Il presente Regolamento recepisce le indicazioni della normativa nazionale in merito alla salute e sicurezza sul lavoro (Testo Unico D.lgs. 9 aprile 2008, n. 81 Testo coordinato con il D. Lgs. 3 agosto 2009, n. 106).

L’assegnazione degli spazi dall’Ateneo alle diverse Strutture avviene con delibera di Consiglio di Amministrazione, in numero proporzionato alla numerosità degli afferenti e alla specificità delle attività svolte.

Gli spazi destinati alle funzioni dell’Amministrazione Centrale, delle strutture periferiche (Dipartimenti) o destinati ad altri soggetti riconosciuti dall’Ateneo (Consiglio degli Studenti, Associazioni e Liste studentesche, circoli ricreativi, CUS, altri soggetti) sono di competenza dei Responsabili di struttura – rispettivamente il Dirigente/Capostruttura o il Direttore di Dipartimento -  che provvederanno a destinare tali spazi di lavoro in base ai criteri di seguito riportati e a far rispettare il presente Regolamento. 

La destinazione dei locali deve basarsi sul principio dell’ottimizzazione degli spazi in rapporto alle effettive esigenze delle strutture, monitorate periodicamente dai responsabili delle stesse, e in funzione della complessità delle funzioni svolte.

Al personale in servizio sarà assegnata, a cura dei Responsabili di settore o dei dirigenti di area, sentiti i capi-ufficio, una postazione lavoro in stanze condivise o in openspace, in funzione dell’organizzazione dei diversi uffici e della complessità dei processi elaborati. Di norma, tutte le stanze destinate a ufficio devono prevedere la possibilità di ospitare almeno due postazioni lavoro. Fa eccezione a questa indicazione la postazione lavoro del Direttore di Dipartimento. Soltanto i Dirigenti possono avere stanze individuali ad uso esclusivo, laddove disponibili.

La distribuzione degli spazi deve essere il più possibile funzionale alla fluidità dei processi, in particolare laddove questi implichino necessari momenti di condivisione o di interfaccia, per i quali è comunque sempre possibile utilizzare modalità di comunicazione da remoto. Eventuali riunioni periodiche od occasionali, nonché l’interfaccia con il pubblico, devono avvenire in sale appositamente dedicate e presenti negli edifici, o in front office appositamente allestiti in spazi che possono essere aperti al pubblico, di norma fruibili su appuntamento. 

La dislocazione del personale può subire variazioni in funzioni delle riorganizzazioni delle strutture o di ristrutturazione e rifunzionalizzazione degli edifici. 

Qualora il personale, che ha diritto ad una postazione di lavoro, svolga attività su più sedi, è necessario che elegga una delle stesse come suo punto di riferimento stabile. In questa potrà utilizzare una postazione di lavoro ad uso esclusivo all’interno di uno spazio ad uso condiviso o, se disponibile, da occupare individualmente; nella seconda sede potrà accedere ad uno spazio ad uso collettivo ed avere a disposizione una postazione occupata a rotazione, di norma ad uso non esclusivo.

È opportuno che ogni Struttura individui nell’edificio/edifici occupato/i almeno una sala riunioni riservata agli afferenti alla struttura, per incontri di piccoli gruppi.

23.1 - Personale afferente ai Dipartimenti, 

I Direttori di Dipartimento assegneranno spazi agli afferenti secondo le indicazioni seguenti:

a) docenti dipendenti (Professori Ordinari, Professori Associati, Ricercatori Universitari, Ricercatori a tempo determinato e personale tecnico-amministrativo: il Direttore di Dipartimento può assegnare postazioni lavoro ad uso esclusivo di norma situate in stanze condivise, etichettate come studio docente o ufficio personale Tecnico Amministrativo. Solo laddove la dimensione delle stanze non lo consenta, le postazioni di lavoro possono essere situate in stanze individuali. La struttura potrà chiedere l’assegnazione di ulteriori spazi solo se la capienza massima consentita delle stanze già assegnate è raggiunta.

