Il presente Regolamento disciplina la concessione in uso temporaneo a soggetti pubblici e privati, degli spazi di proprietà o nella disponibilità dell’Università degli Studi di Trieste e le modalità per la valorizzazione della sua immagine in occasione di tali utilizzi.

Gli spazi possono essere chiesti in concessione d’uso da: 

a) soggetti e componenti interne alla comunità accademica;

b) soggetti terzi, pubblici o privati.

Tra i soggetti interni, ci sono:

• Associazioni Studentesche riconosciute dall’Università ed iscritte all’Albo delle Associazioni studentesche e Liste studentesche per lo svolgimento di attività e manifestazioni di carattere culturale e/o inerenti le attività di competenza delle stesse per la realizzazione di iniziative sia autogestite che finanziate dall’Università. 

• docenti, ricercatori e personale tecnico amministrativo dell’Università degli Studi di Trieste 

Gli spazi possono essere concessi in uso per lo svolgimento di attività con le seguenti finalità:

• manifestazioni o eventi organizzati dall’Università per il raggiungimento dei propri fini istituzionali; 

• manifestazioni o eventi organizzati da soggetti interni o terzi in collaborazione e/o con il patrocinio dell’Università per iniziative di carattere culturale, scientifico, didattico-formativo, divulgativo; 

• manifestazioni, eventi od attività organizzate da soggetti terzi per finalità proprie.

In nessun modo le attività svolte dai concessionari possono pregiudicare le attività istituzionali dell’Ateneo.

Gli spazi sono concessi in uso temporaneo, compatibilmente con il normale svolgimento delle attività istituzionali dell’Ateneo, e solo per il periodo richiesto. Sarà data preferenza alle attività didattiche (lezioni, esami di profitto e di laurea, test di ingresso…) rispetto a tutte le altre attività (convegni, conferenze, seminari…).

La concessione in uso può essere accordata per manifestazioni quali:

convegni, seminari, congressi, cineforum, concorsi/selezioni, assemblee, cerimonie, svolgimento di riprese fotografiche e cinematografiche.

Servizi di piccolo ristoro/buffet potranno essere autorizzati solo in via eccezionale ed in ogni caso in via subordinata alle attività oggetto di autorizzazione principale.

La concessione degli spazi dell’Università è in ogni caso vietata per manifestazioni/propaganda di partiti e movimenti politici e religiosi. 

È altresì vietata la concessione degli spazi per iniziative in contrasto con la legge o per finalità contrarie all’ordine pubblico o in contrasto con le finalità istituzionali/ mission di Ateneo.

Non è consentita la concessione in uso delle aule e degli spazi per l’uso individuale di singole persone fisiche.

La concessione in uso degli spazi non comporta l'autorizzazione dell'uso del nome e del logo dell'Ateneo, che sono consentite solo per le iniziative patrocinate dall’Università come al successivo art. 16.

Le concessioni sono rilasciate dall’ufficio competente, previa verifica dell’uso richiesto.

Possono essere oggetto di concessione in uso gli spazi universitari interni o esterni agli edifici universitari:

-  aule didattiche dotate di servizio di videoproiezione e attrezzature multimediali;

-  sale con struttura adatta allo svolgimento di convegni e conferenze;

- spazi aperti quali piazzali e aree verdi di proprietà o in uso

L’utilizzo degli spazi da parte del concessionario deve essere compatibile con la destinazione d’uso e con le specifiche caratteristiche strutturali e di agibilità degli spazi richiesti.

Gli spazi interni ed esterni che possono essere concessi in uso sono elencati nell’Allegato “spazi universitari e tariffario” al presente Regolamento.

Non sono oggetto di concessione d’uso i laboratori. 

I laboratori di informatica possono essere di supporto per selezioni concorsuali o test di ammissione.

I soggetti interessati alla concessione in uso temporaneo degli spazi dell’Università debbono presentare richiesta formale, mediante la compilazione della domanda on-line (modulo “Richiesta concessione” allegato al presente Regolamento. La domanda, intestata al Direttore Generale e inoltrata all’Ufficio di riferimento, completa di tutte le informazioni sull’iniziativa, va presentata almeno 15 giorni lavorativi prima della data prevista per l’utilizzo al fine di valutare l’accoglibilità della domanda ed eventuali ulteriori adempimenti. 

