1. L’Università degli Studi di Trieste garantisce il diritto di accesso agli atti e ai documenti amministrativi a chiunque abbia un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento del quale si chiede l’accesso.

2. Costituiscono oggetto del diritto di accesso tutti i documenti amministrativi formati o stabilmente detenuti dall’Università, salve le esclusioni e le limitazioni di cui all’art. 7 del presente regolamento. In ogni caso l’Università non è tenuta ad elaborare dati al fine di soddisfare la richiesta di accesso.

3. Il diritto di accesso si esercita nei confronti dell’unità organizzativa che ha formato o detiene stabilmente il documento. Qualora la richiesta sia indirizzata ad un ufficio diverso da quello competente, il responsabile dell’ufficio trasmette immediatamente la richiesta all’ufficio competente.

4. L’accesso agli atti da parte di soggetti pubblici si informa al principio di leale cooperazione istituzionale, ai sensi dell’art. 22, comma 5, della legge n. 241/1990.

1. Il diritto d’accesso viene esercitato in via formale o in via informale.

2. La richiesta di accesso in via formale, inoltrabile per via telematica, va presentata mediante istanza scritta al Responsabile del procedimento, anche utilizzando il modulo predisposto dalla Amministrazione.

3. La richiesta deve essere motivata, indicando gli estremi del documento richiesto o altri elementi che ne consentano l’individuazione, specificando l’interesse diretto alla richiesta, indicando le modalità con le quali si intende esercitare il diritto di accesso e dimostrando la propria identità.

4. Alternativamente la richiesta può essere presentata in via informale, verbalmente, qualora in base alla natura del documento richiesto, non risulti l'esistenza di controinteressati, non sorgano dubbi sulla legittimazione della persona richiedente e pertanto la richiesta sia accoglibile immediatamente.

5. Qualora la richiesta sia irregolare o incompleta, l'amministrazione, entro dieci giorni, ne dà comunicazione al richiedente con mezzo idoneo a comprovarne la ricezione. In tale caso, il termine del procedimento inizia a decorrere dalla presentazione della richiesta perfezionata, che deve pervenire in ogni caso non oltre dieci giorni dalla richiesta di regolarizzazione. In difetto di regolarizzazione tempestiva, la domanda deve intendersi respinta.

6. I componenti degli organi dell’Università hanno diritto di accedere alle informazioni detenute dagli uffici e dalle strutture, purché attinenti al loro mandato, con l’esclusivo fine di utilizzarle nell’esercizio delle loro funzioni e nel rispetto della normativa vigente.

7. L’Università promuove l’esercizio del diritto d'accesso per via telematica; a tal fine le istanze di accesso possono essere inviate all’indirizzo email dell’unità organizzativa competente con le modalità di cui all’art. 38, comma 3 del DPR n. 445/2000 e all’art. 65 del D. Lgs. n. 82/2005. In caso di accoglimento della richiesta di accesso, l’Università, ove possibile, provvede all’invio dell’esito al richiedente con le modalità telematiche previste dalla normativa vigente.

8. Il diritto di accesso si esercita mediante visione gratuita dei documenti richiesti oppure loro estrazione, subordinata al rimborso dei costi di riproduzione secondo quanto previsto dall’art. 15.

1. L’atto di accoglimento della richiesta di accesso è disposto dal Responsabile del procedimento con nota di accoglimento che viene trasmessa alla persona interessata, con l’indicazione di un congruo periodo di tempo, comunque non inferiore a quindici giorni, per prendere visione dei documenti e per estrarne eventuale copia.

L’esame dei documenti è gratuito e avviene, nelle ore d'ufficio, presso la struttura indicata; il rilascio di documenti ed informazioni in formato cartaceo è subordinato al rimborso dei costi di riproduzione.

La persona interessata può prendere appunti e trascrivere in tutto o in parte il contenuto dei documenti visionati con l'espresso divieto, penalmente sanzionato, di alterarli o asportarli dal luogo in cui gli stessi sono dati in visione.  

2. Qualora la richiesta di accesso venga differita ad un momento successivo dal Responsabile del procedimento per la salvaguardia di temporanee esigenze dell’Amministrazione, soprattutto nell’ambito delle procedure concorsuali o di gara, per le quali la conoscenza dei documenti di pertinenza può compromettere il buon andamento dell’azione amministrativa, ne viene data comunicazione alla persona interessata tramite un provvedimento motivato.

3. In caso di diniego alla richiesta, il Responsabile del procedimento ne dà comunicazione con provvedimento motivato, indicando espressamente gli elementi che comprovano l’esistenza del pregiudizio concreto, previsti dall’art. 24 della legge 241/90 e i mezzi di ricorso esperibili.

4. Il procedimento di accesso si conclude entro il termine di trenta giorni dalla ricezione della richiesta, salve le sospensioni di cui agli artt. 4 e 5 del presente regolamento. Decorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta, questa si intende respinta.

