Per ogni procedimento, affare e attività, l’Ateneo ha l’obbligo di conservare in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati da chiunque formati.

Il fascicolo informatico reca le seguenti indicazioni:

·         amministrazione titolare del procedimento;

·         altre amministrazioni partecipanti;

·         nominativo del responsabile del procedimento;

·         oggetto del procedimento;

·         indice di classificazione (titolo, classe, sottoclasse, etc.);

·         numero del fascicolo, identificativo di una catena numerica relativamente alla classe e al titolo di riferimento dell’anno di creazione;

·         data di apertura e di chiusura.

Il fascicolo informatico in un sistema totalmente digitale garantisce la possibilità di essere direttamente consultato e alimentato dalle AOO o amministrazioni coinvolte nel procedimento.

Il fascicolo può essere ulteriormente suddiviso in sottofascicoli e inserti. Queste suddivisioni sono identificate grazie a un’ulteriore sequenza numerica progressiva (detta anche “catena numerica”), gerarchicamente posta al di sotto del numero di fascicolo o del sottofascicolo.

Il sottofascicolo può essere chiuso prima del fascicolo, ma non viceversa, in quanto di norma trattasi di un subprocedimento o di un endoprocedimento.

L’indicazione della UOR e del RPA concorrono all’identificazione del fascicolo e alla individuazione del responsabile. La UOR e il RPA devono essere gli stessi di ciascun documento, del fascicolo e degli eventuali sottofascicoli. Ogni qualvolta cambia il RPA il fascicolo informatico deve essere immediatamente trasferito per competenza al nuovo responsabile del procedimento.