Ai docenti devono essere garantiti spazi di lavoro ad uso laboratorio di ricerca, in ragione delle specifiche mansioni e attività, e con caratteristiche idonee a soddisfare le esigenze dei vari gruppi di ricerca.

b) personale con rapporto istituzionale finalizzato alla ricerca: per assegnisti, borsisti, studenti di dottorato afferenti al Dipartimento, su richiesta del docente di riferimento il Direttore di Dipartimento può assegnare postazioni di lavoro temporanee ad uso esclusivo in ambienti condivisi destinati ad uso ufficio/studio e a questo specificamente dedicati, da individuarsi in numero congruo e con riferimento alle esigenze dei vari gruppi di ricerca. Gli spazi di lavoro ad uso laboratorio di ricerca si intendono all’interno di quelli assegnati al docente di riferimento.

c) ospiti, visiting e altro personale: per docenti a contratto, visiting professors, tesisti e tirocinanti, ospiti per collaborazioni temporanee o che facciano comunque riferimento a specifici accordi siglati dalle strutture di ricerca o dall’Università di Trieste, e studiosi senior, su richiesta del docente ospitante/di riferimento/tutore, il Direttore di Dipartimento può assegnare postazioni di lavoro temporanee ad uso non esclusivo, in ambienti condivisi destinati ad uso ufficio/studio e a questo specificamente dedicati oppure, in mancanza di queste, postazioni di lavoro all’interno di spazi già assegnati al docente ospitante. In base alle attività da svolgere presso la struttura, su specifica delibera del Consiglio di Dipartimento, potranno essere assegnati spazi di lavoro “ad uso ufficio e laboratorio di ricerca”.

d) professori emeriti e onorari: il Direttore di Dipartimento può assegnare una postazione temporanea in spazi ad uso condiviso. L’assegnazione è soggetta alla disponibilità di spazi da destinare a tale scopo. In caso di carenze di spazi, la priorità va comunque data a destinazioni d’uso studio docente/ufficio personale Tecnico Amministrativo /laboratorio, per il personale strutturato.

e) rappresentanze studentesche: negli organi del Dipartimento e associazioni di studenti che svolgono progetti finanziati dal Dipartimento stesso – il Direttore di Dipartimento può assegnare, sentito il Consiglio di Dipartimento, postazioni di lavoro temporanee ad uso non esclusivo, in ambienti ad uso ufficio/studio condivisi e dedicati. L’assegnazione è soggetta alla disponibilità di spazi da destinare a tale scopo. In carenza di spazi, la priorità va comunque data a destinazioni d’uso studio docente/ufficio personale Tecnico Amministrativo/laboratorio, per il personale strutturato.

f) Spin-Off in cui sia presente personale del Dipartimento: il Direttore, su richiesta prodotta dal legale rappresentante dello Spin Off, e sentito il Consiglio di Dipartimento, può assegnare spazi ad uso temporaneo, secondo quanto previsto dal Regolamento Spin-off. L’assegnazione è soggetta alla disponibilità di spazi da destinare a tale scopo. In presenza di carenze di spazi, la priorità va comunque data a destinazioni d’uso studio docente/ufficio personale Tecnico Amministrativo, per il personale strutturato. L’occupazione è a tempo determinato e a titolo oneroso, secondo quanto previsto dalle delibere degli OOAA.

23.2 - Associazioni e liste studentesche riconosciute dall’Ateneo (rif. Regolamento per l’Istituzione dell’Albo delle Associazioni Studentesche dell’Università degli Studi di Trieste) 

In base alla disponibilità di spazi a gestione dell’Amministrazione Centrale e da destinare con assegnazioni a rotazione, ai rappresentati delle associazioni studentesche può venire assegnata una postazione di lavoro in spazi condivisi e di uso non esclusivo.

A tal fine, in collaborazione con il Consiglio degli Studenti e sulla base di richiesta prodotta, da inviare con e-mail all’Ufficio competente, si provvederà ad assegnare tali postazioni. L’assegnazione ha durata annuale ed è eventualmente rinnovabile. In caso di numerosità elevata di richiedenti, le postazioni saranno utilizzate a rotazione. 

Come per altre tipologie di utenti interni all’Ateneo, anche per le Associazioni e le Liste studentesche è possibile prenotare spazi per riunioni ed eventi, nel rispetto di quanto previsto dal presente Regolamento.

