La conservazione dei documenti analogici si basa essenzialmente sulla conservazione del supporto documentario e dei segni su di esso apposti, nonché sul mantenimento dei vincoli archivistici.  Diverso il presupposto su cui si basa la conservazione dei documenti informatici che deve affrontare la sfida di mantenere nel tempo oggetti che hanno dematerializzato il supporto fisico, e richiedono pertanto una molteplicità di strumenti e risorse tecniche per essere conservati, letti e compresi nel corso del tempo, tenendo conto dei futuri cambiamenti tecnologici e di conoscenza (obsolescenza dei sistemi). 

Si può affermare che la conservazione dei documenti digitali, rispetto a quelli tradizionali, si sposta dal mantenimento nel tempo del supporto a quello del contenuto dovendo prevedere sia la cosiddetta conservazione dei bit (bit preservation), sia la conservazione logica (logical preservation) intesa come la capacità di comprendere e utilizzare l'informazione in futuro. Deve inoltre supportare il tracciamento della provenienza dei documenti e la garanzia della loro autenticità e integrità.

Infatti il sistema di conservazione a lungo termine deve assicurare nel tempo le caratteristiche descritte nel glossario allegato alle regole tecniche emanate con i DPCM 3 dicembre 2013 e 13 novembre 2014. In particolare ad ogni documento digitale si dovrà garantire:

·                    Autenticità: è la caratteristica di un documento informatico che fornisce la garanzia che il documento sia ciò che dichiara di essere, senza avere subito alterazioni o modifiche.;

·                    Integrità: è la qualità di un documento di essere completo e inalterato, cioè non avere subito modifiche non autorizzate;

·                    Affidabilità: esprime il livello di fiducia che l'utente, cioè colui che legge il documento ripone, o può riporre nel documento informatico;

·                    Leggibilità: è la caratteristica che definisce il mantenimento della fruibilità delle informazioni contenute nel documento durante l'intero ciclo di gestione dei documenti, cioè al momento della sua formazione o produzione, nelle sue forme di diffusione, nella sua memorizzazione e archiviazione e nella sua conservazione;( in certi casi si può distinguere tra leggibilità da parte di sistemi informatici o leggibilità da parte di un essere umano);

·                    Reperibilità: esprime la capacità di reperire ed esibire il documento con le caratteristiche sopra riportate.