5. Avverso il provvedimento di diniego di accesso, può essere presentato ricorso^[1] al TAR o al difensore civico competente nei termini di legge.      

1. Qualora vengano individuati soggetti controinteressati alla richiesta di accesso che potrebbero ritenere compromesso il loro diritto alla riservatezza, il Responsabile del procedimento è tenuto a dare loro comunicazione in ordine alla richiesta di accesso.

2. Entro dieci giorni dalla ricezione della suddetta comunicazione, i controinteressati possono presentare opposizione alla richiesta di accesso, motivandone le ragioni. In tal caso il termine di conclusione del procedimento è sospeso.

3. Decorso inutilmente il termine di dieci giorni, l’Amministrazione provvede in merito.

4. I partecipanti a procedure concorsuali e/o selettive, salvo deroghe previste dalla legge, non assumono il ruolo di controinteressati.

1. Il diritto di accesso documentale è escluso nei casi previsti dalla legge e secondo quanto precisato nel presente articolo, fermo restando che i documenti amministrativi non possono essere sottratti all'accesso ove sia sufficiente far ricorso al potere di differimento.

2. L’accesso documentale è escluso qualora la richiesta:

a) abbia un oggetto generico e indeterminato;

b) non riguardi documenti esistenti, ma preveda un’attività di elaborazione dati;

c) abbia come oggetto i documenti inerenti ai procedimenti giurisdizionali in corso, ai procedimenti disciplinari, alle azioni di responsabilità amministrativo-contabile, nonché i rapporti relativi agli atti delle inchieste ispettive ad essi preliminari o abbia ad oggetto dati giudiziari;

d) abbia come oggetto documenti relativi a studi e ricerche tutelate dal diritto di invenzione, nonché i risultati di ricerche commissionate da terzi e, più in generale, i documenti che sono di proprietà intellettuale di terzi;

e) abbia come oggetto documenti relativi al trattamento economico, salvo quello tabellare, alla salute, alla situazione finanziaria e alla vita privata dei dipendenti, nonché di soggetti estranei all’Università, membri di organi collegiali e commissioni presso l'Università;

f) abbia come oggetto verbali delle riunioni degli Organi di governo, nelle parti riguardanti atti, documenti ed informazioni sottratti all’accesso ai sensi del presente articolo o di rilievo puramente interno;

g) abbia ad oggetto i documenti relativi a procedure concorsuali fino all'adozione del provvedimento conclusivo delle medesime procedure, fermo restando quanto previsto dall'art. 12, comma 3, DPR 487/1994; in ogni caso sono sottratti all'accesso i documenti contenenti informazioni di carattere psico-attitudinale relativi a terzi;

h) abbia come oggetto documenti e libri contabili, ad eccezione dei bilanci approvati con delibera dei competenti organi amministrativi e dipartimentali;

i) abbia come oggetto note interne d’ufficio e documenti relativi a rapporti di consulenza, patrocinio legale, nonché pareri resi in relazione a liti potenziali o in atto e la inerente corrispondenza, salvo che gli stessi costituiscano presupposto logico-giuridico di altri provvedimenti amministrativi non esclusi dall’accesso e siano da questi ultimi richiamati;

j) riguardi atti oggetto di vertenza giudiziaria o comunque di contenzioso e connessi al diritto di difesa, ivi compresa la inerente corrispondenza, nonché le consulenze tecniche la cui divulgazione potrebbe compromettere l’esito del giudizio o del reclamo o dalla cui diffusione potrebbe concretizzarsi violazione del segreto professionale o istruttorio;

l) abbia come oggetto le denunce presentate dal personale su condotte illecite (cd. “whistleblowing”);

m) riguardi documenti oggetto di segreto di Stato ai sensi della legge n. 801/1977, o di altro segreto o divieto di divulgazione previsti dall’articolo 24 della legge n. 241/1990 e dall’art. 8 del D.P.R. n. 352/92 o da altra normativa vigente, anche in relazione ai rapporti dell’Università con organi costituzionali o di rilievo costituzionale o sottratti all’accesso dalla pubblica amministrazione che li abbia formati;

n) sia concernente gli impianti di sicurezza degli edifici destinati a sede dell’Università;

o) sia concernente l’organizzazione e il funzionamento dei servizi di sicurezza nell’ambito dell’Università in occasione di visite ufficiali di autorità civili e militari o di incontri con rappresentanti italiani o stranieri;

p) riguardanti i procedimenti finalizzati a garantire la sicurezza del personale dell’Università;

q) riguardi documenti dalla cui divulgazione possa derivare una lesione alle relazioni internazionali, con riferimento alle ipotesi previste dai trattati e dalle relative leggi di attuazione, ed in particolare i documenti inerenti ai rapporti tra l'Università e le istituzioni dell’Unione europea, nonché tra l’Università ed enti ed organismi di organizzazioni internazionali o di altri paesi, anche in occasione di visite, dei quali non sia autorizzata o prevista la divulgazione;

3. Nel caso di documenti contenenti dati sensibili e giudiziari, l’accesso è consentito nei limiti in

cui sia strettamente indispensabile. In particolare, in presenza di dati genetici, relativi alla salute, alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona, l’accesso è consentito se la situazione giuridicamente rilevante che si intende tutelare consiste in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale.

