L’Università di Trieste è il produttore e il titolare delle unità documentarie informatiche poste in conservazione e - attraverso il proprio Responsabile della conservazione - definisce e attua le politiche complessive del Sistema di conservazione governandone la gestione con piena responsabilità ed autonomia.

Le regole tecniche sulla conservazione prevedono la possibilità di affidare, mediante contratto o convenzione di servizio, la conservazione a soggetti esterni pubblici o privati che offrano idonee garanzie organizzative e tecnologiche, accreditati come conversatori presso l'Agenzia per l'Italia Digitale. Pertanto in ottemperanza a questa norma, l’Università degli Studi di Trieste ha affidato la conservazione dei documenti digitali in outsourcing. (a Cineca e Legaldoc.)