Art. 9 - Elementi accessori del protocollo

1. Il protocollo, in armonia con la normativa vigente, può prevedere elementi accessori, rilevanti sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale, semprechè le rispettive informazioni siano disponibili.
2. Gli elementi accessori del protocollo, gestiti ed integrati in forma modulare con gli elementi obbligatori, sono legati alle seguenti funzioni:
a) gestione degli affari e dei procedimenti amministrativi;
b) gestione dell’archivio;
c) gestione delle banche dati.

3. Indicativamente sono considerati elementi accessori del protocollo legati alla gestione degli affari e dei procedimenti amministrativi:

- data del documento ricevuto (espressa nel formato anno/mese/giorno, con l’anno composto da quattro cifre);

- numero di protocollo del documento ricevuto;
- ora e minuto di registrazione;
- estremi del provvedimento di differimento dei termini di registratura;

- tipo di spedizione (ordinaria, espressa, corriere, raccomandata con ricevuta di ritorno, fax, ecc.);
- collegamento a documenti precedenti e susseguenti;
- indicazione degli allegati su supporto informatico;
- nominativo del destinatario di copia per conoscenza;
- unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo;
- nominativo del responsabile del procedimento amministrativo;
- oggetto del procedimento amministrativo;
- termine di conclusione del procedimento amministrativo;
- stato e tempi parziali delle procedure del procedimento amministrativo;
- tipologia del documento amministrativo, con indicazione esplicita di quello sottratto all’accesso o con accesso differito;

- immagine informatica del documento amministrativo.
4. Indicativamente sono considerati elementi accessori del protocollo legati alla gestione dell’archivio:
- classificazione del documento attraverso il titolario (titolo, classe e fascicolo;eventuale sottofascicolo e inserto);
- data di istruzione del fascicolo;
- numero del fascicolo;
- numero del sottofascicolo;
- numero dell’inserto;
- fascicolazione;
- data di chiusura del fascicolo;
- repertorio dei fascicoli;
- codice personalizzato di riconoscimento del fascicolo e/o del documento;
- numero di repertorio della serie (verbali, delibere, decreti e contratti);
- tipologia del documento con l’indicazione dei termini di conservazione e di scarto;
- scadenzario;
5. Indicativamente sono considerati elementi accessori del protocollo legati alla gestione delle banche dati:
- ulteriori informazioni sul mittente (eventuale ragione sociale completa, maschio / femmina, ecc.);
- indirizzo completo del mittente (via, numero, c.a.p., città, provincia, stato);
- ulteriori informazioni sul destinatario (eventuale ragione sociale completa, maschio / femmina, ecc.);
- indirizzo completo del destinatario (via, numero civico, c.a.p., città, provincia, stato);
- numero di matricola (se dipendente o studente);
- codice fiscale;
- partita IVA;
- recapito telefonico;
- recapito fax;
- indirizzo di posta elettronica;

6. La registrazione degli elementi accessori del protocollo può essere modificata, integrata e cancellata.