SOMMARIO
Premessa
CAPITOLO 1. IL MANUALE DI GESTIONE
1.1.Che cos’è, a cosa serve e a chi serve
1.2.Forme di pubblicità e divulgazione
CAPITOLO 2. QUADRO ORGANIZZATIVO ISTITUZIONALE
2.1.Area organizzativa omogenea e unità organizzativa responsabile
2.2.Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi: compiti
2.3.Profili di abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali
2.4.Posta elettronica istituzionale
2.5.PEC istituzionale
2.6.Responsabile della Conservazione
CAPITOLO 3. IL DOCUMENTO
3.1.Documento amministrativo
3.2.Documento cartaceo
3.3.Documento informatico
Il documento amministrativo informatico costituito dal corpo della e-mail istituzionale
3.4Redazione e sottoscrizione dei documenti amministrativi
3.4.1 Redazione e sottoscrizione dei documenti informatici
3.5 Regime delle copie
3.5.1 Copia informatica di un documento analogico
3.5.2 Copia cartacea di un documento informatico
3.5.3 Duplicato del documento informatico
3.5.4 Documenti che debbono essere redatti e conservati in originale su supporto cartaceo per manifesto interesse storico
CAPITOLO 4. IL FASCICOLO
4.1.Il fascicolo: definizione, funzione
4.2.Il fascicolo informatico: formazione, implementazione e gestione
4.3.Il fascicolo ibrido
4.4.Il repertorio dei fascicoli informatici
4.5.Raccoglitore
CAPITOLO 5. LA GESTIONE DELL’ARCHIVIO CORRENTE
5.1.Definizione
5.2.Gli strumenti dell’archivio corrente
5.2.1. Titolario (piano di classificazione)
5.2.2. Massimario di selezione
CAPITOLO 6. PROTOCOLLO INFORMATICO: REGISTRAZIONE E SEGNATURA
6.1.Registrazione a protocollo
6.1.1. Elementi obbligatori immodificabili (Registratura)
6.1.2. Elementi obbligatori modificabili
6.1.3. Elementi non obbligatori modificabili
6.2.Segnatura
6.3. La registrazione differita (o “protocollo differito”)
6.4.Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo
6.5.Registro di emergenza
6.6.Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni nel protocollo informatico
CAPITOLO 7. REGISTRI E REPERTORI INFORMATICI
7.1.Repertorio: nozione
7.2.Repertori attivi
7.3.Il registro giornaliero di protocollo
7.4.Repertorio dei fascicoli
CAPITOLO 8. FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI
8.1.Il documento in arrivo
8.2.Ricezione del documento informatico in arrivo
8.2.1. Ricezione dei documenti informatici tramite la casella di posta elettronica certificata (PEC) istituzionale
8.2.2. Documenti informatici provenienti da altre banche dati (in house o presso terzi)
8.2.3. Protocollazione di e-mail
8.3.Ricezione del documento analogico in arrivo
8.3.1 Apertura delle buste
8.3.2 Conservazione ed eliminazione delle buste
8.4.Annullamento di una registrazione
8.5.Flusso del documento in partenza
8.6.Documento informatico in partenza
8.7.Flusso del documento informatico tra UOR della stessa AOO (documento interno)
8.8.Flusso del documento informatico tra AOO dello stesso ente
8.9.Documenti non firmati e lettere anonime
8.10 Protocollo particolare e registrazione di documenti contenenti dati sensibili
8.11 Procedure del protocollo particolare
8.12.Gestione delle gare d’appalto
8.13.Documenti informatici con oggetto multiplo
8.14.Documenti informatici che pervengono per errore via PEC
8.15.Fatture elettroniche
CAPITOLO 9. ALBO ON-LINE
9.1.Pubblicazione dei documenti all’albo on-line
9.2.Individuazione dei documenti soggetti a pubblicazione all’albo on line
9.3.Modalità di pubblicazione e compiti del responsabile del procedimento amministrativo
9.4.Sistema archivistico e sistema informatico dell’albo on-line
9.5.Caratteristiche e organizzazione dell’albo on-line
9.6.Periodo di pubblicazione
CAPITOLO 10. DALL’ARCHIVIO CORRENTE ALL’ARCHIVIO DI DEPOSITO
10.1.Archivio corrente
10.2.Archivio di deposito
10.3.Archivio Storico
10.4.Ordinamento archivistico
10.5.Servizio di ricerca documentale e movimentazione dei fascicoli (records delivery)
10.6.Consultazione ai fini storici
10.7.Conservazione dei documenti analogici
CAPITOLO 11. Conservazione a norma dei documenti digitali
11.1La conservazione dei documenti digitali
11.2.Sistema di conservazione
11.3Il Responsabile della conservazione
11.4Compiti del Responsabile della conservazione