Il personale può chiedere al Responsabili di struttura di afferenza, per sé o per il personale di cui è responsabile, che vengano assegnati nuovi spazi, o riviste le assegnazioni. Nel caso di significativi mutamenti delle attività di lavoro o ricerca, i Responsabili possono procedere ad una riassegnazione delle postazioni, per ottimizzarne l’utilizzo. Prima di richiedere l’assegnazione di ulteriori spazi, i Responsabili di struttura devono assicurarsi che le capienze massime a disposizione siano esaurite, anche densificando, nei limiti del possibile, le occupazioni nelle stanze multi-postazione e tenendo conto delle postazioni libere per effetto dello smartworking.

Il quadro delle assegnazioni è monitorato annualmente a cura dei Direttori di Dipartimento/Responsabili di Struttura, nonché aggiornato nel momento in cui si rendano disponibili spazi o ne vengano assegnati di nuovi. I monitoraggi avvengono di norma entro il 28 febbraio di ogni anno. Lo strumento da utilizzare è l’applicativo che governa la Mappatura Spazi, ovvero la sezione riservata accessibile con le credenziali di Ateneo dai referenti autorizzati di ogni Dipartimento/struttura dell’Amministrazione Centrale. L’applicativo è accessibile al link https://apps.units.it/sitedirectory/MappaturaResponsabili/. 

Le postazioni di lavoro e gli spazi che risultino utilizzati in difformità al presente Regolamento, devono essere liberati e recuperati a cura dei Responsabili di struttura per essere adibiti ad un uso coerente. Gli spazi che non risultano assegnati coerentemente al Regolamento, in due monitoraggi successivi, o che risultano inutilizzati da più di due anni, tornano nella disponibilità dell’Amministrazione Centrale e vengono ridestinati in base alle necessità. 

Qualora nei Dipartimenti il numero di stanze collettive o di metri quadrati superasse la quota del 20% degli spazi a disposizione, e dal monitoraggio annuale degli spazi dovesse risultare una vacanza della metà delle postazioni per più di due anni consecutivi, le stanze non occupate torneranno nella disponibilità dell’Amministrazione Centrale.

Gli aggiornamenti ed i monitoraggi verranno verificati a campione da parte dell’Ufficio Mappatura e Sicurezza di Ateneo.

Il personale strutturato collocato in quiescenza, o che per qualsiasi motivo cessi la sua attività presso le diverse strutture, è tenuto a liberare gli spazi a sua disposizione rendendoli disponibili entro i due mesi successivi alla cessazione, facendosi carico per tempo di avviare le procedure di trasferimento ed eliminazione dei materiali già in uso. Trascorso tale periodo di tempo, il materiale ancora residuo sarà considerato come rifiuto e soggetto allo smaltimento. Nel caso in cui si mantengano rapporti di ricerca e collaborazione a seguito di specifici accordi siglati dalle strutture, è possibile richiedere l’assegnazione di una postazione di lavoro, non ad uso esclusivo (vedi punto art. 23.1, lettera b).

L’Ateneo garantisce una dotazione di arredi funzionale alle destinazioni d’uso, sia nelle aule che nelle postazioni di lavoro. Eventuali richieste di integrazione vanno inoltrate attraverso i Responsabili di struttura ai Servizi Tecnici di Ateneo (STS), come previsto dal Protocollo di Comunicazione con i STS. Le esigenze saranno soddisfatte, in coerenza con la sostenibilità della richiesta e la disponibilità delle risorse. Ogni elemento di arredo o attrezzatura introdotta in spazi di Ateneo al di fuori di questa procedura deve essere asportato a cura dell’occupante la postazione, all’atto del pensionamento e senza oneri per l’Ateneo. Nel caso di attrezzature sotto tensione, l’introduzione di dotazioni personali è soggetta ad autorizzazione da parte del Responsabile di Struttura e la loro presenza nei locali deve essere concordata con l’Ufficio Impianti di Ateneo attraverso l’apertura di apposito ticket secondo la procedura prevista dal Protocollo di Comunicazione con Servizi Tecnici di Supporto accessibile dal sito di Ateneo al link https://support.units.it

L’accesso alle postazioni di studio, ricerca e lavoro assegnate agli afferenti alle varie strutture è definito nel presente Regolamento. La permanenza nelle strutture oltre l’orario di chiusura degli edifici o in periodi di chiusura deve essere autorizzata dal Responsabile di Struttura che deve comunque darne comunicazione all’Ufficio competente indicando giorni e orari in cui è prevista la permanenza. 

