È compito del Responsabile della conservazione, coadiuvato dal Responsabile del sistema di conservazione:

·                    accertare, con periodicità almeno annuale, la conformità del processo di conservazione alla normativa vigente; secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione;

·                    generare e sottoscrivere il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione o in specifici accordi di versamento;

·                    effettuare il monitoraggio del corretto funzionamento del Sistema di conservazione;

·                    assicurare la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità

·                    provvedere alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;

·                    assicurare la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento

·                    assicurare agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza; vigilare sul versamento dei documenti conservati all’Archivio centrale dello Stato e agli Archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti

·                    Nel caso di affidamento a soggetto esterno, il responsabile della conservazione mantiene il compito di vigilare sulla corretta esecuzione del contratto, nel rispetto della normativa e delle norme tecniche vigenti in materia.