Art. 8 – Conservazione della documentazione
La documentazione di seguito descritta è conservata secondo le modalità espresse al punto 8.4 del presente regolamento. Il RSGSL può accedere ad ogni documento facente parte del SGSL.
8.1 Organizzazione dei documenti
I documenti del SGSL sono organizzati gerarchicamente in ordine di importanza:
1° Livello: REGOLAMENTO E MANUALE
2° Livello: PROCEDURE, ISTRUZIONI OPERATIVE
3° Livello: DOCUMENTI PROCEDURALI, DISPOSIZIONI, PROGRAMMI, PIANI e MODELLI.
8.2 Tipologia di documenti
a) Regolamento:
Il regolamento, descrive il SGSL e le modalità e i criteri con cui il sistema è realizzato, gestito e revisionato; descrive le finalità e i principi, l’organizzazione, le responsabilità (chi) per ogni attività (cosa) e le modalità con cui vengono prese le decisioni; permette di identificare, definire, realizzare e controllare tutte le attività che hanno influenza sulla salute e sicurezza sul lavoro.
a) Manuale:
Il manuale descrive nel dettaglio il SGSL.
b) Procedure:
Le procedure sviluppano in dettaglio i criteri stabiliti nelle relative sezioni del manuale e definiscono le relative modalità di attuazione (come, dove, e quando) dei processi.
c) Istruzioni operative:
Descrivono in dettaglio le modalità di corretta attuazione di attività o controlli da svolgere. Tali documenti sono identificati dal suffisso “ISOP”.
d) Documenti procedurali:
Sono i documenti, non rientranti nelle altre categorie, prodotti in conseguenza dello svolgimento dei processi riportati nel manuale seguendo le modalità espresse con le procedure. Tali documenti sono identificati dal suffisso “DOCPR”.
e) Disposizioni:
Sono documenti emessi dagli Attori responsabili del sistema per dare attuazione a specifici requisiti citati dal manuale o dalle procedure. Tali documenti sono identificati dal suffisso “DISP”.
f) Registrazioni:
Sono tipologie di documenti da utilizzare per le registrazioni e richiamati dalle procedure. La finalità delle registrazioni è quella di dare evidenza dell’applicazione del SGSL (ad esempio verbali di consultazione, coinvolgimento, informazione e formazione del personale, ecc.). Tali documenti sono identificati dal suffisso “REG”.
g) Piani:
Definiscono le modalità di attuazione di specifiche attività che si svolgono ripetutamente e periodicamente. Essi riportano le azioni pianificate, le responsabilità, le risorse e le tempistiche. Tali documenti sono identificati dal suffisso “PIAN”.
h) Programmi:
Identificano le modalità e i contenuti per l’attuazione di azioni specifiche (ad esempio programma di informazione, programma di formazione, ecc.). Riportano le azioni programmate, le responsabilità, le risorse e le tempistiche. Tali documenti sono identificati dal suffisso “PROG”.
l) Verbali di sopralluogo:
Sono documenti formali che riassumono le risultanze di sopralluoghi effettuati del SPP e che, eventualmente, riportano misure preventive e protettive da adottare. Al fine di dare data certa e probante, essi vengono protocollati, datati e repertoriati, mediante il sistema informatizzato di protocollazione dell’Ateneo.
m)Verbali di coordinamento:
Sono documenti formali che riassumono le risultanze di riunioni di coordinamento promosse dal SPP con la partecipazione di vari soggetti operanti in Ateneo. All’occorrenza, essi riportano misure preventive e protettive da adottare e/o precauzioni da mantenere al fine di mitigare, o eliminare, eventuali rischi interferenziali tra attività diverse svolte da soggetti operanti nell’ambito universitario. Al fine di dare data certa e probante, essi vengono protocollati, datati e repertoriati, mediante il sistema informatizzato di protocollazione dell’Ateneo.
8.3 Approvazione dei documenti SGSL
Il Consiglio di Amministrazione approva formalmente l’emissione e la modifica dei documenti di 1° livello.
Il Direttore Generale approva formalmente l’emissione e la modifica dei documenti di 2° livello.
I documenti di 3° livello sono in genere emessi e modificati dai responsabili delle strutture e dei contratti. Tali documenti possono essere trattati anche dalle figure gerarchiche superiori.
Le figure che intendono approvare un documento facente parte del SGSL si consultano con l’RSGSL.
8.4 Conservazione dei documenti
La conservazione dei documenti avviene preferenzialmente in modalità digitale attraverso il protocollo dell’Università. Le responsabilità della conservazione dei documenti sono affidate secondo la “Lista dei documenti” (vedasi allegato 2); tale allegato varia dinamicamente nel tempo, e va costantemente tenuto aggiornato, in funzione delle modifiche e revisioni del SGSL.
La lista dei documenti è conservata e modificata dinamicamente dal RSGSL sulla base delle procedure che vengono di volta in volta approvate; nella lista sono riportate le coordinate identificative del singolo documento e la categoria a cui i documenti appartengono secondo le tipologie espresse al punto 8.2.