Art. 9 Requisiti dei documenti di spesa
1. Il rimborso delle spese avviene a seguito del caricamento, sulla procedura informatizzata adottata dall’Università per la gestione delle missioni, dei documenti giustificativi privi di alterazioni, tali da evidenziare le tipologie di spesa e il riferimento alla persona titolare del diritto al rimborso.
2. La procedura di cui al comma 1 garantisce che la dematerializzazione e conservazione in modalità digitale dei documenti giustificativi delle spese sostenute avvenga in conformità alle disposizioni del D.Lgs. n. 82/2005 e delle Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
3. La data di avvio della procedura di dematerializzazione e conservazione in modalità digitale di cui al comma 2 verrà stabilita con provvedimento del Direttore Generale. Fino all’adozione di tale provvedimento e, in ogni caso, per le missioni gestite in forma cartacea permane l’obbligo di consegna dei documenti giustificativi in originale.
4. La normativa prevede che le fatture elettroniche emesse verso i consumatori finali sono rese disponibili a questi ultimi dai servizi telematici delle Entrate e che una copia analogica delle fatture venga messa a disposizione da parte dell’emittente al cliente. Ai fini del presente regolamento, saranno considerate sufficienti per il rimborso tali copie analogiche delle fatture elettroniche.
5. Sono ammessi anche scontrini (o documenti commerciali) fiscali, ricevute fiscali (per le attività di commercio al dettaglio), e/o documenti di viaggio e trasporto con mezzi pubblici, anche se non riportanti il nominativo che ha effettuato la spesa, a condizione che essa sia stata sostenuta nel corso della missione stessa, che si evincerà dalle date di timbratura o di emissione degli scontrini o documenti commercial o ricevute a valenza fiscale.
6. Eventuali documenti giustificativi, derivanti da prenotazioni on-line e altri documenti simili, dai quali si possa risalire in modo inequivocabile al soggetto emittente, al soggetto erogatore del servizio, alla tipologia di servizio fruito, al fruitore e alla data di avvenuta fruizione, possono essere utilizzati ai fini del rimborso della spesa.
7. Qualora la documentazione di spesa sia incomprensibile per lingua e contenuto è richiesta un’autocertificazione esplicativa da parte dell’interessato che attesti l’importo e la causale della spesa a firma dell'interessato.
8. Nel caso di unica ricevuta per più soggetti, tutti afferenti all’Università di Trieste, autorizzati alla missione, deve essere specificata per ciascun soggetto la quota di cui si chiede il rimborso; in assenza, l’importo totale è diviso per il numero di persone/coperti. L’unico documento originale va allegato alla prima istanza di rimborso missione con l’indicazione relativa alle quote di pertinenza di ciascun soggetto.