L’albo on-line è unico per tutte le aree organizzative omogenee dell’Ateneo. La pubblicazione all’albo on-line di Ateneo garantisce:

·                    la pubblicità legale;

·                     l’efficacia degli atti, qualora non sia prevista la notificazione o la comunicazione individuale;

·                    la certezza degli effetti giuridici dell’atto, ai fini della decorrenza dei termini di impugnazione;

·                     la trasparenza dell’attività amministrativa.

Sono pubblicati all’albo on-line esclusivamente i documenti dell’Ateneo, cioè quelli dai quali possono nascere diritti, doveri, aspettative o interessi legittimi di terzi e dalla cui diffusione nei confronti di un’indistinta pluralità di soggetti potenzialmente interessati dipende la loro efficacia. Eventuali richieste di pubblicazione all’albo on-line da parte di terzi sono valutate caso per caso dal responsabile del procedimento amministrativo ai soli fini della diffusione sul sito web istituzionale.

La procedura di pubblicazione dei documenti all’albo on-line è gestita in maniera federata.

Il responsabile del procedimento amministrativo individua la forma di pubblicazione più idonea fra le seguenti:

·                    integrale, comprensiva degli eventuali allegati;

·                     per estratto (o “con omissis”), se risulta necessario proteggere i dati personali;

·                    mediante avviso, se risulta necessario rinviare ad altro documento già oggetto di pubblicazione.

I documenti una volta redatti vengono registrati nel sistema di protocollo all’interno della UOR ALBO e con il RPA della medesima UOR ALBO.

Verranno visualizzati sulla pagina web dedicata soggetta ad un aggiornamento con cadenza oraria, e resteranno esposti fino alla data impostata al momento della redazione.

I documenti registrati e pubblicati all’albo on-line costituiscono una serie archivistica, corredata da un repertorio. Il repertorio dell’albo on-line è gestito e conservato esclusivamente in ambiente digitale.

La registrazione e la pubblicazione di un documento all’albo on-line avvengono attraverso il sistema informatico di gestione dei documenti, nella forma di registrazione particolare e infatti è strutturato come un repertorio giornaliero e annuale dell’albo on-line.

Il numero di repertorio dell’albo on-line è un progressivo costituito da sette cifre numeriche.  La numerazione è rinnovata ogni anno solare: inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre.

 La gestione dell’albo on-line è affidata ad una sola unità organizzativa responsabile, mentre la verifica della regolarità tecnico-amministrativa del documento da pubblicare spetta al responsabile del procedimento amministrativo.

·                    L’albo on-line è realizzato in modo da rispettare i principi di accessibilità, elevata usabilità, reperibilità, completezza di informazione, chiarezza di linguaggio, affidabilità, semplicità di consultazione, qualità, omogeneità e interoperabilità. (Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, art. 53).

·                    L’indirizzo dell’albo on-line è riportato nella pagina iniziale del sito web istituzionale e rimanda a una sezione individuata dalla dicitura “Albo Ufficiale”.

·                    I documenti sono elencati e visualizzati in ordine cronologico di pubblicazione, con il più recente in testa,  limitatamente al periodo di pubblicazione.

La durata del periodo di pubblicazione è stabilita dal responsabile del procedimento amministrativo sulla base di disposizioni legislative, regolamentari e provvedimentali.

In mancanza di indicazioni diverse, la durata della pubblicazione è di quindici giorni consecutivi.

Per motivate esigenze, il responsabile del procedimento amministrativo può richiedere un periodo di pubblicazione di durata maggiore o minore ai 15 giorni.

Il periodo di pubblicazione inizia dal primo giorno non festivo seguente alla data di pubblicazione; a tal fine, il sabato è considerato giorno non festivo.

 I documenti soggetti a termini di scadenza per la presentazione di istanze sono pubblicati sino al giorno della scadenza.

Nei casi di accertato malfunzionamento del sistema informatico che comportino una riduzione del tempo effettivo di pubblicazione, questo sarà prolungato per un periodo di tempo pari alla durata dell’interruzione.

Il RPA è responsabile della corretta tenuta dei documenti e dei fascicoli della propria UOR, cioè dell’archivio corrente di propria competenza della UOR stessa.

Il responsabile si attiene alle indicazioni che vengono fornite a livello generale dal responsabile della gestione documentale e da quanto espressamente indicato nel presente Manuale di gestione del protocollo informatico.

