La conservazione dei documenti analogici si basa essenzialmente sulla conservazione del supporto documentario e dei segni su di esso apposti, nonché sul mantenimento dei vincoli archivistici.  Diverso il presupposto su cui si basa la conservazione dei documenti informatici che deve affrontare la sfida di mantenere nel tempo oggetti che hanno dematerializzato il supporto fisico, e richiedono pertanto una molteplicità di strumenti e risorse tecniche per essere conservati, letti e compresi nel corso del tempo, tenendo conto dei futuri cambiamenti tecnologici e di conoscenza (obsolescenza dei sistemi). 

Si può affermare che la conservazione dei documenti digitali, rispetto a quelli tradizionali, si sposta dal mantenimento nel tempo del supporto a quello del contenuto dovendo prevedere sia la cosiddetta conservazione dei bit (bit preservation), sia la conservazione logica (logical preservation) intesa come la capacità di comprendere e utilizzare l'informazione in futuro. Deve inoltre supportare il tracciamento della provenienza dei documenti e la garanzia della loro autenticità e integrità.

Infatti il sistema di conservazione a lungo termine deve assicurare nel tempo le caratteristiche descritte nel glossario allegato alle regole tecniche emanate con i DPCM 3 dicembre 2013 e 13 novembre 2014. In particolare ad ogni documento digitale si dovrà garantire:

·                    Autenticità: è la caratteristica di un documento informatico che fornisce la garanzia che il documento sia ciò che dichiara di essere, senza avere subito alterazioni o modifiche.;

·                    Integrità: è la qualità di un documento di essere completo e inalterato, cioè non avere subito modifiche non autorizzate;

·                    Affidabilità: esprime il livello di fiducia che l'utente, cioè colui che legge il documento ripone, o può riporre nel documento informatico;

·                    Leggibilità: è la caratteristica che definisce il mantenimento della fruibilità delle informazioni contenute nel documento durante l'intero ciclo di gestione dei documenti, cioè al momento della sua formazione o produzione, nelle sue forme di diffusione, nella sua memorizzazione e archiviazione e nella sua conservazione;( in certi casi si può distinguere tra leggibilità da parte di sistemi informatici o leggibilità da parte di un essere umano);

·                    Reperibilità: esprime la capacità di reperire ed esibire il documento con le caratteristiche sopra riportate.  

L’Università di Trieste è il produttore e il titolare delle unità documentarie informatiche poste in conservazione e - attraverso il proprio Responsabile della conservazione - definisce e attua le politiche complessive del Sistema di conservazione governandone la gestione con piena responsabilità ed autonomia.

Le regole tecniche sulla conservazione prevedono la possibilità di affidare, mediante contratto o convenzione di servizio, la conservazione a soggetti esterni pubblici o privati che offrano idonee garanzie organizzative e tecnologiche, accreditati come conversatori presso l'Agenzia per l'Italia Digitale. Pertanto in ottemperanza a questa norma, l’Università degli Studi di Trieste ha affidato la conservazione dei documenti digitali in outsourcing. (a Cineca e Legaldoc.)

Il Responsabile della conservazione è la persona fisica inserita stabilmente nell’organico del soggetto produttore dei documenti, che definisce e attua le politiche complessive del Sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato.

Nelle pubbliche amministrazioni il ruolo di Responsabile della conservazione può essere svolto dal Responsabile della gestione documentale. L’Università, ai sensi dell’art. 7, comma 1, del DPCM 3 dicembre 2013, con un provvedimento del Direttore generale prot. 13668 del 19/6/2015, ha nominato il Responsabile della conservazione dei documenti informatici.

È compito del Responsabile della conservazione, coadiuvato dal Responsabile del sistema di conservazione:

·                    accertare, con periodicità almeno annuale, la conformità del processo di conservazione alla normativa vigente; secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione;

·                    generare e sottoscrivere il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione o in specifici accordi di versamento;

·                    effettuare il monitoraggio del corretto funzionamento del Sistema di conservazione;

·                    assicurare la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità

·                    provvedere alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;

·                    assicurare la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento

·                    assicurare agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza; vigilare sul versamento dei documenti conservati all’Archivio centrale dello Stato e agli Archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti

·                    Nel caso di affidamento a soggetto esterno, il responsabile della conservazione mantiene il compito di vigilare sulla corretta esecuzione del contratto, nel rispetto della normativa e delle norme tecniche vigenti in materia.