Le richieste pervenute con un anticipo inferiore saranno eventualmente evase solo compatibilmente con le esigenze dell’Amministrazione per le necessarie attività istruttorie.

Per l’autorizzazione l’Ufficio potrà chiedere ulteriori informazioni relative all’evento o formulerà la necessità di uno o più sopralluoghi per una più precisa valutazione della richiesta e definizione dei servizi da attivare

L’ufficio preposto avvia l’istruttoria per la verifica della compatibilità dell’iniziativa con l’attività istituzionale, la disponibilità degli spazi, e superata la fase di accertamento, nel corso della quale potrà chiedere ulteriori elementi conoscitivi dell’attività da svolgersi, provvederà a comunicare al richiedente l’accettazione della richiesta, mediante la sottoscrizione dell’atto di concessione con l’indicazione degli oneri e obblighi a suo carico. 

Nel caso di rigetto dell’istanza, ovvero di indisponibilità degli spazi richiesti, si provvederà ad informare il soggetto richiedente e ove possibile a proporre una data diversa o uno spazio alternativo. 

La concessione in uso di aule e/o spazi per manifestazioni che, in base alla normativa vigente, necessitano di autorizzazione da parte di Autorità esterne (SIAE, ASL, Prefetto, autorizzazioni comunali della Commissione di vigilanza, e regolamenti comunali in materia di attività rumorose, etc.) è subordinata alla verifica dell’ottenimento delle stesse.

È onere del soggetto richiedente, verificare il rispetto degli adempimenti normativi.

La mancata sottoscrizione dell’atto di concessione entro il termine di 5 giorni lavorativi determina il venir meno di ogni obbligo dell’Università rispetto alla prenotazione dello spazio, che sarà considerato libero di essere mantenuto nella disponibilità o dato in concessione ad un altro soggetto. 

L’università può sempre revocare la concessione per sopravvenute ed eccezionali ragioni di sicurezza e di ordine pubblico o in caso di sopravvenute esigenze di carattere istituzionale, può proporre una diversa soluzione anche considerando una riduzione dei corrispettivi oneri. 

L’autorizzazione alla concessione in uso temporaneo di aule e spazi sia interni che esterni, per le finalità indicate all’art. 3, è di competenza del Direttore Generale per il tramite del Dirigente. 

La concessione all’uso temporaneo degli spazi e degli impianti in essa presenti può essere disposta a titolo gratuito o a titolo oneroso applicando il Tariffario di cui all’allegato denominato “Tariffario”:

TITOLO ONEROSO:

1-Tariffa ordinaria:

per iniziative promosse da soggetti esterni o interni dell’Ateneo, per attività diverse da quelle istituzionali o svolte al di fuori dell’orario di apertura delle sedi Universitarie, per i costi dovuti si applica il tariffario allegato al presente Regolamento.

2- Rimborso spese generali e degli eventuali servizi aggiuntivi richiesti:

per iniziative convegnistiche e seminariali di carattere scientifico promosse da soggetti interni e da strutture universitarie (Dipartimenti, Aree, …) in partecipazione con soggetti esterni (Atenei, Enti pubblici,..) che prevedano finanziamenti e/o sponsorizzazioni erogati a qualsiasi titolo a sostegno dell’iniziativa e per iniziative promosse da soggetti come Enti pubblici o privati, Consorzi che promuovono attività svolte nel rispetto di Accordi con l’Ateneo. 

Il concessionario rimborserà l’Amministrazione centrale le spese sostenute (c.d. “spese vive” ad esempio per il prolungamento dell’orario di apertura di una sede o l’intensificazione di attività di pulizia per il ripristino dei locali, spesa sostenuta per servizio di vigilanza o di supporto tecnico informatico)

TITOLO GRATUITO:

L’utilizzo temporaneo degli spazi è concesso a titolo gratuito a soggetti interni dell’Ateneo e alle strutture Dipartimentali per lo svolgimento delle attività istituzionali.