È cura dei Responsabili di Struttura periferica vigilare sulla distribuzione e sulla gestione delle chiavi alle persone che hanno in assegnazione uno spazio. Tutte le porte di accesso ai diversi locali di Ateneo devono avere serrature le cui chiavi devono essere sempre reperibili, in una copia, presso la palazzina delle Guardie Giurate nella sede di Piazzale Europa e presso le portinerie degli edifici. Anche nel caso in cui non fosse possibile depositare le chiavi nelle portinerie, per motivi specifici riferibili solo alla sicurezza delle apparecchiature custodite e comunicati in forma scritta al Responsabile di Struttura, una copia delle chiavi deve essere comunque sempre reperibile presso la palazzina delle Guardie Giurate nella sede di Piazzale Europa.

Le chiavi devono essere facilmente individuabili e associate alle stanze con una numerazione coerente con il Sistema di Mappatura Spazi di Ateneo. È sempre interdetto l’accesso a tutti i vani tecnici presenti nei vari edifici e, in particolare, laddove siano presenti elementi impiantistici e di controllo. Tali locali non devono essere utilizzati come deposito né dalle strutture né da servizi di pulizia, ed è fatto divieto di operare su quadri di controllo (impianti elettrici, termici, idraulici, etc.). 

La richiesta di sostituzione di serrature va avanzata ai Servizi Tecnici e di Supporto dell’Ateneo, con apertura di apposito ticket e secondo la procedura prevista dal Protocollo di Comunicazione con Servizi Tecnici di Supporto; non è permessa la sostituzione di serrature o il cambio di tipologia in autonomia senza la preventiva autorizzazione degli uffici.

In accordo a quanto previsto dal Protocollo di Comunicazione con i Servizi Tecnici e di Supporto, reperibile sul sito di Ateneo all’indirizzo https://www.units.it/personale/docente/attivita-lavorativa, ogni Responsabile di Struttura è chiamato a nominare due referenti di edificio tra il personale Tecnico Amministrativo, deputati a raccogliere le richieste di intervento o le segnalazioni di disservizi o richiesta forniture, e trasmetterle agli uffici attraverso il sistema di ticketing accessibile dal sito di Ateneo al link https://support.units.it. I nominativi devono essere resi noti tra il personale afferente alle strutture, come previsto dal Protocollo stesso. 

I referenti di edificio possono raccogliere le segnalazioni e le richieste che provengono da personale della Struttura di afferenza, anche se dislocato su più edifici.

L’elenco dei referenti di edificio è aggiornato annualmente, in concomitanza con l’operazione di monitoraggio occupazione spazi.

Tutte le infrastrutture per lo svolgimento di attività lavorative e di ricerca (rete dati, wireless, DPC c.d. Dispositivi di Protezione Collettiva, aspirazioni localizzate) sono a gestione centralizzata. Gli uffici governano le manutenzioni ordinarie e straordinarie e gli interventi su richiesta (attraverso l’apertura di un apposito ticket attraverso i canali dedicati e reperibili sul sito all’indirizzo https://support.units.it/). Ogni richiesta motivata di modifica o integrazione ai sistemi impiantistici, deve essere autorizzata dagli uffici competenti, su richiesta dei Direttori di Dipartimento, sentiti i referenti scientifici dei laboratori di ricerca. 

Nel caso dei DPC, le richieste devono essere coerenti con quanto previsto dalle Linee Guida per la loro gestione e manutenzione e vanno indirizzate al Referente Centrale per la Gestione dei DPC come previsto dal Regolamento di settore. Le infrastrutture collegate ai sistemi impiantistici di aspirazione/ventilazione forzata (cappe, armadi, aspirazioni) sono a gestione centralizzata, come da Regolamento apposito e la conduzione, la sostituzione o il nuovo acquisto sono possibili secondo quanto previsto dal Regolamento. 

La documentazione è reperibile al link:

https://amm.units.it/normativa/regolamenti/regolamento-43545