Art. 4 - Definizione di protocollo e requisiti

1. Il protocollo è uno strumento tecnico costituito dall’insieme delle procedure e dagli elementi attraverso i quali i documenti vengono trattati con finalità giuridico-probatorie e gestionali; certifica l’avvenuta ricezione o spedizione di un documento, la sua data e provenienza, indipendentemente dalla sua regolarità, ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti.
2. L’Amministrazione centrale da una parte e ciascuna struttura didattica, di ricerca e di servizio prevista dallo statuto dall’altra sono considerate “aree organizzative omogenee”. Ogni area organizzativa omogenea è dotata di un protocollo unico. Conseguentemente, l’amministrazione centrale è dotata di un proprio protocollo unico, denominato “Protocollo unico dell’Amministrazione centrale” e ciascuna struttura didattica, di ricerca e di servizio è dotata di un proprio protocollo unico denominato “Protocollo unico di…” seguito dalla denominazione della struttura.
3. Non è ammesso l’utilizzo del cosiddetto protocollo interno o di qualsiasi altra forma di protocollazione o di registratura diversa dal protocollo unico.
4. Le procedure informative ed informatiche per la gestione del protocollo unico sono normalizzate da uno standard di Ateneo per tutte le aree organizzative omogenee, in modo da assicurare criteri uniformi di classificazione e archiviazione dei documenti.
5. Lo standard informativo ed informatico per la gestione del protocollo è stabilito con un atto di organizzazione del direttore amministrativo, sentita la Commissione per lo sviluppo del sistema informativo documentale di Ateneo prevista dall’art. 73.
6. L’attivazione del sistema di protocollo informatico dovrà garantire e consentire:
a) la sicurezza e l’integrità dei dati;
b) la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in arrivo ed in partenza;
c) informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell’adozione dei provvedimenti finali;
d) il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;
e) in condizioni di sicurezza, l’accesso alle informazioni da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni della L. 31.12.1996 n. 675 in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
f) la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato di cui al successivo art. 30.