1. Attività promosse della Governance e dell’Amministrazione centrale per iniziative di carattere istituzionale ed eventi di Ateneo; 

2. Attività convegnistiche e seminariali di carattere scientifico e/o didattico organizzate dall’Ateneo anche in partnership con altri atenei o enti pubblici senza che sia previsto alcun sostegno economico;

3. Attività istituzionali di Dipartimento;

4. Attività culturali e sociali degli studenti approvate dal CdA dell’Ateneo;

5. Attività istituzionali di Organizzazioni Sindacali e Rappresentanze Sindacali Interne;

6. Attività istituzionali ed eventi degli organi di Ateneo (da Statuto: Senato, CdA, Consiglio degli Studenti, Comitato Unico di Garanzia, Comitato Sport, Comitato Etico);

7. Attività di informazione, divulgazione e promozione dell’Ateneo qualora gli uffici deputati alla comunicazione ne riconoscano tali caratteristiche.

Per l’utilizzo degli spazi, la somma dovuta dovrà essere versata dall’utilizzatore a seguito emissione di una fattura elettronica, mediante il sistema di avviso PagoPA.

Il pagamento dovrà essere eseguito entro 30 giorni dalla data di emissione della fattura.

Per l’utilizzo degli spazi sia interni che esterni è previsto un tariffario che individua per ogni edificio, gli spazi che possono essere concessi in uso e i relativi costi.

Il tariffario è un documento che sarà soggetto a revisioni, anche sul breve periodo per venire incontro a mutate ragioni economiche o mutata destinazione d’uso dei luoghi.

Il tariffario stabilisce, per ogni spazio, il canone per il noleggio e gli oneri per i servizi aggiuntivi:

• Costo canone dello spazio

 Oneri dei servizi aggiuntivi:

• sorveglianza

• portierato

• pulizia ambiente

• presidio e supporto di personale specializzato

• eventuali spese in considerazione dell’impegno dell’iniziativa

In ogni caso per attività previste in giornate e orari al di fuori dell’orario di normale di apertura delle sedi universitarie, verranno addebitate al concessionario le spese per portierato straordinario, vigilanza e ripristino degli spazi. 

Qualora particolari richieste necessitino di un’apertura straordinaria, l’Ateneo si riserva di effettuare opportune valutazioni di economicità e di offrire soluzioni alternative, proponendo lo spostamento di tali iniziative in una sede che sia normalmente aperta.

A giudizio del concedente, potrà venir predisposto a carico del concessionario, il servizio di presidio antincendio e primo soccorso in ragione di un addetto ogni 120 presenti.

Le associazioni studentesche possono prenotare spazi universitari per lo svolgimento delle loro iniziative culturali e ricreative rientranti nei loro programmi di attività finanziate dal Consiglio di Amministrazione. 

Nel caso l’iniziativa riceva finanziamenti, la domanda presentata nelle modalità e nei tempi indicati all’art. 5, deve essere completa della denominazione dell’iniziativa e di tutti gli elementi che permettono di dar conto del tipo di manifestazione.

La concessione in uso può essere:

- gratuita quando l’iniziativa si svolge in orario di apertura della sede;

- parzialmente onerosa quando l’iniziativa si svolge al di fuori dall’orario di apertura delle strutture, in tal caso è richiesta la sottoscrizione di un atto di concessione e il pagamento dei costi della necessaria sorveglianza (portineria e vigilanza e pulizia ambiente/ripristino degli spazi occupati).

Possono inoltre chiedere la concessione degli spazi per lo svolgimento di periodiche riunioni.

La richiesta deve essere presentata almeno 7 giorni lavorativi prima della data dell’incontro, attraverso la compilazione di un form on-line, e completa di informazioni quali: contenuto dell’attività assembleare, numero di partecipanti, nominativi degli eventuali relatori, necessità di dispositivi informatici. Corredata dell’eventuale locandina e del programma dell’incontro.

In caso di dichiarazione mendace verrà valutata la possibilità di una sospensione delle successive concessioni.

