7.3 Il registro giornaliero di protocollo

Il registro giornaliero di protocollo è prodotto, per ciascuna AOO, in maniera automatica dal software di gestione documentale entro il giorno lavorativo seguente, mediante la generazione o il raggruppamento delle informazioni registrate secondo una struttura logica predeterminata e memorizzato in forma statica, immodificabile e integra.

Attualmente, in base allo stato dell’arte delle tecnologie e dei formati, è utilizzato il formato PDF/a, ai sensi del DPCM 3 dicembre 2013.

Gli elementi memorizzati del registro giornaliero sono i seguenti:

·                    Identificativo univoco e persistente,  espresso in Codice IPA, AOO, trattino, anno, mese e giorno in 8 cifre, trattino, numero progressivo annuale del registro espresso in tre cifre (ad es., ipotizzando la denominazione del file inerente al registro giornaliero del 2 gennaio 2016, la stringa è la seguente: UNIS00134-20160102-001.pdf)

·                    Data di chiusura (data di creazione del registro)

·                    Operatore che ha prodotto il Registro - Nome, Cognome, Codice fiscale)

·                    Impronta del documento informatico

·                    Responsabile della gestione documentale (Nome, Cognome, Codice fiscale)

·                    Oggetto (descrizione della tipologia di registro; ad es. “Registro giornaliero di protocollo”

·                    Codice identificativo del registro

·                    Numero progressivo del registro

·                    Numero della prima registrazione effettuata sul registro

·                    Numero dell’ultima registrazione effettuata sul registro

Il registro giornaliero è trasmesso al Sistema di Conservazione entro la giornata lavorativa successiva alla produzione (secondo quanto previsto dall’articolo 7 comma 5 del Dpcm 3 dicembre 2013).

A tale scopo l’Università stipula l’accordo di versamento relativo al pacchetto di dati del R.I.P(Registro di protocollo giornaliero) con il proprio Conservatore (dal 2015 Cineca).