Per la documentazione/fascicoli analogici qualora una UOR dovesse spostare la documentazione corrente, a seguito di mutamento della sede operativa o per altra ragione, dovrà darne informazione al Responsabile della gestione documentale.

Presso l’archivio di deposito analogico sono conservati il complesso dei fascicoli e i documenti relativi a procedimenti conclusi, per i quali non risulta più necessaria la trattazione corrente o verso i quali può sussistere solo un interesse sporadico. Tali documenti sono conservati con le modalità indicate dal responsabile della gestione documentale, rispettando l’organizzazione che essi avevano nell’archivio corrente.

L’archivio di deposito analogico è gestito e conservato a cura del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi (artt. 50, 61 e 67 DPR 445/2000, art. 3 DPCM 3/12/2013).

 Su richiesta dell’RPA e compatibilmente con le risorse disponibili si effettuano trasferimenti degli archivi di deposito all’Archivio Storico di Ateneo. Il passaggio è necessariamente segnato dalla selezione e dalle procedure di scarto legale coordinate dal Responsabile della gestione documentale in armonia con quanto disposto dal Testo Unico dei Beni culturali cui i documenti dell’università sono assoggettati.

L’ordinamento delle unità archivistiche nell’archivio di deposito e storico avviene nel rispetto del principio di provenienza e dell’ordine originario. In particolare, per i fascicoli, l’ordinamento è quello stabilito dal repertorio informatico dei fascicoli.

Il titolario di classificazione è parte integrante del presente Manuale ed è applicabile solo ai documenti prodotti/ricevuti dopo la sua adozione.

I fascicoli prodotti in precedenza vengono archiviati sulla base dei titolari/piani di classificazioni in vigore al momento della loro produzione.

Fascicoli e documenti analogici, prodotti senza l’applicazione di un titolario/piano di classificazione, sono ordinati dopo una adeguata analisi degli stessi, al fine di ordinarli secondo criteri condivisi e orientati ad essere perduranti nel tempo.

Il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, è titolare e responsabile del servizio di ricerca documentale, effettuato su richiesta degli uffici dell’Ateneo o di altri soggetti autorizzati

Il servizio viene di norma erogato tramite comunicazione delle informazioni richieste o con la trasmissione di copia della documentazione pertinente. Solo ove richiesto o necessario si ricorre al prelievo dal deposito e alla trasmissione della documentazione originale.

È consentito il richiamo temporaneo di uno o più fascicoli, già trasferiti all’archivio di deposito, da parte della UOR produttrice o altra UOR autorizzata. È vietata l’estrazione di documenti in originale dal fascicolo, che va mantenuto nell’ordine di sedimentazione derivante dall’archivio corrente, rispettando il vincolo archivistico (cioè l’appartenenza di ogni documento alla rispettiva unità o sottounità archivistica).

Il richiamo di uno o più fascicoli è consentito per il tempo necessario alla UOR richiedente per l’esaurimento della procedura o del procedimento amministrativo.

Nel rispetto di quanto previsto dal Testo Unico sui Beni Culturali (L42/2004) l’Ateneo promuove la conservazione, la consultazione e la valorizzazione del suo patrimonio archivistico.

In particolare l’Archivio storico è aperto alla consultazione di chiunque abbia interesse ad accedervi per scopi storici, fatti salvi i limiti alla riservatezza che sono previsti dal legislatore. La consultazione è un servizio che viene erogato dal Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. I documenti richiesti con apposito modulo ed individuati sugli inventari messi a disposizione dal Responsabile della Gestione documentale, vengono dati in visione e di essi è possibile richiederne copia.

Il Responsabile della gestione documentale attua tutte le iniziative finalizzate alla corretta conservazione della documentazione, sia in ambito analogico che digitale.

Per la conservazione della documentazione analogica, il Responsabile della gestione documentale verifica che nei depositi d’archivio siano rispettati i criteri che garantiscano la sicurezza della documentazione (ordinamento, sicurezza dei locali con sistemi antincendio e antintrusione, il controllo di temperatura e umidità relativa, prevenzione dall’intrusione di agenti patogeni, ordinaria manutenzione e pulizia, spolveratura periodica), in collaborazione con i servizi preposti alle attività tecniche e ai servizi generali.