3.5 Regime delle copie
3.5.1 Copia informatica di un documento analogico
Per copia informatica di un documento analogico (cartaceo) si intende la riproduzione, su supporto informatico, di un documento prodotto in origine su supporto analogico, mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto (art. 4, comma 1, DPCM 13 novembre 2014). Le copie su supporto informatico di un documento cartaceo hanno piena efficacia se ad esse è apposta o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia, una dichiarazione di conformità all’originale e una firma digitale o altra firma elettronica qualificata. La loro esibizione e produzione sostituisce quella dell'originale (art. 22, comma 1 del D. lgs 7 marzo 2005, n. 82).
3.5.2 Copia cartacea di un documento informatico
Per copia cartacea di un documento informatico si intende una stampa di un documento prodotto in origine su supporto informatico. Le copie su supporto cartaceo di un documento informatico, sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o firma digitale, sostituiscono l’esemplare informatico da cui sono tratte se ne viene attestata la conformità all’originale in tutte le sue componenti da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
Le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico, conformi alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale se la loro conformità non è espressamente disconosciuta.
3.5.3 Duplicato del documento informatico
Il duplicato del documento informatico è un documento che, mediante idoneo processo o strumento, assicura che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione o su un sistema diverso contiene la stessa sequenza binaria del documento informatico di origine cui è tratta. I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico del documento informatico da cui sono tratti se prodotti in conformità delle regole tecniche.
3.5.4 Documenti che debbono essere redatti e conservati in originale su supporto cartaceo per manifesto interesse storico
L’Università ha la facoltà di definire, con apposito provvedimento, le tipologie di documenti che si possono/devono redigere anche in formato analogico, stante il loro particolare valore storico, così come previsto dall’art. 40 comma 3 del Codice dell’amministrazione digitale.