Art. 3.1.08 - Rappresentazioni digitali di documenti cartacei

I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnatura, sono acquisiti in formato immagine attraverso un processo di scansione.

Il processo di scansione avviene in diverse fasi:

acquisizione delle immagini;
verifica della leggibilità e della qualità delle immagini acquisite;
collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo in modo non modificabile;
memorizzazione delle immagini su supporto informatico, in modo non modificabile.
Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei sono archiviate, secondo le regole vigenti, su supporti di memorizzazione, in modo non modificabile al termine del processo di scansione.
La riproduzione dei documenti cartacei in formato immagine viene eseguita sulla base dei seguenti criteri:

vengono acquisite le immagini dei documenti aventi formato A4 che non superino le 10 pagine.
qualora il documento abbia una consistenza maggiore ovvero formati diversi dai precedenti va inserita nel campo Note della registrazione del protocollo la dicitura “si trasmette per via postale il documento cartaceo composto da n _ fogli”; “l’allegato composto da n _ fogli”; gli allegati composti da n._ fogli”
in ogni caso non vengono riprodotti in formato immagine i seguenti documenti;

i certificati medici contenenti la diagnosi
i documenti la cui acquisizione, a giudizio del responsabile del procedimento e/o processo, non è opportuna al fine di tutelare esigenze di riservatezza.