Art. 12 Rimborsi dei costi di vitto e alloggio

1. Sono ammissibili le seguenti tipologie di spesa:

• consumazione di pasti e/o spuntini (compreso l’uso del frigobar – vedasi art. 7 c. 1)

• pernottamento presso una struttura ricettiva, convenzionata se in Italia

• alloggio in residence per missioni in Italia e all’estero superiori a dieci giorni, qualora più economico rispetto al soggiorno alberghiero

• spese aggiuntive per prenotazioni di strutture ricettive diverse (hotel, b&b o appartamenti su piattaforme online), se imputati in fattura/ricevuta o desumibili da altro documento comprovante la spesa

• tassa di soggiorno, se imputata in fattura o allegata alla fattura principale del pernottamento

2. I pasti possono essere rimborsati solo se consumati nel luogo di svolgimento della missione, compresi aeroporti, stazioni ferroviarie e porti di partenza/arrivo (con esclusione dell’aeroporto/stazione ferroviaria/porto del Comune di dimora abituale), o durante il viaggio di andata o ritorno (inclusi i pasti in itinere a bordo dei mezzi di trasporto), purché le relative soste risultino coerenti con il normale tragitto. Le ricevute o gli scontrini fiscali (o documento commerciale a valenza fiscale) devono riportare una specifica delle pietanze consumate; sono, altresì, rimborsabili le ricevute/scontrini/documenti commerciali riportanti la dizione “un pasto completo” o “menu fisso”. Qualora la dizione sulla ricevuta/scontrino/documento commerciale non risulti esaustiva (es. “Reparto 1” o simili), è sufficiente che dal documento (o altro documento di evidenza, es. biglietto da visita dell’esercizio commerciale o sito internet) si evinca il servizio di ristorazione o somministrazione alimenti. In via del tutto eccezionale, nel caso in cui il soggetto interessato soggiorni in un residence o appartamento oppure in caso di necessità e urgenza oppure ove non esistano altre tipologie di esercizi commerciali, è consentito il rimborso di generi alimentari acquistati in esercizi commerciali al dettaglio, direttamente consumabili nel periodo di missione. Inoltre, dalla documentazione prodotta deve risultare la ragione sociale dell’esercizio commerciale, il luogo, la data e l’importo pagato.

3. Per le missioni in Italia, i soggetti inviati in missione devono utilizzare, dove possibile, alberghi convenzionati; in alternativa:

a) se non viene utilizzato un albergo convenzionato, i soggetti hanno diritto al rimborso della spesa nel limite del costo più basso praticato dalle strutture di pari categoria convenzionate ubicate nella località di missione;

b) se non fosse possibile pernottare in alberghi convenzionati, per assenza di strutture o indisponibilità di stanze, il costo massimo è consentito, secondo l’allegata tabella A1.

Eventuali fruizioni di “camere doppie” possono essere rimborsate per un ammontare fino al costo della camera singola, che deve essere indicato con apposita dichiarazione dallo stesso albergatore. Viene ammesso il rimborso per la categoria superiore rispetto alla categoria di pertinenza, qualora si documenti la convenienza economica e si usufruisca di tariffe scontate.

4. Il rimborso avviene previa presentazione di valida ricevuta/fattura/documento commerciale a valenza fiscale quietanzato comprovante l’avvenuto pagamento. Qualora si provveda alla prenotazione online di alloggi con pagamento mediante carta di credito e non sia possibile ottenere l’emissione della fattura o ricevuta fiscale o altro documento commerciale a valenza fiscale, è consentito il rimborso dietro presentazione della relativa stampa di conferma della prenotazione dalla quale risultino tutti gli elementi per procedere al rimborso (utilizzatore del servizio, date pernottamento, servizi utilizzati, prezzo) accompagnata dal documento di addebito sulla carta elettronica (scontrino del POS o e/c carta di credito e/o estratto c/c).

5. In assenza di esplicita equiparazione (sul documento comprovante la spesa) della corrispondenza della categoria dell’albergo estero con la categoria italiana spettante è necessario autocertificare tale informazione.

6. In caso di missione per la partecipazione a corsi, seminari, convegni, qualora sia prevista una tariffa agevolata per il pernottamento nell’hotel sede dell’iniziativa, anche se di categoria superiore a quella di spettanza, il rimborso è dovuto entro e non oltre l’importo delle tabelle A1 e A2. 

7. Ai soggetti in missione in un contesto particolarmente disagiato, sia dal punto di vista ambientale che per la natura dei compiti da espletare, che si trovano nell’impossibilità di fruire del pasto e/o del pernottamento per mancanza di strutture e servizi di ristorazione, viene corrisposto, dietro specifica richiesta scritta, un rimborso forfettario giornaliero di Euro 20,66 al giorno. Se i soggetti in questione non optano per il rimborso forfettario, è possibile lo spostamento in località immediatamente vicine per la consumazione dei pasti oppure la consumazione dei pasti in treno o a bordo di altri mezzi di trasporto o consumati in itinere durante una sosta obbligatoria in attesa di coincidenze di altri mezzi di trasporto per raggiungere la destinazione.

8. Le attività che rientrano in un contesto particolarmente disagiato sono le seguenti:

• luoghi remoti ed isolati

• luoghi impervi e di difficile accessibilità

• luoghi oggetto di devastazioni o catastrofi naturali, nei quali il personale si rechi per interventi di protezione civile o di cooperazione sociale

• luoghi di guerra o oggetto di catastrofi umanitarie

9. Nel caso di missioni svolte da più persone, il trattamento giuridico-economico è elevato a quello di maggior favore, ovvero a quella di qualifica più elevata, purché il dipendente di qualifica inferiore sia chiamato a svolgere compiti di collaborazione. L’attività di collaborazione deve essere esplicitamente evidenziata nell’atto di autorizzazione e nella richiesta di rimborso.