Art. 6.1.2 - Caratteristiche di base

Titulus ’97 - XDocway è un applicativo multipiattaforma sviluppato interamente con tecnologia XML (eXtended Markup Language) per ambienti internet/intranet e creato per la gestione dei sistemi di Protocollo e dei Flussi Procedurali Amministrativi.

La tecnologia XML, con cui questo applicativo è stato sviluppato, sia dal punto di vista dell'interfaccia grafica che per la gestione dei dati sul lato server incrementa longevità, personalizzazione e accessibilità delle applicazioni.Il server eXtraWay gestisce e cataloga i dati direttamente in formato nativo XML mediante mappatura degli oggetti suggeriti dalla analisi delle strutture dei dati.
XDocway si compone di due archivi, in formato XML nativo: l'archivio dei documenti nei quali eXtraWay salva i dati dei documenti registrati, comprensivi degli allegati informatici associati e l'archivio del titolario di classificazione; si appoggia inoltre all'applicativo ACL (Acl Access Control List) per l'anagrafica cui si associano le informazioni sulle autorizzazioni di accesso.
Il sistema garantisce il rispetto della funzione notarile del protocollo nonché dell’autenticità e dell’integrità delle registrazioni: alcuni campi, dopo la registrazione, non sono piú modificabili, nemmeno dall’Amministratore del sistema.
La configurazione predefinita gestisce

Protocollo in Arrivo;
Protocollo in Partenza;
Protocollo tra Uffici;
Documenti non protocollati;
Fascicoli e Raccoglitori in forma gerarchizzata;
Allegati informatici (Suite Microsoft Office, Adobe Pdf, Suite OpenOffice.org, Testo ASCII e immagini nei formati più diffusi anche acquisite direttamente da scanner);
Titolario di classificazione;
Meccanismi di riempimento e verifica automatica dei campi di editing;
Versioning dei file allegati;
Documenti Segreti e/o Confidenziali;

Permette inoltre di definire:
Protocollazione di Repertori;
Flussi procedurali amministrativi per ogni tipologia e iter documentale;
Personalizzazione dell'aspetto e del comportamento delle singole postazioni;
Segnatura Manuale o in Stampa del documento Protocollato;
Gestione dell'Anagrafica interna ed esterna alla struttura principale;
Gestione della firma elettronica;
Interoperabilità;
Tutti i documenti, e più in generale, tutti gli oggetti gestiti dall'applicazione, sono rivestiti da una forte politica degli accessi, per consentire visibilità, diritti di intervento, fascicolazione e quant'altro per ogni singolo utente, o gruppo di utenti; un corretto utilizzo di queste impostazioni garantisce che i documenti rispettino la gerarchia degli operatori che li devono / possono visionare, creare, modificare.

XDocway, in tutte le sue sezioni, protegge l'accesso alle informazioni con un sistema di controllo dell'utente, il quale dovrà essere registrato nell'Anagrafica con le proprie credenziali di accesso. L'accesso alla banca dati, tramite le proprie risorse di sistema, sarà controllato dal riconoscimento dell'utente di rete da parte del server.