4. Non sono accessibili le informazioni in possesso dell’Università che non siano già raccolte in un documento amministrativo, salvo quanto stabilito dalla normativa vigente in materia di accesso a dati personali da parte della persona a cui i dati si riferiscono.

5. Il diritto di accesso documentale è esercitabile fino a quando l’Università ha l’obbligo di detenere i documenti amministrativi di cui è stato chiesto l’accesso.

6. In nessun caso è consentito riprodurre, diffondere o comunque utilizzare a fini commerciali le informazioni ottenute mediante l’esercizio del diritto di accesso di cui al presente regolamento.

1. Fermo restando quanto previsto dal codice dei contratti pubblici di cui al D. Lgs.  n. 36/2023, il Responsabile del procedimento per gli accessi agli atti delle procedure di affidamento e di esecuzione dei contratti pubblici è il RUP della procedura di affidamento.

2. Le stazioni appaltanti e gli enti concedenti assicurano, in modalità digitale, l’accesso agli atti delle procedure di affidamento e di esecuzione dei contratti pubblici, mediante acquisizione diretta dei dati e delle informazioni inseriti nelle piattaforme, ai sensi degli articoli 3-bis e 22 e seguenti della legge n. 241/1990.

3. Fatta salva la disciplina prevista dal codice per i contratti secretati o la cui esecuzione richiede speciali misure di sicurezza, l’esercizio del diritto di accesso è differito:

a) nelle procedure aperte, in relazione all'elenco dei soggetti che hanno presentato offerte, fino alla scadenza del termine per la presentazione delle medesime;

b) nelle procedure ristrette e negoziate e nelle gare informali, in relazione all'elenco dei soggetti che hanno fatto richiesta di invito o che hanno manifestato il loro interesse, e in relazione all'elenco dei soggetti che sono stati invitati a presentare offerte e all'elenco dei soggetti che hanno presentato offerte, fino alla scadenza del termine per la presentazione delle offerte medesime. Ai soggetti la cui richiesta di invito sia stata respinta è consentito l'accesso all'elenco dei soggetti che hanno fatto richiesta di invito o che hanno manifestato il loro interesse, dopo la comunicazione ufficiale, da parte delle stazioni appaltanti o degli enti concedenti, dei nominativi dei candidati da invitare;

c) in relazione alle domande di partecipazione e agli atti, dati e informazioni relativi ai requisiti di partecipazione di cui agli articoli 94, 95 e 98 del D. Lgs.  n. 36/2023 e ai verbali relativi alla fase di ammissione dei candidati e offerenti, fino all’aggiudicazione;

d) in relazione alle offerte e ai verbali relativi alla valutazione delle stesse e agli atti, dati e informazioni a questa presupposti, fino all’aggiudicazione;

e) in relazione alla verifica della anomalia dell'offerta e ai verbali riferiti alla detta fase, fino all’aggiudicazione.

4. Fino alla conclusione delle fasi o alla scadenza dei termini di cui al comma 3 gli atti, i dati e le informazioni non possono essere resi accessibili o conoscibili. Per i pubblici ufficiali o per gli incaricati di pubblico servizio la violazione della presente disposizione rileva ai fini dell'articolo 326 del codice penale.

5. Fatta salva la disciplina prevista per i contratti secretati o la cui esecuzione richiede speciali misure di sicurezza, e salvo quanto disposto dal comma 6, il diritto di accesso e ogni forma di divulgazione:

a) possono essere esclusi in relazione alle informazioni fornite nell'ambito dell'offerta o a giustificazione della medesima che costituiscano, secondo motivata e comprovata dichiarazione dell'offerente, segreti tecnici o commerciali;

b) sono esclusi in relazione:

1) ai pareri legali acquisiti dai soggetti tenuti all'applicazione del D. Lgs.  n. 36/2023, per la soluzione di liti, potenziali o in atto, relative ai contratti pubblici;

2) alle relazioni riservate del direttore dei lavori, del direttore dell'esecuzione e dell'organo di collaudo sulle domande e sulle riserve del soggetto esecutore del contratto;

3) alle piattaforme digitali e alle infrastrutture informatiche utilizzate dalla stazione appaltante o dall’ente concedente, ove coperte da diritti di privativa intellettuale.

6. In relazione all'ipotesi di cui al comma 5 lettere a) e b) numero 3), è consentito l'accesso al concorrente, se indispensabile ai fini della difesa in giudizio dei propri interessi giuridici rappresentati in relazione alla procedura di gara.