Possono altresì chiedere di allestire dei banchetti informativi, all’ingresso delle sedi universitarie allo scopo di incontrare la popolazione studentesca e presentare le loro iniziative di carattere culturale, richiesta da inoltrare attraverso la compilazione del form on-line almeno 7 giorni lavorativi prima della data prevista per l’iniziativa.

Lo svolgimento di tali attività potrebbe essere limitato o posticipato a nuova data o spostato in luoghi alternativi, qualora dovesse svolgersi in concomitanza con eventi istituzionali dell’Ateneo per la quale sia stata riscontrata una incompatibilità.

Postazioni di lavoro:

In collaborazione con il Consiglio degli Studenti, l’Ufficio competente prenderà in esame le richieste ricevute per assegnare ai rappresentanti delle Associazioni studentesche delle postazioni di lavoro in spazi condivisi e di uso non esclusivo.

L’assegnazione è soggetta alla effettiva disponibilità degli spazi da destinare allo scopo, ha durata annuale ed è eventualmente rinnovabile. In caso di numerosità elevata di richiedenti, le postazioni saranno utilizzate a rotazione dagli assegnatari.

L’assegnazione delle aule e degli spazi comporta, per il soggetto autorizzato, l’obbligo a utilizzare correttamente i locali, gli arredi e le attrezzature in dotazione secondo precisi vincoli che dovrà sottoscrivere per accettazione e per assunzione di responsabilità. Particolari allestimenti che comportino la modifica anche temporanea dell’assetto dei locali, quali ad esempio per servizi di catering e mostre artistiche, devono essere preventivamente concordate ed autorizzati dall’Amministrazione, gli eventuali oneri sono a carico del richiedente.

Gli allestimenti devono essere realizzati con materiali conformi alle normative vigenti.

Le variazioni e così anche il ripristino degli spazi sono a carico del concessionario che, in caso di mancato adempimento, risponderà per inosservanza delle disposizioni fornite e per gli eventuali danni arrecati a persone e cose.

Il concessionario dovrà vigilare affinché le parti fisse degli immobili, porte o muri e pavimenti non siano modificate o manomesse o alterate e non vengano trafugati arredi e attrezzature. Si accerterà che siano lasciate libere e ben visibili le uscite di sicurezza, ma anche gli estintori, gli idranti, i dispositivi salvavita e che i cartelli segnaletici rimangano al posto stabilito.

Al termine dell’iniziativa, è onere del concessionario ripristinare lo stato del luogo.

Non è consentito:

- accendere fuochi, utilizzare fuochi di artificio o petardi e botti di qualsiasi genere;

- danneggiare alberi, fioriere e aree verdi;

- emettere schiamazzi e cantare arrecando disturbo alla normale attività istituzionale dell’Università;

- abbandonare rifiuti di qualsiasi genere;

‐ lanciare coriandoli in occasioni di eventi e manifestazioni; 

- manomettere, spostare, rimuovere i presidi di sicurezza;

- spostare gli arredi;

- modificare in maniera autonoma reti impiantistiche e apparecchiature di servizio sotto tensione; 

- introdurre apparecchiature sotto tensione, che non siano riferibili alle normali attività d’ufficio o di laboratorio, se non autorizzate;

- introduzione di fornelli, apparecchi riscaldanti alimentati da combustibili gassosi, liquidi o solidi, bombole di gas, liquidi infiammabili.

Eventuale attività di vendita diretta al pubblico su suolo demaniale dovrà essere preventivamente autorizzata dall’Ufficio responsabile del Procedimento che provvederà a comunicare all’Agenzia del Demanio lo svolgimento dell’attività e le sue caratteristiche (spazio occupato, durata e oggetto della vendita) per l’attribuzione delle spettanze.

In caso di mostre ed esposizioni di beni soggetti a particolari tutele, e che necessitino di assicurazione e vigilanza, le stesse saranno a cura e spese del concessionario, sollevando l’Università da ogni responsabilità per eventuali furti o danneggiamenti dei suddetti beni. 

