1. Il Fondo Economale dell’Università degli Studi di Trieste è unico.

2. Con Decreto del Direttore Generale viene individuato il Consegnatario del Fondo economale e i Sub-consegnatari del Fondo presso i Dipartimenti dell’Ateneo, su indicazione del Direttore del Dipartimento, nonché il Sub-consegnatario presso l’amministrazione centrale.

3. Con il medesimo decreto sono individuati i dipendenti incaricati di sostituire il Consegnatario e i Sub-consegnatari in caso di assenza o temporaneo impedimento.

1. Il Consegnatario del Fondo economale e i Sub-consegnatari sono soggetti, oltre che alle responsabilità previste in qualità di dipendenti dell’Ateneo, anche alla responsabilità contabile relativa al maneggio di denaro, ai sensi delle norme legislative e regolamentari vigenti. I Sub-consegnatari devono rendere il conto della cassa economale di loro spettanza al Consegnatario entro il 60° giorno successivo alla chiusura dell’esercizio, il quale provvederà alla redazione del modello di resa del fondo economale unico di ateneo.

2. Il Consegnatario e i Sub-consegnatari sono responsabili delle discordanze fra il Fondo economale e le risultanze rilevate in qualsiasi fase di controllo, e sono personalmente responsabili delle somme e dei valori ricevuti.

3. Il Consegnatario e i Sub-consegnatari devono custodire il denaro e gli altri valori in cassaforte o cassetta di sicurezza munita di chiave.

4. Il Consegnatario e i Sub-consegnatari devono conservare la documentazione relativa alle spese sostenute presso la sede della struttura assegnataria della cassa economale.

1. All’inizio di ciascun esercizio finanziario e, ove necessario, nel corso di esso, con provvedimento autorizzatorio del Direttore Generale, il Fondo economale è anticipato al Consegnatario e ai Sub-consegnatari con ordinativi di pagamento a proprio ordine.

2. Il Consegnatario e i Sub-consegnatari registrano l’importo ricevuto nel registro del Fondo economale.

1. Il Consegnatario e i Sub-consegnatari eseguono pagamenti per contanti attraverso il Fondo economale, nel rispetto delle procedure previste dal presente Regolamento, dal Regolamento di Ateneo per l’Amministrazione, la Finanza e la Contabilità e delle altre norme vigenti, per le seguenti spese minute di carattere urgente e contingente:

a) spese minute per l’acquisto di beni e servizi per piccole riparazioni e manutenzione di mobili, macchine e attrezzature e di locali;

b) spese minute per trasporto o per il funzionamento degli automezzi;

c) spese minute per l’acquisto di libri, audiovisivi, stampa quotidiana e periodica e prodotti editoriali;

d) spese minute per cerimonie, mostre, convegni, spese di rappresentanza istituzionali e per il funzionamento degli Organi Istituzionali;

e) spese minute d’ufficio e per prodotti a fini di didattica e ricerca;

f) spese postali e telegrafiche e per valori bollati e generi di monopolio di Stato;

g) spese contrattuali, di pubblicazioni di avvisi previsti per legge, di registrazione e visure catastali o indifferibili a pena danni;

h) imposte, tasse, canoni e diritti erariali o doganali.

2. Per quanto riguarda le spese di rappresentanza, per la cui disciplina si rimanda all’apposito regolamento, deve sussistere lo stretto legame con i fini istituzionali dell’ente dalla documentazione probatoria. In ogni caso, come precisato dalla giurisprudenza contabile, è necessario rendicontare puntualmente la spesa, non essendo legittimo un rimborso di denaro pubblico per spese non provate nell’an e nel quantum.

1. La richiesta di pagamento attraverso il Fondo Economale può avvenire con erogazione di anticipo di contante o con erogazione di rimborso della spesa sostenuta.

2. La richiesta di anticipo o rimborso va effettuata, da parte del responsabile della spesa, utilizzando il modulo allegato al presente regolamento.

3. Il consegnatario e i sub-consegnatari, prima di procedere all’erogazione dell’anticipo o rimborso, verificano l’ammissibilità della spesa in relazione a quanto previsto dal presente regolamento.

Il rimborso può essere erogato a fronte della presentazione di idoneo documento fiscale, preferibilmente rappresentato da ricevuta, scontrino fiscale parlante, documento commerciale a valenza fiscale.

Nel documento giustificativo della spesa devono figurare l’importo pagato, la denominazione del fornitore, la descrizione del bene/servizio acquistato.

4. Nel caso di anticipazione di cassa la certificazione della spesa, di cui al comma 3, dovrà essere tempestivamente consegnata al consegnatario o sub-consegnatario.

1. Il limite massimo per ciascuna spesa economale in contanti è fissato in euro 500,00 Iva compresa, fatte salve eventuali modifiche alla normativa sui pagamenti per contanti (attualmente, art. 49 d.lgs. 231/2007), con la possibilità di derogare a tale limite in incremento solo per i punti di cui alle lettere f), g) e h) e, in ogni caso, nel limite massimo stabilito nella normativa sui pagamenti per contanti.

1. La gestione del Fondo economale da parte del Consegnatario e dei Sub-consegnatari è unica per tutte le operazioni, che devono essere cronologicamente registrate nell’ apposito registro del Fondo economale entro il mese nel quale sono state effettuate, fatta eccezione per eventuali spese sostenute dopo la chiusura del fondo economale del mese di dicembre che saranno registrate nell’apposito registro del Fondo economale del mese di gennaio dell’anno successivo.

1. Durante l’esercizio contabile il Fondo economale è reintegrabile previa presentazione da parte del Consegnatario e dei Sub-consegnatari del rendiconto delle somme già spese agli uffici contabili competenti. Tuttavia, al fine di evitare che l’utilizzo del Fondo economale avvenga in maniera ricorsiva da parte delle strutture di ateneo, in ogni caso non potranno essere superate spese annue sostenute attraverso il Fondo economale, compresi i reintegri, di euro 20.000,00 per l’Amministrazione centrale, e di Euro 12.000,00 per i Dipartimenti.

2. Il reintegro, totale o parziale, avviene con ordinativi di pagamento emessi all’ordine del Consegnatario e dei Sub-consegnatari e da questi debitamente quietanzati. Gli ordinativi di pagamento sono tratti sulle nature contabili di pertinenza, secondo la spesa effettuata.

3. I reintegri del Fondo devono essere cronologicamente registrati nell’ apposito registro del Fondo economale.

4. Alla fine dell’esercizio contabile il Consegnatario e i Sub-consegnatari restituiscono il fondo anticipato, mediante versamento sul conto dell’Università.

1. La gestione del Fondo economale è soggetta a verifiche da parte del Collegio dei Revisori dei Conti; pertanto il Consegnatario e i Sub-consegnatari hanno l’obbligo tenere sempre aggiornato il registro del Fondo economale, integrato dalla pertinente documentazione.

2. Verifiche di cassa possono essere disposte in qualsiasi momento anche dal Direttore Generale o suo delegato.

3. Il Consegnatario e i Sub-consegnatari sono tenuti alla resa del conto giudiziale della propria gestione nei termini previsti dalla normativa vigente.

1. È fatto divieto al Consegnatario e ai Sub-consegnatari del Fondo economale di ricevere in custodia denaro, oggetti e valori di proprietà privata.