9.11 Servizio di ricerca documentale e movimentazione dei fascicoli (records delivery)

Il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, è titolare e responsabile del servizio di ricerca documentale, effettuato su richiesta degli uffici dell’Ateneo o di altri soggetti autorizzati

Il servizio viene di norma erogato tramite comunicazione delle informazioni richieste o con la trasmissione di copia della documentazione pertinente. Solo ove richiesto o necessario si ricorre al prelievo dal deposito e alla trasmissione della documentazione originale.

È consentito il richiamo temporaneo di uno o più fascicoli, già trasferiti all’archivio di deposito, da parte della UOR produttrice o altra UOR autorizzata. È vietata l’estrazione di documenti in originale dal fascicolo, che va mantenuto nell’ordine di sedimentazione derivante dall’archivio corrente, rispettando il vincolo archivistico (cioè l’appartenenza di ogni documento alla rispettiva unità o sottounità archivistica).

Il richiamo di uno o più fascicoli è consentito per il tempo necessario alla UOR richiedente per l’esaurimento della procedura o del procedimento amministrativo.