Fatta salva la possibilità di patti diversi, dove di interesse del concedente, è fatto obbligo al concessionario di avvalersi del personale a ciò destinato dall’Ateneo.

I cani possono accedere all’interno dell’edifici nelle aree “pubbliche” (atrio, corridoi, sportelli, uffici di servizio o destinati al pubblico) purché il proprietario disponga di guinzaglio (max lunghezza 1,50 metri), museruola morbida e presti attenzione alle norme igieniche. 

Lo stesso principio vale per le aree esterne: i proprietari degli animali sono tenuti a mantenere decorosi e puliti gli spazi frequentati e raccogliere e smaltire le deiezioni a proprio carico, utilizzando i contenitori per la raccolta indifferenziata.

Le aule sono dotate di attrezzature e dispositivi, non è consentito il loro utilizzo da parte di soggetti estranei all’Università, salvo formale richiesta del soggetto utilizzatore degli spazi ed esplicita autorizzazione ed assunzione di responsabilità.

Per particolari iniziative, può essere accordata la presenza di personale tecnico almeno nella fase di avvio dell’iniziativa. Tale disponibilità viene meno nelle giornate festive e nei fine settimana.

Nel caso l’evento comporti l’impiego di particolari attrezzature o altro materiale da installarsi a carico del richiedente, lo stesso deve richiederne l’autorizzazione all’Ufficio competente, specificando il tipo di attrezzatura / dispositivi da utilizzare e loro caratteristiche tecniche, al fine di accertare la presenza di eventuali incompatibilità con i sistemi esistenti. 

Le apparecchiature introdotte dal concessionario, anche se autorizzate, devono essere conformi alle leggi vigenti. Potrà venir richiesta l’esibizione di certificazioni specifiche.

Al termine della manifestazione dovrà essere garantito il ripristino delle condizioni d’aula e degli spazi con la rimozione di quanto provvisoriamente installato.

In caso di danni, non derivanti dalla normale usura, le spese per il ripristino saranno a completo carico del concessionario.

I soggetti interessati allo svolgimento delle riprese fotografiche o cinematografiche, dovranno produrre richiesta motivata, su particolare modulistica intestata al Direttore Generale ed inoltrata all’Unità di Staff Servizi Generali di Ateneo. L’Ufficio risponderà al richiedente con tempistiche diverse per: 

- riprese cinematografiche/video: 30 giorni, al fine di valutare l’impatto delle riprese sull’attività universitaria, l’impegno delle strutture coinvolte e sentito il proprio personale tecnico anche concordando più sopralluoghi, oltre che in considerazione delle normative e regolamenti vigenti. Solo dopo tali valutazioni, l'amministrazione darà il suo parere di accoglimento della richiesta e l'Ufficio competente elaborerà la stima degli oneri dovuti;

- servizi fotografici: 30 giorni.

La richiesta dovrà indicare:

- il bene da riprodurre o lo spazio che il richiedente ritiene interessante per i propri scopi;

- l’indicazione dell’Ente per il quale si svolge tale attività di ripresa;

- i contenuti, le finalità e la destinazione delle riprese e delle riproduzioni;

- i mezzi e modalità di ripresa;

- le forme eventuali di distribuzione (cinema, social media, …) o pubblicità verso terzi;

- il numero degli esemplari prodotti;

- il Paese o Paesi nei quali il materiale verrà distribuito;

- possesso di una polizza assicurativa.

Le riprese cinematografiche o fotografiche, anche quando non è prevista la diffusione al pubblico, dovranno riportare la dicitura “Si ringrazia/in collaborazione con / su concessione dell’Università degli Studi di Trieste” o comunque una dicitura da concordare con il soggetto concedente, e l’avvertenza del divieto di ulteriore riproduzione o duplicazione con qualsiasi mezzo.

