oppure tramite File Transfer Protocol - FTP.

La fatture elettroniche trasmesse dai fornitori alle PA sono obbligatoriamente conservate in modalità elettronica, secondo quanto espressamente disposto dalla legge.