I beni mobili ed immobili sono oggetto di inventariazione nel momento in cui entrano a far parte del patrimonio di Ateneo a seguito di costruzione, acquisto, donazione, lascito testamentario o altro atto o fatto idoneo. 

L’inventariazione viene realizzata tramite i buoni di carico emessi dalla struttura che ha acquisito i beni. L’inventariazione degli acquisti dell’Amministrazione Centrale è eseguita dall’Ufficio Patrimonio, quella degli acquisti dei dipartimenti e dello SBAPM è eseguita dalle rispettive strutture amministrative.

Il buono è emesso entro 30 giorni dall’entrata in possesso dei beni da inventariare. Nel caso di acquisto a titolo oneroso l’inventariazione segue i controlli della correttezza della fornitura e l’eventuale collaudo.

La procedura di inventariazione dei beni mobili materiali si conclude con l’apposizione al bene di un’etichetta numerativa materiale che riporti almeno le seguenti indicazioni: 

1. il nome “Università degli Studi di Trieste”;

2. nome della struttura di assegnazione;

3. numero di inventario.

L’Ufficio Patrimonio applica le etichette ai beni dell’amministrazione centrale e ne monitora l’applicazione da parte dei dipartimenti e dello SBAPM.

L’etichetta numerativa può anche essere sostituita da un QR code, o codice a barre, scansionabili tramite dispositivi elettronici che permettano di identificare univocamente il bene a cui sono applicati.

L’utilizzo del sistema di etichettature tramite QR code o codice a barre è coordinato dall’Ufficio Patrimonio.

Le immobilizzazioni in corso vengono iscritte nell’attivo patrimoniale sulla base dei costi di realizzazione sostenuti fino alla data di chiusura di esercizio.

Una volta completate ed eventualmente collaudate, le immobilizzazioni in corso vengono stornate per essere inventariate nella categoria di appartenenza.

I beni mobili ed immobili cessano di far parte del patrimonio di Ateneo in seguito a vendita, permuta, furto, smarrimento, obsolescenza o inutilizzabilità, errata inventariazione.

Al verificarsi dei presupposti, lo scarico dei beni mobili e immobili è chiesto dal Consegnatario. 

Per i beni assegnati all’Amministrazione Centrale, l’istruttoria strumentale al provvedimento di scarico è eseguita dall’Ufficio Patrimonio su istanza dei responsabili di Unità Organizzativa.

Per i beni mobili assegnati ai Dipartimenti, lo scarico è eseguito dalle rispettive Segreterie Amministrative e disposto con provvedimento del Direttore del Dipartimento.

Per i beni mobili assegnati allo SBAPM, lo scarico è eseguito dalla propria struttura amministrativa ed è disposto con provvedimento del responsabile.

L’esito positivo della procedura di scarico è strumentale al perfezionamento del fatto o negozio giuridico che ne determina l’uscita dal patrimonio. 

La vendita di beni immobili è disposta dal Consiglio di Amministrazione di Ateneo in seguito all’accertata incapacità dei beni oggetto di vendita di rispondere alle esigenze istituzionali.
La vendita dei beni immobili è curata dall’Ufficio Patrimonio ed eseguita ai sensi del Regio Decreto n. 827 del 1924 e ss. modifiche.

La vendita di beni mobili è disposta dalle strutture di assegnazione in seguito all’accertata incapacità dei beni oggetto di vendita di rispondere alle esigenze istituzionali dell’ente.

La vendita di beni mobili è preceduta da un avviso interno di manifestazione di interesse per incontrare le eventuali esigenze di approvvigionamento di altre strutture. L’Avviso è reso pubblico per sette giorni. Decorso infruttuosamente tale termine i beni possono essere venduti tramite pubblicazione di Avviso Pubblico esterno ai sensi del Regio Decreto n. 827 del 1924 e ss. modifiche. La cessione gratuita è vietata salvo quanto disposto nel comma successivo.

Accertata l’incapacità dei beni a soddisfare le esigenze istituzionali, essi possono essere ceduti gratuitamente alternativamente a Croce Rossa Italiana, organismi di volontariato e di Protezione Civile iscritti negli appositi Registri operanti in Italia, nonché all’estero per scopi umanitari, e anche alle Istituzioni scolastiche. La cessione gratuita è realizzata mediante pubblicazione di avviso indirizzato alle predette categorie.

Nel caso in cui sia stata esperita infruttuosamente la procedura di cessione gratuita, è consentito l’invio dei beni alle discariche pubbliche, la distruzione ovvero lo sgombero, secondo quanto ritenuto più conveniente in conformità con la normativa ambientale. Della dismissione deve essere redatto il processo verbale. 

La permuta è il contratto che ha per oggetto il reciproco trasferimento della proprietà di cose da un contraente all’altro.

Per lo scarico inventariale l’offerta della controparte deve contenere l’indicazione del prezzo del bene da acquistare e la valutazione del bene da cedere, che non deve essere inferiore al valore netto contabile al momento della cessione. La cancellazione del bene avverrà al valore netto iscritto in inventario. 

In caso di furto di beni mobili il Consegnatario deve sporgere immediata denuncia all’Autorità di Pubblica Sicurezza. La denuncia può essere sporta anche dal Sub-Consegnatario se nominato, ovvero da persone specificamente delegate.

La denuncia è strumentale alla procedura di scarico ed all’attivazione della copertura assicurativa. 

Lo scarico inventariale è poi possibile per smarrimento, obsolescenza o inutilizzabilità e anche errata inventariazione.

Nel caso di smarrimento lo scarico inventariale potrà essere eseguito solo in seguito a dichiarazione sostitutiva di atto notorio di smarrimento del bene da parte del Consegnatario. Nel caso in cui il bene smarrito fosse attribuito ad un utilizzatore, la sua dichiarazione sostitutiva di atto notorio è strumentale a quella del Consegnatario.

Nel caso di obsolescenza o inutilizzabilità lo scarico inventariale potrà essere eseguito solo in seguito a dichiarazione sostitutiva di atto notorio di obsolescenza o inutilizzabilità del bene da parte del Consegnatario. Nel caso in cui il bene obsoleto o inutilizzabile fosse attribuito ad un utilizzatore, la sua dichiarazione sostitutiva di atto notorio è strumentale a quella del Consegnatario. In seguito allo scarico è consentito l’invio dei beni alle discariche pubbliche, la distruzione ovvero lo sgombero, secondo quanto ritenuto più conveniente in conformità con la normativa ambientale. Della dismissione deve essere redatto il processo verbale.

Nel caso di errori di inventariazione rilevati in corso d’anno, questi possono essere corretti senza specifiche procedure in ossequio al principio di buon andamento e di fiducia. L’errore di inventariazione consiste nell’errore materiale di caricamento di un bene in inventario.

La competenza ad autorizzare il trasferimento interno da una struttura all’altra dell’Ateneo è del consegnatario trasferente previa intesa con il consegnatario trasferito.

Il trasferimento interno di un bene mobile è disposto per soddisfare le finalità istituzionali della nuova struttura di assegnazione.

Non rappresenta un trasferimento interno l’acquisto di beni da parte di una struttura di Ateneo in favore di un’altra per motivi organizzativi e con finalità di efficienza ed economicità.