Art. 12 - Richieste di trattamento, diffusione e comunicazione dei dati personali

Le richieste rivolte all’Università degli Studi di Trieste finalizzate ad ottenere il trattamento, la comunicazione o la diffusione di dati personali dovranno essere formulate per iscritto al responsabile della struttura.

La comunicazione di dati personali a soggetti pubblici non economici è ammessa quando è prevista da una norma di legge o di regolamento.
In mancanza di tale norma la comunicazione è ammessa quando è necessaria per lo svolgimento di funzioni istituzionali dell'ente richiedente;in tale caso l’Università, in qualità di titolare, è tenuta a comunicare previamente al Garante l’intenzione di operare tale comunicazione.
La struttura che ha rapporti con l’ente richiedente deve tempestivamente rappresentare l’esigenza al titolare, dandone comunicazione alla Rip. Sistema Documentale e Procedurale, per consentirgli di effettuare la comunicazione al Garante.
La comunicazione al soggetto pubblico può essere iniziata decorsi quarantacinque giorni dal ricevimento della comunicazione al Garante, salvo diversa determinazione anche successiva del medesimo.

Le richieste provenienti da soggetti privati possono essere accolte soltanto se previste da norme di legge, regolamento o da atti normativi speciali. Le richieste devono essere adeguatamente motivate e devono contenere:

a) il nome, la denominazione o la ragione sociale del richiedente;
b) i dati cui la domanda si riferisce, le finalità e le modalità di utilizzo dei dati richiesti;
c) l'eventuale ambito di comunicazione dei dati richiesti;
d) la dichiarazione che il richiedente si impegna ad utilizzare i dati ricevuti, esclusivamente per le finalità e nell’ambito delle modalità per cui sono stati richiesti.

La comunicazione e la diffusione dei dati sono comunque permesse quando:
a) siano necessarie per finalità di ricerca scientifica o di statistica e si tratti di dati anonimi;
b) siano richieste in conformità alla legge, da forze di polizia, dall’autorità giudiziaria, da organismi di informazione e sicurezza o da altri soggetti pubblici per finalità di difesa di sicurezza dello Stato o di prevenzione, accertamento o repressione di reati, con l'osservanza delle norme che regolano la materia.

Nel rispetto dei fini istituzionali, l’Università degli Studi di Trieste, specificamente al fine di agevolare l’orientamento, la formazione e l’inserimento professionale degli studenti e dei laureati dell’Ateneo, comunica dati relativi a studenti e laureati a soggetti pubblici e privati ed a consorzi interuniversitari che ne facciano richiesta in relazione alle predette finalità.