Nel caso le riprese siano effettuate con l’impiego di un drone, nella richiesta dovrà essere indicata l’area interessata dalle riprese e l’orario di attività dichiarato, oltre a:

• nominativo di colui che effettuerà le riprese;

• possesso del patentino (data di rilascio e scadenza, ente che lo ha emesso) da parte degli esecutori delle riprese;

• il rispetto delle disposizioni in materia di volo di droni e allegare l’autorizzazione dell’Ente Nazionale per l'Aviazione Civile (ENAC) qualora l’area interessata dalle riprese lo preveda;

• possesso di una polizza assicurativa da parte del pilota

In tutti i casi i richiedenti dovranno garantire la privacy dei soggetti interni dell’Ateneo, siano essi studenti o personale docente e non docente o esterni all’Ateneo. 

La concessione per attività di riprese fotografiche o cinematografiche e manifestazioni di particolari complessità e impegno organizzativo, prevede l’imputazione di oneri a carico dei richiedenti: verrà definito un importo specifico, che tenga conto dello spazio occupato e dell’impegno organizzativo espresso dall’Ateneo in termini di personale (ore/uomo dedicate), “spese vive” per la presenza di personale della sorveglianza o di ripristino e pulizia.

Non sono soggette a pagamento le riprese effettuate dal personale e dagli studenti dell’Università che abbiamo finalità istituzionali o che siano legate a progetti di natura didattica e di ricerca. Anche in questo caso le riprese dovranno essere autorizzate dal Direttore Generale per il tramite dell’Unità di Staff Servizi Generali.

In occasione di riprese per la realizzazione di film, documentari, spot pubblicitari non è consentito apportare modifiche strutturali agli ambienti. Non potranno essere modificate o manomesse le parti fisse dell’immobile, gli eventuali allestimenti predisposti per l’effettuazione delle riprese dovranno prevedere idonee protezioni ad arredi, pavimentazioni e strutture. 

Qualora per esigenze della scena siano necessarie delle modifiche, queste dovranno essere concordate con gli Uffici competenti dell’Amministrazione, sarà a carico del soggetto richiedente il ripristino degli spazi.

I soggetti autorizzati all’utilizzo delle aule e degli spazi sono tenuti a rispettare tutte le norme vigenti in materia di diritto del lavoro, di infortunistica, prevenzione incendi, sicurezza ed igiene e sono direttamente responsabili per i danni arrecati alla struttura, a cose e persone.

È responsabilità degli organizzatori assicurarsi, il rispetto della capienza massima consentita per il tipo di spazio concesso e adoperarsi al fine di mantenere libere le vie di esodo da qualsiasi elemento che possa rappresentare un ostacolo.

L’Università in quanto proprietaria dei beni immobili e mobili oggetto della concessione degli spazi è sollevata da responsabilità, anche verso terzi, derivante da danni causati a cose o persone durante l’occupazione degli spazi indicati nella concessione d’uso.

Iniziative che rivestano il carattere di pubblico spettacolo possono essere autorizzate in via del tutto eccezionale, nelle aree previste e solo previa autorizzazione accordata dalla Commissione di Vigilanza comunale.

L’iniziativa deve svolgersi secondo le modalità indicate dalla Commissione di Vigilanza. L’onere di presentazione della richiesta di autorizzazione alla Commissione di Vigilanza è a carico del soggetto richiedente che nella presentazione della richiesta agli Uffici del Comune dovrà fare riferimento al piano predisposto dall’Ateneo.

La concessione in uso di aule e/o spazi per manifestazioni che, in base alla normativa vigente, necessitano di autorizzazione da parte di Autorità esterne (SIAE, ASL, Prefetto, autorizzazioni comunali etc.) è subordinata alla verifica dell’ottenimento delle stesse, come previsto al precedente art. 6.

La concessione del Patrocinio dell’Ateneo va richiesta all’Ufficio competente, secondo le disposizioni e con l’iter da esso definito, comporta l’utilizzo della dicitura “con il patrocinio dell’Università degli Studi di Trieste” e l’apposizione del logo. Il Patrocinio non equivale alla concessione di utilizzo temporaneo degli spazi a titolo gratuito.

L’Università può sospendere o concordare con il richiedente il rinvio della concessione degli spazi o dell’effettuazione di riprese fotografiche/cinematografiche per cause di forza maggiore non dipendenti dalla propria volontà.